Kommunikation zum Kontakt anzeigen
Über den Baustein 'Kontakt' können Sie die Liste der Kommunikationen anzeigen, die an einen Kontakt verschickt oder von diesem Kontakt erhalten wurden.
- Klicken Sie auf den Baustein 'Kontakte'.
- Finden Sie mithilfe der Suchfunktion den gewünschten Kontakt und klicken diesen an.
- Wählen Sie in der Navigation 'Kommunikation'. PROJEKT PRO zeigt Ihnen alle vorhandenen Kommunikationen des Kontakts. Wurde in den Benutzer-Einstellungen ein 'Korrespondenzfilter in die Vergangenheit' festgelegt, dann werden nur die Korrespondenzen der z. B. letzten 30 Tage angezeigt. Zu erkennen ist der Filter an der Spaltenüberschrift 'Zeitraum'. Mit den Filtern 'Typ', 'Projekt' und 'Schlagwörter' können Sie die Liste nochmals selektieren.
- Klicken Sie nun auf die entsprechende Korrespondenz, um sie zu bearbeiten bzw. auf das Löschen-Symbol, um sie zu löschen. Wenn Sie mehrere Kommunikationen in einem Schritt bearbeiten oder löschen möchten, verwenden Sie die Bearbeiten-Funktion der Kommunikationsliste.
Neuen Brief, Fax oder E-Mail erstellen
Um einen neuen Brief, Fax oder E-Mail zu der ausgewählten Adresse zu erstellen:
- Klicken Sie in der Kommunikation zum Kontakt unter 'Funktionen' auf 'Neue Korrespondenz'.
- Es werden Ihnen zur Kontrolle nochmals die entsprechenden Adressangaben angezeigt, wobei Sie den gewünschten Ansprechpartner auswählen können. Falls Sie die Adresse korrigieren möchten, klicken Sie auf 'Abbrechen' und überarbeiten Sie die Adresse entsprechend. Bestätigen Sie ansonsten die Angaben mit 'OK'.
- Nun befinden Sie sich im Kommunikationsdatenblatt und können Ihre Angaben vervollständigen. Beachten Sie hierzu das Kapitel Kommunikationsfenster.
Neue Gesprächsnotiz erstellen
Um eine neue Gesprächsnotiz zum ausgewählten Kontakt zu erstellen:
- Klicken Sie in der Kommunikation zum Kontakt unter 'Funktionen' auf 'Neues Gespräch'.
- Die Notiz wird dem ausgewählten Kontakt zugeordnet. Jedoch können Sie auch einen Ansprechpartner auswählen, der dieser Adresse zugeordnet ist. Die Telefonnummer wird automatisch angepasst. Für weitere Informationen beachten Sie das Kapitel Kommunikationsfenster.
Eingegangener Brief/Fax
Um eine eingegangene Kommunikation zu der ausgewählten Adresse zu erfassen:
- Klicken Sie in der Kommunikation zum Kontakt unter 'Funktionen' auf 'Neuer Eingang'.
- Pflegen Sie die Daten ein und ordnen Sie das eingescannte oder externe Dokument (jpg, pdf, doc, ...) zu. Beachten Sie hierzu das Kapitel Kommunikationsfenster.