Das Termineinladungsmanagement ermöglicht das Versenden und Empfangen von Termineinladungen direkt aus dem PROJEKT PRO Kalender heraus. Zusätzlich lassen sich Bearbeitungsrechte vergeben, interne Informationen zu einem Ereignis erfassen und Ereignisse im eigenen Kalender ausblenden.

Es wird zwischen externem Termineinladungsmanagement (Einladungen an externe Kontakte) und internem Termineinladungsmanagement (Einladungen an andere PP-Nutzer) unterschieden.

Für die Nutzung des externen Termineinladungsmanagements sind folgende Einstellungen zu konfigurieren:

• Management-Einstellungen

Das E-Mail-Konto muss in den Management-Einstellungen unter E-Mail-Konten dem jeweiligen Benutzer im Feld Kalender zugewiesen sein.

1. In den Management-Einstellungen unter E-Mail-Konten das gewünschte Konto auswählen.

2. Unter Automatische Zuordnung der E-Mails im Feld Kalender den Benutzer hinterlegen, der die Termineinladungen versenden und erhalten soll.

Zusätzlich muss der Systemadministrator unter Administrator im Feld Korrespondenz den Haken bei Inline-Attachments als normale Anlage auswerten setzen.

• Basic-Einstellungen

Jeder Benutzer muss in den Basic-Einstellungen unter Eigene Einstellungen im Bereich Management ein Standard-E-Mail-Konto hinterlegen.

Alternativ kann der Systemadministrator unter Benutzer, Reiter Bedienung, im Bereich Management ein Standard-E-Mail-Konto für die einzelnen Benutzer hinterlegen.

Das externe Termineinladungsmanagement ermöglicht das Versenden von Termineinladungen per E-Mail an externe Kontakte (außerhalb von PROJEKT PRO).

Schritt 1: Termin erstellen, Teilnehmer hinzufügen und Termineinladung versenden

1. Neues Ereignis im Kalender erstellen.

2. Titel, Datum, Uhrzeit und weitere Details eintragen.

3. Optional: In der Sektion Interne Informationen Projekt, Notizen oder Vertraulich erfassen (siehe Abschnitt 4).

4. Im Bereich Teilnehmer auf das Stift-Symbol klicken, um Teilnehmer zu bearbeiten.

5. Externe Teilnehmer hinzufügen:

• Option 1: Über Kontakt suchen nach dem Kontakt suchen.

• Option 2: Die E-Mail-Adresse im Feld E-Mail-Adresse hinzufügen eintragen und mit Enter oder + bestätigen.

  • Das System prüft automatisch die Syntax der E-Mail-Adresse (E-Mail-Validator).

  • Bereits hinzugefügte Teilnehmer werden erkannt und gemeldet.

  • Der Organisator des Ereignisses wird für alle Teilnehmer klar ausgewiesen.

6. Sicherstellen, dass das E-Mail-Symbol neben dem Teilnehmer aktiv ist (Standard-Einstellung).

7. Dialogfeld Teilnehmer bearbeiten speichern.

8. Ereignis speichern → die E-Mail-Einladung wird automatisch versendet.

9. Das Ereignis zeigt die Teilnehmer mit dem Status Ausstehend – die Einladung wurde erfolgreich versendet und wartet auf eine Antwort der externen Teilnehmer.

Schritt 2: Rückmeldungen empfangen und bearbeiten

Nach dem Versenden der Termineinladung kann der Organisator die Rückmeldungen verfolgen:

1. Die Antwort des Teilnehmers geht nach dem Mail-Abruf als ungelesene E-Mail im Eingangsordner ein.

2. Im PRO cloud Kalender ist der aktuelle Status der Einladung (Zugesagt, Abgelehnt oder Unter Vorbehalt) direkt im jeweiligen Ereignis einsehbar.

Schritt 3: Terminänderungen oder -absagen versenden

1. Das bestehende Ereignis im PRO cloud Kalender öffnen.

2. Modus Bearbeiten als Organisator auswählen und die gewünschten Änderungen vornehmen (z. B. neue Uhrzeit, anderer Ort).

