Die Anlage und Bearbeitung der Benutzer-Einstellungen ist allein dem Administrator vorbehalten. Alle PROJEKT PRO Benutzer können jedoch einige ihrer eigenen Einstellungen direkt unter 'Eigene Einstellungen' ändern.
Benutzerliste
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- Pflegen Sie die Named-User Licenses bei den einzelnen Benutzern. Beachten Sie hierzu das Kapitel Benutzerlizenz.
- Pflegen Sie die Named-User Licenses nach Aktivierung einer Lizenz. Beachten Sie hierzu das Kapitel Lizenz.
- Wählen Sie im Kopfbereich unter 'Funktionen' die Option 'Named-User Licenses pflegen'. Damit wird Ihnen eine Liste aller PROJEKT PRO-Benutzer angezeigt. Prüfen bzw. setzen Sie die entsprechenden Haken. Wie viele Named- User Licenses vorhanden bzw. schon vergeben sind, wird in der Titelzeile angezeigt. Wenn Sie sowohl eine Lizenz für PRO controlling wie PRO management haben, werden Ihnen 2 Listen hintereinander angezeigt.
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- PRO management - Beachten Sie, dass die Entfernung des Hakens 'PRO management' zur Inaktivierung der eventuellen Importkonten, des Kalenderabgleichs und des Adressenabgleichs führt.
- PRO controlling - Beachten Sie, dass alle aktuellen Mitarbeiter eine PRO controlling-Lizenz brauchen, um im Controlling (z. B. Stundensatzkalkulation) berücksichtigt zu werden. Für ausgeschiedene Mitarbeiter ist keine PRO controlling-Lizenz erforderlich.
- Um zu vermeiden, dass nach Deaktivierung des Logins eines Benutzers bzw. Entfernen einer Named-User License die offenen Aktionen und Aufgaben, für welche der Benutzer als 'Bearbeiter' steht, verloren gehen, sollten Sie diese einem anderen Mitarbeiter zuordnen. Hierfür stehen Ihnen insbesondere folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
Suche und manuelle Zuordnung über den Baustein 'Aktionen' (nur bei Lizenz 'PRO tasks')
Verwendung der Funktion 'Aktionen anderem Benutzer zuordnen' für die betroffenen Benutzer. Beachten Sie hierzu das Kapitel Benutzerlizenz.
Angemeldete Benutzer müssen PROJEKT PRO neu starten, damit Ihnen alle Bausteine, für die sie berechtigt sind, angezeigt werden.
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Tragen Sie ggf. die Telefonnummer, die mobile Nummer und die E-Mail-Adresse des Benutzers ein.
Wenn die Telefonnummer des Büros in die Standortdaten eingetragen wurde, können Sie einfach die Durchwahl des Benutzers (z. B. '-10') eingeben. Diese werden im Baustein 'Anwesenheit' (bei Lizenz 'PRO enterprise') beim jeweiligen Benutzer angezeigt.
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Legen Sie fest, ob der Benutzer 'Mitarbeiter im Workflow' ist. Dann kann dieser Benutzer Aufgaben und Aktionen erzeugen und diese können ihm zugeordnet werden. Beachten Sie, dass beim Deaktivieren eines Benutzer-Logins der Haken 'Mitarbeiter im Workflow' entfernt werden muss. Zu den Pop-up- und Aktions-Einstellungen beachten Sie das Kapitel Eigene Einstellungen.
Benutzerlizenz
Named-User Licences pflegen
Wählen Sie den Baustein 'Einstellungen' und anschließend 'Benutzer' im Navigationsbereich.
Klicken Sie einen Benutzer an.
Wählen Sie 'Lizenz' im Navigationsbereich.
Ändern Sie bei Bedarf die Named-User Licenses des Benutzers. Beachten Sie hierzu den Punkt 'Named-User Licenses pflegen' im Kapitel Benutzerliste.
Aktionen anderem Benutzer zuordnen
Um zu vermeiden, dass nach Deaktivierung des Logins eines Benutzers bzw. Entfernen einer Named-User License die offene Aktionen und Aufgaben, für welche der Benutzer als 'Bearbeiter' steht, verloren gehen, sollten Sie diese einem anderen Mitarbeiter zuordnen.
Klicken Sie unter 'Funktionen' im Kopfbereich auf die Option 'Aktionen anderem Benutzer zuordnen'.
Wählen Sie für alle Aktionstypen aus, wem die offene Aktionen des Benutzers zugeordnet werden sollen.
Zugriffsrechte
Um die Zugriffsrechte des Benutzers anzuzeigen bzw. zu ändern:
Wählen Sie den Baustein 'Einstellungen' und anschließend 'Benutzer' im Navigationsbereich.
Klicken Sie einen Benutzer an.
Wählen Sie 'Zugriffsrechte' im Navigationsbereich.
Wählen Sie das gewünschte Zugriffsrecht aus.
Die Zugriffsrechte regeln unter anderem bewusste Datenzugriffs- und Änderungsrechte. PROJEKT PRO unterscheidet 5 verschiedene Zugriffsrechte, welche durch folgende Merkmale gekennzeichnet sind:
- Mitarbeiter haben Zugriff auf die Management- und AVA-Bausteine. Im Bereich Controlling können Sie nur Ihre Arbeitsstunden erfassen und prüfen.
- Projektleiter können zusätzlich zu den Mitarbeiterfunktionen Projekte anlegen und für die Projekte die Honorarberechnung durchführen, das Projekt überwachen und abrechnen.
- Büroinhaber können zusätzlich zu den Projektleiterfunktionen die Arbeitszeiten der Mitarbeiter pflegen und die Stundensätze kalkulieren.
- Administratoren haben die Aufgabe die Datenbank zu pflegen oder weitergehende Einstellungen durchzuführen. Administratoren sollten mit PROJEKT PRO sehr vertraut sein und ggf. auf Datensicherungen zurückgreifen können. Sie haben Zugang zu allen Funktionen in PROJEKT PRO.
- Systembetreuer können auf Funktionen zur Systempflege und -einrichtung zugreifen. Im Gegensatz zu Administrator-Rechten haben sie dabei keinen Einblick in Mitarbeiter-, Büro- und Projektdaten (z. B. Stundensatzkalkulation).