Verantwortlich: PROJEKT PRO - Supportteam
Stand: 21.02.2022
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Umgang mit Akquisekosten und Vorleistungen vor Beauftragung
Standardmäßig werden in einem Projekt Aufträge angelegt und Innenaufträge in einem Innenprojekt. Sie können aber auch in jedem Projekt Innenaufträge und Aufträge in jedem Innenprojekt anlegen.
Was ist der Unterschied
Aufträge sind abrechnungsfähig, Innenaufträge dagegen nicht. Sie kosten das Büro Geld, sind ‘unproduktive Kosten‘ . Die auflaufenden Kosten werden mit den Einzelkosten-Stundensätzen der Mitarbeiter ermittelt und über den Gemeinkostenzuschlag auf den kalkulatorischen Stundensatz der Mitarbeiter umgelegt.
Wie gehen Sie vor
Zunächst wird in PROJEKT PRO das neue oder potentielle Projekt angelegt. Um die Stunden für die Akquise und ggf. auch Vorleistungen, die im Vorfeld der regulären Beauftragung erbracht werden, zu erfassen, wird im neuen Projekt ein Auftrag mit der Bezeichnung 'Akquise und Vorleistungen' angelegt.
In den 'Auftrags-Einstellungen' setzen Sie bei 'Auftrags-Einstellungen' den Haken bei 'Innenauftrag'. Als Auftrags-Nummer hat sich hier die Nummer ‘0‘ bewährt
Legen Sie anschließend bei 'Leistungsphasen' eine 'Neue LPhase' für 'Akquise' an. Desweiteren legen Sie Leistungsphasen in benötigter Anzahl an, z.B. 'LPH 1 Vorleistungen' und 'LPH 2 Vorleistungen'.
Über diesen Innenauftrag können Sie nun im Projekt Ihre Arbeitszeit erfassen, obwohl Sie noch in der Angebotsphase sind.
Die auflaufenden Kosten fließen zunächst korrekt in die Gemeinkosten ein, sie werden über die tatsächlichen Aufträge finanziert. Im Falle einer Nichtbeauftragung bleiben alle Stunden im Innenauftrag und gehen in den Gemeinkosten auf.
Nach einer Beauftragung bleiben die Akquisestunden üblicherweise im Innenauftrag bestehen und sind Gemeinkostenanteil. Die Vorleistungsstunden buchen Sie gezielt auf den tatsächlichen Auftrag um.
Umbuchen der Vorleistungsstunden
Die Stunden aus 'LPH 1 Vorleistungen' und 'LPH 2 Vorleistungen' werden im Baustein 'Zeiteinträge' jeweils detailliert gesucht und über die Funktion 'Bearbeiten' > 'Markierte bearbeiten' > 'Umbuchen' auf den abrechnungsfähigen Auftrag umgebucht. Nach der Umbuchung fließen die Stunden mit dem kalkulatorischen Stundensatz in die Personalkosten der Auftrags-Bearbeitung ein.
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