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Adresszuordnung
Die Kommunikation kann einer oder mehreren Adressen zugeordnet werden:
Klicken Sie dazu auf das Kopf-Symbol oberhalb vom Betreff. Sie gelangen damit in die Adress-Suche.
Finden Sie die gewünschten Adressen bzw. Ansprechpartner (verwenden Sie ggf. die Standard-Suche oder detaillierte Suche unter dem Lupen-Symbol) und markieren diese. Klicken Sie dabei ggf. auf die Pfeile links, um die Ansprechpartner aufzuklappen.
Klicken Sie auf 'OK'. Die Anrede und die Kontaktdaten der gewählten Adressen werden automatisch übernommen.
Alternativ können Sie die Adresse manuell eingeben. In diesem Fall wird bei Briefen und Faxen keine automatische Verknüpfung zur Adresse hergestellt.
Im Feld 'Adressen' rechts sehen Sie alle Adressen, denen die Kommunikation zugeordnet ist (weitere Adressen werden in einer Quickinfo angezeigt). Bei einer E-Mail sind es standardmäßig alle 'An-', 'cc-' und 'bcc-Empfänger'.
Die erste Adresse ('An'-Empfänger bei E-Mails) kann über den Pfeil aus der Kommunikation aufgerufen werden.
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Anhänge hinzufügen
Bei allen Kommunikationstypen können Anhänge hinzugefügt werden. Anhänge können einzelne Dateien oder Ordner sein. Ordner werden beim Hinzufügen automatisch gezippt.
Um Anhänge hinzuzufügen:
Klicken Sie hierfür auf das Klammer-Symbol im Bereich 'Anlagen'. Ordnen Sie die eingescannten Dokumente (z. B. bei einem eingegangenen Brief) bzw. die Dokumente, die verschickt werden sollen, per Drag and Drop zu. Sie können dabei Dateien und/oder Ordner auswählen.
Alternativ (nur bei Dateien) klicken Sie auf das Plus-Symbol und wählen den Pfad der Datei im folgenden Dialog aus.
Die Größe des Anhangs wird angezeigt.
PROJEKT PRO legt automatisch einen Ordner mit einer internen Seriennummer in der PROJEKT PRO Library (siehe Administrator-Handbuch) an, in den die angehängten Dateien kopiert und gespeichert werden.
Durch Doppelklick auf die Dateien können Sie diese anzeigen lassen.
Möchten Sie die Datei speichern, dann benutzen Sie das Speichern-Symbol und geben dann den Speicherort an.
Über das Löschen-Symbol können Sie die Datei wieder aus der Liste entfernen. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit 'OK'.
Projektdokumente hinzufügen
Projektkommunikationen können Projektdokumente aus dem Baustein 'Dokumente' hinzugefügt werden:
Prüfen Sie, dass die Kommunikation einem Projekt zugeordnet ist.
Klicken Sie auf das Dokumente-Symbol im Block 'Anlagen'. Es öffnet sich die Dokumentenliste des Projekts.
Wählen Sie die Arbeits- oder Austauschdateien, die der Kommunikation angehängt werden sollen, und klicken auf 'Übernehmen'. Mehr Informationen zu Arbeits- und Austauschdateien finden Sie im Kapitel Dokument-Datenblatt.
Anlagennamen übernehmen
Um die Liste der angehängten Anlagen in den Text der Kommunikation einzufügen, klicken Sie auf den Übernahme-Pfeil. Die Liste wird in die Zwischenablage kopiert und kann manuell in den E-Mail-Text eingefügt werden.
'To-do & Info'-Block
Alle Kommunikationen haben den 'To-do & Info'-Block. Beachten Sie hierzu das Kapitel To-do & Info.
Kommunikation drucken
Öffnen Sie die gewünschte Kommunikation.
Klicken Sie auf den Drucker im Kopfbereich, um eine Druckansicht der Korrespondenz zu erzeugen und diese zu drucken.
Kommunikation duplizieren
Um sich Arbeit zu sparen, können Sie eine bestehende Kommunikation duplizieren und müssen nur noch die Änderungen eintragen.
Gehen Sie hierfür folgendermaßen vor:
Öffnen Sie die gewünschte Kommunikation.
Klicken Sie auf 'Funktionen' und wählen anschließend die Option 'Duplizieren'.
Ändern Sie die Eingaben entsprechend ab.