Die Anlage und Bearbeitung der Benutzer-Einstellungen ist allein dem Administrator vorbehalten. Alle PROJEKT PRO Benutzer können jedoch einige ihrer eigenen Einstellungen direkt unter 'Eigene Einstellungen' ändern.
Benutzerliste
Benutzerliste anzeigen
Um die Benutzerliste anzuzeigen, wählen Sie den Baustein 'Einstellungen' und anschließend 'Benutzer' im Navigationsbereich.
Mit den Kästchen 'Manag', 'Building', 'Forms', 'Control', 'Mobile' werden die Named-User Licenses der Benutzer für PRO management, PRO forms, PRO building, PRO controlling bzw. PRO mobile im Überblick angezeigt (beachten hierzu auch die Funktion 'Named-User Licenses pflegen').
Das Kästchen ganz rechts zeigt Ihnen, ob der Benutzer einen aktivierten Login hat. Standardmäßig werden nur die Mitarbeiter mit einem aktivierten Login angezeigt. Um die Anzeige auf weitere Mitarbeiter zu erweitern, entfernen Sie den Haken in der Titelzeile. Alle Benutzer werden dann angezeigt.
Klicken Sie auf einen Benutzer, um seine Daten anzuzeigen.
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Mit der Installation von PROJEKT PRO wird ein Benutzer angelegt. Dieser stellt die PROJEKT PRO Anmeldung sicher.
- Benutzername: admin
- Passwort: admin
- Zugriffsrechte: Administrator
Dieser Benutzer kann nach der Anlage der tatsächlichen Benutzer entfernt werden. Wenn er nicht gelöscht wird, sollte zumindest sein Passwort geändert werden.
Neuen Benutzer anlegen
Es empfiehlt sich, für jeden Mitarbeiter im Büro einen PROJEKT PRO Benutzer anzulegen.
Einzige Bedingung: Sie müssen mindestens einen Benutzer mit Administrator-Zugriffsrechten definieren. Vergessen Sie nie das entsprechende Passwort oder bewahren Sie es an einem sicheren Ort auf.
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Wählen Sie im Kopfbereich unter 'Funktionen' die Option 'Neuer Benutzer'. Legen Sie den Namen und das Benutzerkürzel fest.
Geben Sie im nächsten Dialog das Passwort des Benutzers ein. Das Passwort kann jederzeit vom Benutzer geändert werden.
Ergänzen Sie die Benutzerdaten. Beachten Sie hierzu die Kapitel Bedienung, Benutzerlizenz und Zugriffsrechte.
Named-User Licences pflegen
Wenn Sie eine Lizenz für PRO management, PRO forms, PRO building, PRO controlling oder PRO mobile erworben haben, verfügen Sie über eine definierte Anzahl an Named-User Licenses für dieses Produkt.
Sie müssen festlegen, welche Benutzer mit welchem Produkt arbeiten und eine entsprechende Named-User License erhalten sollen. Hierfür stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
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- PRO management - Beachten Sie, dass die Entfernung des Hakens 'PRO management' zur Inaktivierung der eventuellen Importkonten, des Kalenderabgleichs und des Adressenabgleichs führt.
- PRO controlling - Beachten Sie, dass alle aktuellen Mitarbeiter eine PRO controlling-Lizenz brauchen, um im Controlling (z. B. Stundensatzkalkulation) berücksichtigt zu werden. Für ausgeschiedene Mitarbeiter ist keine PRO controlling-Lizenz erforderlich.
- Um zu vermeiden, dass nach Deaktivierung des Logins eines Benutzers bzw. Entfernen einer Named-User License die offenen Aktionen und Aufgaben, für welche der Benutzer als 'Bearbeiter' steht, verloren gehen, sollten Sie diese einem anderen Mitarbeiter zuordnen. Hierfür stehen Ihnen insbesondere folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
Suche und manuelle Zuordnung über den Baustein 'Aktionen' (nur bei Lizenz 'PRO tasks')
Verwendung der Funktion 'Aktionen anderem Benutzer zuordnen' für die betroffenen Benutzer. Beachten Sie hierzu das Kapitel Benutzerlizenz.
Angemeldete Benutzer müssen PROJEKT PRO neu starten, damit Ihnen alle Bausteine, für die sie berechtigt sind, angezeigt werden.
Allgemeine Benutzerdaten
Um die Benutzerdaten anzuzeigen:
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Tragen Sie ggf. die Telefonnummer, die mobile Nummer und die E-Mail-Adresse des Benutzers ein.
Wenn die Telefonnummer des Büros in die Standortdaten eingetragen wurde, können Sie einfach die Durchwahl des Benutzers (z. B. '-10') eingeben. Diese werden im Baustein 'Anwesenheit' (bei Lizenz 'PRO enterprise') beim jeweiligen Benutzer angezeigt.
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Wählen Sie unter 'Funktionen' im Kopfbereich die Option 'Symboltasten im Kopfbereich zurücksetzen', um die ursprünglichen Systemeinstellungen des Benutzers für die Symboltasten wieder herzustellen.
