PRO cloud - Kontakte
Neuen Kontakt anlegen
Um einen neuen Kontakt anzulegen:
Wählen Sie den Baustein 'Kontakte'.
Im Kopfbereich klicken Sie auf 'Funktionen' und wählen die Option 'Neuer Kontakt'.
Geben Sie nun alle relevanten Kontaktdaten ein und klicken Sie auf ‘Speichern’.
Um weiter Kontaktinformationen zu hinterlegen öffnen Sie den soeben angelegten Kontakt:
Bereich 'Telekom'
In diesem Bereich werden alle Telefonverbindungen, Faxnummern, E-Mail-Adressen und URLs organisiert.
Um Telekom-Daten hinzuzufügen, klicken Sie auf das Plus-Symbol und wählen Sie, um welche Art der Information es sich handelt: Telefon, Fax, E-Mail oder URL.
Beachten Sie, dass die Landesvorwahl automatisch hinzugefügt wird, sofern dies nicht in den Administrator-Einstellungen ausgeschaltet wurde. Es wird jeweils die Landesvorwahl des eingestellten Landes der Adresse verwendet.
Bei der eingegebenen Telefonnummer wird die führende Null durch bspw. '+49' ersetzt.
Neuen Ansprechpartner anlegen
Sie können beliebig viele Ansprechpartner zu jedem Kontakt mit der Kennzeichnung 'Firma' anlegen. Für jeden Ansprechpartner können Sie Anrede, Funktion/Abteilung, Durchwahl-, Mobil- und Faxnummern sowie E-Mail-Adressen und spezifische Selektionskriterien eintragen.
Wählen Sie den Baustein 'Kontakte' und suchen über die Suchfunktionen die gewünschte Kontakt aus. Klicken Sie diese an. Setzen Sie ggf. den Haken 'Firma' im Kontaktdatenblatt.
Klicken Sie auf den Tab 'Ansprechpartner '. Es erscheint eine Liste der bereits vorhandenen Ansprechpartner. Wählen Sie einen Ansprechpartner aus, um die Daten zu bearbeiten.
Unter ‘Funktionen' im Kopfbereich können Sie mit der Option 'Neuen Ansprechpartner' einen neuen Ansprechpartner anlegen oder klicken Sie im Kontakt im Bereich 'Ansprechpartner’ auf das Plus-Symbol.
Geben Sie die Ansprechpartnerdaten in die entsprechenden Felder ein.
Kontakt löschen
Sie können jederzeit einen angelegten Kontakt wieder löschen. Aber Vorsicht! Kontrollieren Sie vorher, ob Sie wirklich den Kontakt mit allen Ihren zugehörigen Daten (Ansprechpartner, Projektbeteiligung usw.) löschen wollen.
Wählen Sie dazu den gewünschten Kontakt in der Kontaktübersicht.
Klicken Sie auf das Lösch-Symbol am rechten Rand.
Schlagwörter
In diesem Feld können Sie für einen Kontakt entsprechende Schlagwörter vergeben. Sofern Sie eine Management Lizenz haben, wird mit einem Klick auf das Einstellungs-Icon ‘Schlagwörter bearbeiten’ automatisch ein neuer Tab geöffnet und Sie gelangen in den Baustein ‘Einstellungen Management’ / Allgemeine Einstellungen / Reiter Schlagwörter. Die Schlagwörter können an dieser Stelle hinzugefügt, bearbeitet oder gelöscht werden.
Nach Änderungen im neu geöffneten Tab muss der ursprüngliche Tab einmal neu geladen werden. Löschen Sie dann das fehlerhafte Schlagwort und ersetzen Sie es mit dem gewünschten neuen Schlagwort. Alternativ kann das Schlagwort direkt im aktuellen Tab manuell korrigiert und gespeichert werden. Anschließend kann über das Einstellungs-Symbol zu den Allgemeinen Einstellungen gewechselt und der entsprechende Begriff aus den Schlagwörtern gelöscht werden.
Die Felder, in denen die Inhalte der Schlagwort-Liste eingetragen werden können, sind nicht mit der Schlagwort-Liste verknüpft. Änderungen an Schlagwörtern in der Schlagwort-Liste wirken sich nicht automatisch auf bereits zugewiesene Begriffe aus. Die aktualisierte Bezeichnung wird erst bei einer erneuten Auswahl des Schlagwortes übernommen.