Sie können pro Profitcenter eigene Nummernkreise für Angebote, Aufträge und Rechnungen definieren.
Nummernkreise sind entweder:
'weich': in diesem Fall sind Ausnahmen in der Nummerierung zugelassen. Damit können Sie Dokumente außerhalb des Nummernkreises erstellen und frei nummerieren.
oder
'streng': Ausnahmen sind nicht zugelassen.
In beiden Fällen sind die Nummern der Nummernkreise immer fortlaufend: es kann keine Nummer übersprungen werden! Wenn Sie sich mehr Freiheit in der Nummerierung wünschen, besteht die Möglichkeit, auf Nummernkreise zu verzichten und freie Nummern einzugeben.
Beachten Sie jedoch bei der Auswahl einer Option, dass die fortlaufende Nummerierung von Rechnungen steuerrechtlich vorgeschrieben ist!
Nummernkreise definieren
Um Nummernkreise zu definieren:
- Öffnen Sie mit Administrator-Rechten den Baustein 'Einstellungen Controlling' und wählen 'Nummernkreise' im Navigationsbereich.
- Um einen neuen Nummernkreis anzulegen, klicken Sie im Kopfbereich auf 'Funktionen' und wählen die Option 'Neuer Nummernkreis'. Wählen Sie im Dialogfenster den Bereich des Nummernkreises.
- Öffnen Sie mit einem Klick den Nummernkreis.
Die Nummern setzen sich aus dem Format und der laufenden Nummer zusammen.
Entscheiden Sie bei der laufenden Nummer, ob Angebote, Aufträge und Rechnungen innerhalb des Projekts oder im Profitcenter fortlaufend nummeriert werden.
Bei einer laufenden Nummer im Profitcenter wird die Nummer bei jedem Angebot, Auftrag bzw. Rechnung des Profitcenters um 1 hochgezählt.
Bei einer fortlaufenden Nummerierung im Projekt ist die letzte Nummer nicht relevant und wird daher ausgeblendet.
Die Stellen definieren die Länge der Nummer und somit die Füllnullen.
Beispiel Rechnungsnummernkreis:
Laufende Nummer im Nummernkreis des Profitcenters
Letzte Nr: 72
Stellen: 5
Format: 15-
Nächste Rechnungsnummer ist 15-00073.
Zur Definition des Nummernkreisformats stehen Ihnen folgende Variablen zur Verfügung:
- laufende Nummer (Pflicht),
- Projektnummer,
- Fachbereich
- Monat,
- Jahr 2-stellig,
- Jahr 4-stellig.
Für eine bessere Übersichtlichkeit und Anzeige in PROJEKT PRO empfehlen wir kurze Nummern.
- Wählen Sie die Option 'Ausnahmen zulassen', wenn Dokumente außerhalb des Nummernkreises erstellt werden dürfen (weicher Nummernkreis).
- Wählen Sie dann im unteren Bereich die Profitcenter aus, die den Nummernkreis verwenden sollen.
Ohne Nummernkreise arbeiten
Um für einen Bereich (Angebot, Auftrag oder Rechnung) ohne Nummernkreise zu arbeiten:
- Löschen Sie alle betroffenen Profitcenter-Nummernkreis-Zuordnungen durch Klick auf die entsprechenden Nummernkreise und entfernen der Häkchen.
- Löschen Sie in der Nummernkreisübersicht alle nicht verwendeten Nummernkreise mit Klick auf das Bearbeitungs-Zahnrad und wählen die Option 'Löschen'.