Die Anlage und Bearbeitung der Benutzer-Einstellungen ist allein dem Administrator vorbehalten. Alle PROJEKT PRO Benutzer können jedoch einige ihrer eigenen Einstellungen direkt unter 'Eigene Einstellungen' ändern.

Benutzerliste

Benutzerliste anzeigen

Um die Benutzerliste anzuzeigen, wählen Sie den Baustein 'Einstellungen' und anschließend 'Benutzer' im Navigationsbereich.
Mit den Kästchen 'Manag', 'Building', 'Forms', 'Control', 'Mobile' werden die Named-User Licenses der Benutzer für PRO management, PRO forms, PRO building, PRO controlling bzw. PRO mobile im Überblick angezeigt (beachten hierzu auch die Funktion 'Named-User Licenses pflegen').Das Kästchen ganz rechts zeigt Ihnen, ob der Benutzer einen aktivierten Login hat. Standardmäßig werden nur die Mitarbeiter mit einem aktivierten Login angezeigt. Um die Anzeige auf weitere Mitarbeiter zu erweitern, entfernen Sie den Haken in der Titelzeile. Alle Benutzer werden dann angezeigt. 

Klicken Sie auf einen Benutzer, um seine Daten anzuzeigen.

Admin-Benutzer

Mit der Installation von PROJEKT PRO wird ein Benutzer angelegt. Dieser stellt die PROJEKT PRO Anmeldung sicher.

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Dieser Benutzer kann nach der Anlage der tatsächlichen Benutzer entfernt werden. Wenn er nicht gelöscht wird, sollte zumindest sein Passwort geändert werden.

Neuen Benutzer anlegen

Es empfiehlt sich, für jeden Mitarbeiter im Büro einen PROJEKT PRO Benutzer anzulegen.
Einzige Bedingung: Sie müssen mindestens einen Benutzer mit Administrator-Zugriffsrechten definieren. Vergessen Sie nie das entsprechende Passwort oder bewahren Sie es an einem sicheren Ort auf.

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1. Wählen Sie im Kopfbereich unter 'Funktionen' die Option 'Neuer Benutzer'. Legen Sie den Namen und das Benutzerkürzel fest.

2. Geben Sie im nächsten Dialog das Passwort des Benutzers ein. Das Passwort kann jederzeit vom Benutzer geändert werden.

3. Ergänzen Sie die Benutzerdaten. Beachten Sie hierzu die Kapitel Bedienung, Benutzerlizenz und Zugriffsrechte.

Named-User Licences pflegen

Wenn Sie eine Lizenz für PRO management, PRO forms, PRO building, PRO controlling oder PRO mobile erworben haben, verfügen Sie über eine definierte Anzahl an Named-User Licenses für dieses Produkt.

Sie müssen festlegen, welche Benutzer mit welchem Produkt arbeiten und eine entsprechende Named-User License erhalten sollen. Hierfür stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Pflegen Sie die Named-User Licenses bei den einzelnen Benutzern. Beachten Sie hierzu das Kapitel Benutzerlizenz.
• Pflegen Sie die Named-User Licenses nach Aktivierung einer Lizenz. Beachten Sie hierzu das Kapitel Lizenz.
• Wählen Sie im Kopfbereich unter 'Funktionen' die Option 'Named-User Licenses pflegen'. Damit wird Ihnen eine Liste aller PROJEKT PRO-Benutzer angezeigt. Prüfen bzw. setzen Sie die entsprechenden Haken. Wie viele Named- User Licenses vorhanden bzw. schon vergeben sind, wird in der Titelzeile angezeigt. Wenn Sie sowohl eine Lizenz für PRO controlling wie PRO management haben, werden Ihnen 2 Listen hintereinander angezeigt.

Hinweise:

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1. .

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• Suche und manuelle Zuordnung über den Baustein 'Aktionen' (nur bei Lizenz 'PRO tasks')

• Verwendung der Funktion 'Aktionen anderem Benutzer zuordnen' für die betroffenen Benutzer. Beachten Sie hierzu das Kapitel Benutzerlizenz.

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Angemeldete Benutzer müssen PROJEKT PRO neu starten, damit Ihnen alle Bausteine, für die sie berechtigt sind, angezeigt werden.

Allgemeine Benutzerdaten

Um die Benutzerdaten anzuzeigen:

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Tragen Sie ggf. die Telefonnummer, die mobile Nummer und die E-Mail-Adresse des Benutzers ein.
Wenn die Telefonnummer des Büros in die Standortdaten eingetragen wurde, können Sie einfach die Durchwahl des Benutzers (z. B. '-10') eingeben. Diese werden im Baustein 'Anwesenheit' (bei Lizenz 'PRO enterprise') beim jeweiligen Benutzer angezeigt.

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• Ändern Sie bei Bedarf den Zoom-Faktor. Starten Sie PROJEKT PRO am betroffenen Arbeitsplatz erneut, damit die Änderung wirksam ist. 
• Entscheiden Sie, ob die Innenprojekte bei der Anzeige der aktuellen Projekte mit angezeigt oder ausgeschlossen werden sollen. Per Klick auf den gestrichelten Pfeil können Sie diese Option auf alle Benutzer übertragen.
• Entscheiden Sie, ob beim Beenden von PROJEKT PRO nach noch nicht versandten E-Mails gesucht werden soll. Beachten Sie, dass diese Prüfung je nach Größe Ihres PROJEKT PRO Stands einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Per Klick auf den gestrichelten Pfeil können Sie diese Option auf alle Benutzer übertragen.