Bedienungsoptionen
Um die Benutzereinstellungen zur Bedienung von PROJEKT PRO anzuzeigen:
Wählen Sie den Baustein 'Einstellungen' und anschließend 'Benutzer' im Navigationsbereich.
Klicken Sie einen Benutzer an.
Wählen Sie 'Bedienung' im Navigationsbereich.
Allgemein
Die Interface- (für die PROJEKT PRO Oberfläche) sowie die Drucksprache können bei entsprechender Lizenz (PRO international) eingestellt werden. Melden Sie sich erneut an, damit die Änderungen wirksam werden.
Die Interface-Sprache steuert auch die Sprache der Web- Zeiterfassung.
- Ändern Sie bei Bedarf den Zoom-Faktor. Starten Sie PROJEKT PRO am betroffenen Arbeitsplatz erneut, damit die Änderung wirksam ist.
- Entscheiden Sie, ob die Innenprojekte bei der Anzeige der aktuellen Projekte mit angezeigt oder ausgeschlossen werden sollen. Per Klick auf den gestrichelten Pfeil können Sie diese Option auf alle Benutzer übertragen.
- Entscheiden Sie, ob beim Beenden von PROJEKT PRO nach noch nicht versandten E-Mails gesucht werden soll. Beachten Sie, dass diese Prüfung je nach Größe Ihres PROJEKT PRO Stands einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Per Klick auf den gestrichelten Pfeil können Sie diese Option auf alle Benutzer übertragen.
Controlling
- Mitarbeiter im Controlling' - Mitarbeiter mit PRO controlling-Lizenz werden automatisch als 'Mitarbeiter im Controlling' markiert und erscheinen dann z. B. im Baustein 'Mitarbeiter'. Wenn sie ausscheiden, brauchen sie keine Named-User License für PRO controlling, bleiben jedoch als 'Mitarbeiter im Controlling', weil ihre Controlling-Daten weiterhin berücksichtigt werden sollen (z. B. in der Stundensatzkalkulation).Das Beschäftigungsende wird zur Information angezeigt (siehe hierzu das Kapitel Mitarbeiterdaten).
- 'Projekt in der Zeiterfassung direkt eingeben' - Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie in der Zeiterfassung das Projekt nicht in der Projektliste auswählen möchten, sondern lieber die Projektnummer manuell eingeben wollen.
Aktionen
Legen Sie fest, ob der Benutzer 'Mitarbeiter im Workflow' ist. Dann kann dieser Benutzer Aufgaben und Aktionen erzeugen und diese können ihm zugeordnet werden. Beachten Sie, dass beim Deaktivieren eines Benutzer-Logins der Haken 'Mitarbeiter im Workflow' entfernt werden muss. Zu den Pop-up- und Aktions-Einstellungen beachten Sie das Kapitel Eigene Einstellungen.
Aktionen anderem Benutzer zuordnen
Um zu vermeiden, dass nach Deaktivierung des Logins eines Benutzers bzw. Entfernen einer Named-User License die offene Aktionen und Aufgaben, für welche der Benutzer als 'Bearbeiter' steht, verloren gehen, sollten Sie diese einem anderen Mitarbeiter zuordnen.
Klicken Sie unter 'Funktionen' im Kopfbereich auf die Option 'Aktionen anderem Benutzer zuordnen'.
Wählen Sie für alle Aktionstypen aus, wem die offene Aktionen des Benutzers zugeordnet werden sollen.
Zugriffsrechte
Um die Zugriffsrechte/Produkte des Benutzers anzuzeigen bzw. zu ändern:
Wählen Sie den Baustein 'Einstellungen' und anschließend 'Benutzer' im Navigationsbereich.
Klicken Sie einen Benutzer an.
Wählen Sie 'Zugriffsrechte' im Navigationsbereich.
Wählen Sie das gewünschte Zugriffsrecht aus.
Die Lizenzen regeln unter anderem bewusste Datenzugriffs- und Änderungsrechte. PROJEKT PRO unterscheidet 4 verschiedene Lizenzen, welche durch folgende Merkmale gekennzeichnet sind:
PRO team; Mit dieser Lizenz können Mitarbeiter in der mobilen Zeiterfassung ihre Projekt- und Arbeitszeiten erfassen sowie Urlaubs- und Krankheitstage eintragen.
PRO contract: Diese Lizenz ist für Projektleiter gedacht. Zusätzlich zu den Funktionen von PRO team können die Projektleiter für Projekte Angebote, Aufträge und Rechnungen stellen, Nebenkosten und Fremdkosten erfassen, Kontakte anlegen und verschiedene Auswertungen tätigen.
PRO business: Diese Lizenz ist für Büroinhaber und Büroleiter gedacht. Zusätzlich zu den Funktionen von PRO contract können die Büroinhaber Zahlungen erfassen, Mitarbeiterdaten und Stundensätze pflegen sowie Profitcenter anlegen.
PRO strategy: Diese Lizenz ist für Büroinhaber und Strategen gedacht. Zusätzlich zu den Funktionen von PRO business sind bei dieser Lizenz noch die Bausteine Liquidität und PRO simulation enthalten.