Projekte - Cloud Projektdokumente
In PROJEKT PRO können Sie Projektdokumente in Projekten erstellen und bearbeiten.
Projektdokumente erstellen und bearbeiten
Öffnen Sie das gewünschte Projekt, in dem Sie ein Projektdokument erstellen oder bearbeiten möchten.
Wechseln Sie zum Reiter ‘Dokumente’
Wählen Sie den Reiter ‘Projektdokumente’ aus.
Projektdokumente erstellen
Klicken Sie unter Funktion ‘Projektdokument erstellen’, um ein neues Projektdokument hinzuzufügen.
Füllen Sie die erforderlichen Felder aus.
Klicken Sie anschließend auf ‘Speichern’, um das Projektdokument zu erstellen.
Projektdokumente bearbeiten
Wählen Sie das gewünschte Projektdokument per Klick aus.
Klicken Sie auf das ‘Bleistift’ Symbol, um das Projektdokument zu bearbeiten.
Folgende Bearbeitungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung:
Titel, Beschreibung, Ordner, Schlagwörter oder Rechte ändern.
Aktualisieren des Projektdokuments (vorhandene Datei löschen und eine neue Datei hinzufügen).
Löschen des Projektdokuments.
Nicht jeder Benutzer verfügt automatisch über die Berechtigung, Projektdokumente zu bearbeiten. Der folgende Abschnitt beschreibt die Verwaltung der Zugriffsrechte sowie die zugehörigen Berechtigungen.
Zugriffsrechte auf Projektdokumente
Büroinhaber und Systemadministratoren haben immer Lese- und Schreibzugriff auf alle Projektdokumente. Alle anderen Benutzer – einschließlich Eigentümer eines Projektdokuments – benötigen explizite Lese- oder Schreibrechte, um Projektdokumente anzeigen oder bearbeiten zu können.
Grundprinzip der Rechte-Verwaltung
Jedes Projektdokument besitzt drei zentrale Felder zur Steuerung der Zugriffsrechte:
Eigentümer
Der Eigentümer ist der Benutzer, der das Projektdokument erstellt hat.
Grundeinstellung bei Hinzufügen eines Projektdokuments: Der aktuell angemeldete Benutzer.
Wird kein Eigentümer eingetragen, erhalten alle Benutzer Lese- und Schreibrechte.
Wählbar sind alle Benutzer mit Management-Lizenz (mind. PRO project).
Ehemalige Mitarbeiter werden nicht angezeigt.
Nur Benutzer mit den Zugriffsrechten Büroinhaber, Admin und Assistenz der Geschäftsleitung können den Eigentümer eines Projektdokuments ändern.
Schreiben und Lesen
Bestimmen, wer das Projektdokument bearbeiten kann.
Schreibrechte beinhalten automatisch Leserechte.
Schreib- und Leserechte sind miteinander verknüpft. Wird beispielsweise bei den Schreibrechten die Option ‘Alle’ gewählt, können die Leserechte nur auf ‘Alle’ gesetzt werden.
Lesen
Bestimmen, wer das Projektdokument einsehen kann.
Die verfügbaren Auswahlmöglichkeiten in den Feldern Schreiben und Lesen und Lesen sind:
Alle
Projektmitarbeiter
Projektleiter
Eigentümer
Büroinhaber und Admin (in PROJEKT PRO 12: Keiner)
Zwischen Projektleitern und Projektmitarbeitern gibt es keine aufbauende Rechtehierarchie.
Beachten Sie, dass der Projektleiter auch immer als Projektmitarbeiter eingetragen ist.
Sind keine Projektmitarbeiter im Projekt eingetragen, haben alle Benutzer Zugriff auf das Projektdokument.
Weitere Informationen zu Projektleiter und Projektmitarbeiter eines Projektes finden Sie unter Projekte - Cloud Grunddaten.
Berechtigungen
Rechte | Berechtigung |
|---|---|
Büroinhaber / Admin | Zugriff auf alle Projektdokumente, unabhängig von den eingestellten Rechten. Können sämtliche Rechte verändern. |
Assistenz der Geschäftsleitung | Zugriff auf Projektdokumente, bei denen der Nutzer Schreib- oder Leserecht hat. Kann Rechte bearbeiten, wenn der Nutzer Schreibrechte am Projektdokument hat. |
Projektleiter (als ‘Projektleiter’ hinterlegter Mitarbeiter) | Zugriff auf Projektdokumente, bei denen der Nutzer Schreib- oder Leserecht hat. Kann Rechte bearbeiten, wenn der Nutzer Schreibrechte am Projektdokument hat. |
Projektmitarbeiter (als ‘Projektmitarbeiter’ hinterlegter Benutzer) | Zugriff auf Projektdokumente, bei denen der Nutzer Schreib- oder Leserecht hat. Kann keine Rechte bearbeiten. |
Hinweis:
Die Zugriffsrechte auf Projektdokumente können ausschließlich im Rahmen entsprechender Berechtigungen angepasst werden. Eigentümer von Projektdokumenten können sich dadurch selbst den Zugriff auf Projektdokumente entziehen. Zur Wiederherstellung der Rechte ist mindestens der Büroinhaber einzubeziehen.
Sichtbarkeit der Rechte-Felder:
Nutzer mit Berechtigung zur Bearbeitung der Rechte sehen die Rechte-Felder.
Nutzer ohne Berechtigung zur Bearbeitung der Rechte (Projektmitarbeiter) sehen die Rechte-Felder nicht.
Anzeigen und Bearbeiten von Projektdokumenten
Anzeigen von Projektdokumenten
Projektdokumente werden nur angezeigt, wenn der Benutzer über die entsprechenden Lese- oder Schreibrechte verfügt. Dies gilt für:
den Reiter Projektdokumente
den Reiter Dateien
den Baustein Dokumente
Bearbeiten von Projektdokumenten
Beim Öffnen eines Projektdokuments wird ein ‘Bleistift’ Symbol angezeigt:
Nur Leserechte: Symbol ist deaktiviert. Beim Mouse-Over erscheint der Hinweis:
‘Zum Bearbeiten dieses Dokuments benötigen Sie Schreibrechte.’
Schreibrechte: Symbol ist aktiv und der Nutzer kann das Projektdokument bearbeiten:
Titel, Beschreibung, Ordner, Schlagwörter oder Rechte ändern.
Aktualisieren des Projektdokuments (vorhandenes Projektdokument löschen und eine neue Datei hinzufügen).
Löschen des Projektdokuments.