Management

• CalDAV Kalenderabgleich - PROJEKT PRO bietet die Möglichkeit, Ereignisse und Aktionen mit Apple iCal zu synchronisieren. Durch das Setzen der Markierung wird ein entsprechender Account zur Synchronisation angelegt. Beachten Sie dazu das Administrator- Handbuch.
• Zu den Telefonie- und Korrespondenz-Einstellungen beachten Sie das Kapitel Kommunikations-Einstellungen (Baustein 'Einstellungen Management').

Controlling

• Mitarbeiter im Controlling' - Mitarbeiter mit PRO controlling-Lizenz werden automatisch als 'Mitarbeiter im Controlling' markiert und erscheinen dann z. B. im Baustein 'Mitarbeiter'. Wenn sie ausscheiden, brauchen sie keine Named-User License für PRO controlling, bleiben jedoch als 'Mitarbeiter im Controlling', weil ihre Controlling-Daten weiterhin berücksichtigt werden sollen (z. B. in der Stundensatzkalkulation).Das Beschäftigungsende wird zur Information angezeigt (siehe hierzu das Kapitel Mitarbeiterdaten). 
• 'Projekt in der Zeiterfassung direkt eingeben' - Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie in der Zeiterfassung das Projekt nicht in der Projektliste auswählen möchten, sondern lieber die Projektnummer manuell eingeben wollen.

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Legen Sie fest, ob der Benutzer 'Mitarbeiter im Workflow' ist. Dann kann dieser Benutzer Aufgaben und Aktionen erzeugen und diese können ihm zugeordnet werden. Beachten Sie, dass beim Deaktivieren eines Benutzer-Logins der Haken 'Mitarbeiter im Workflow' entfernt werden muss. Zu den Pop-up- und Aktions-Einstellungen beachten Sie das Kapitel Eigene Einstellungen.

Benutzerlizenz

Named-User Licences pflegen

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Einstellungen

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Klicken Sie einen Benutzer an.

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Wählen Sie 'Lizenz' im Navigationsbereich.

...

.

Aktionen anderem Benutzer zuordnen

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Zugriffsrechte

Um die Zugriffsrechte/Produkte des Benutzers anzuzeigen bzw. zu ändern:

1. Wählen Sie den Baustein 'Einstellungen' und anschließend 'Benutzer' im Navigationsbereich.

2. Klicken Sie einen Benutzer an.

3. Wählen Sie 'Zugriffsrechte' im Navigationsbereich.

4. Wählen Sie das gewünschte Zugriffsrecht aus.

Die Zugriffsrechte Lizenzen regeln unter anderem bewusste Datenzugriffs- und Änderungsrechte. PROJEKT PRO unterscheidet 5 4 verschiedene ZugriffsrechteLizenzen, welche durch folgende Merkmale gekennzeichnet sind:

• Mitarbeiter haben Zugriff auf die Management- und AVA-Bausteine. Im Bereich Controlling können Sie nur Ihre Arbeitsstunden erfassen und prüfen.
• Projektleiter können zusätzlich zu den Mitarbeiterfunktionen Projekte anlegen und für die Projekte die Honorarberechnung durchführen, das Projekt überwachen und abrechnen.
• Büroinhaber können zusätzlich zu den Projektleiterfunktionen die Arbeitszeiten der Mitarbeiter pflegen und die Stundensätze kalkulieren.
• Administratoren haben die Aufgabe die Datenbank zu pflegen oder weitergehende Einstellungen durchzuführen. Administratoren sollten mit PROJEKT PRO sehr vertraut sein und ggf. auf Datensicherungen zurückgreifen können. Sie haben Zugang zu allen Funktionen in PROJEKT PRO.
• Systembetreuer können auf Funktionen zur Systempflege und -einrichtung zugreifen. Im Gegensatz zu Administrator-Rechten haben sie dabei keinen Einblick in Mitarbeiter-, Büro- und Projektdaten (z. B. Stundensatzkalkulation).

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• PRO team; Mit dieser Lizenz können Mitarbeiter in der mobilen Zeiterfassung ihre Projekt- und Arbeitszeiten erfassen sowie Urlaubs- und Krankheitstage eintragen.

• PRO contract: Diese Lizenz ist für Projektleiter gedacht. Zusätzlich zu den Funktionen von PRO team können die Projektleiter für Projekte Angebote, Aufträge und Rechnungen stellen, Nebenkosten und Fremdkosten erfassen, Kontakte anlegen und verschiedene Auswertungen tätigen.

• PRO business: Diese Lizenz ist für Büroinhaber und Büroleiter gedacht. Zusätzlich zu den Funktionen von PRO contract können die Büroinhaber Zahlungen erfassen, Mitarbeiterdaten und Stundensätze pflegen sowie Profitcenter anlegen.

• PRO strategy: Diese Lizenz ist für Büroinhaber und Strategen gedacht. Zusätzlich zu den Funktionen von PRO business sind bei dieser Lizenz noch die Bausteine Liquidität und PRO simulation enthalten.