   • Alternative: Ereignis per Drag & Drop auf ein neues Datum bzw. eine neue Uhrzeit verschieben.

3. Nach dem Speichern erscheint ein Hinweis: Soll die Änderung an die Teilnehmer versendet werden?

4. Bestätigen → externe Teilnehmer erhalten eine aktualisierte Einladung per E-Mail.

5. Das versendete Update wird im Ausgangsordner hinterlegt.

Das externe Termineinladungsmanagement ermöglicht den Empfang von Termineinladungen externer Organisatoren (außerhalb von PROJEKT PRO).

Schritt 1: Einladung empfangen und im Kalender anzeigen

1. Nach dem Mail-Abruf in PROJEKT PRO geht die Einladung als ungelesene E-Mail im Eingangsordner ein.

2. Das Ereignis wird automatisch in der Benutzerfarbe des eingeladenen Nutzers im Kalender angelegt.

3. Das Ereignis wird zunächst mit dem Status Ausstehend im Kalender angezeigt.

Schritt 2: Die Termineinladung beantworten

1. Das neu angelegte Ereignis im PRO cloud Kalender öffnen.

2. Unter Teilnehmer stehen dem jeweiligen Nutzer verschiedene Antwortmöglichkeiten in einem Dropdown-Menü zur Verfügung:

• Zusagen

• Mit Vorbehalt

• Ablehnen

3. Gewünschte Antwort auswählen und das Ereignis speichern → der externe Organisator erhält automatisch eine Antwort-E-Mail.

4. Das Ereignis wird in der Kalenderansicht basierend auf dem gewählten Status angezeigt.

   • Abgelehnte Ereignisse werden im Kalender ausgeblendet und lassen sich über einen Filter wieder einblenden (siehe Abschnitt 5).

Schritt 3: Antwort auf eine Termineinladung nachträglich verändern

1. Das entsprechende Ereignis im Kalender öffnen. Bereits Abgelehnte Ereignisse vorher über den Filter einblenden (siehe Abschnitt 5).

2. Neue Antwort über das Dropdown-Menü auswählen und das Ereignis speichern → der externe Organisator erhält automatisch eine aktualisierte Antwort.

3. Das Ereignis wird in der Kalenderansicht basierend auf dem gewählten Status angezeigt.

Schritt 4: Terminänderungen und -absagen aktualisieren

1. Ändert der externe Organisator das Ereignis oder sagt es ab, wird die Aktualisierung nach dem PROJEKT PRO Mail-Abruf als ungelesene E-Mail im Eingangsordner angezeigt.

2. Das Ereignis wird automatisch an der aktualisierten Position im Kalender angezeigt.

3. Bei Änderungen an Datum und Uhrzeit wechselt der bisherige Status zurück auf Ausstehend → eine neue Antwort auf die aktualisierte Termineinladung ist erforderlich.

4. Gewünschte Antwort auswählen und das Ereignis speichern → der externe Organisator erhält automatisch eine Antwort-E-Mail.

5. Das Ereignis wird in der Kalenderansicht basierend auf dem gewählten Status angezeigt.

Das interne Termineinladungsmanagement ermöglicht die Einladung von anderen PP-Nutzern zu Terminen. Es gibt zwei Varianten:

Teilnehmer erhalten eine E-Mail-Einladung und können die Termineinladung beantworten.

1. Neues Ereignis im Kalender erstellen.

2. Titel, Datum, Uhrzeit und weitere Details eintragen.

3. Im Bereich Teilnehmer auf das Stift-Symbol klicken, um Teilnehmer zu bearbeiten.

4. Über Benutzer hinzufügen die gewünschten Teilnehmer auswählen:

• Mehrfachauswahl ist möglich – ausgewählte Teilnehmer erscheinen direkt in der Liste.

• Mit Alle auswählen werden alle PP-Nutzer auf einmal markiert.

5. Das E-Mail-Symbol neben dem Teilnehmer zeigt an: E-Mail-Einladung aktiv. Zum Deaktivieren auf das Symbol klicken.

6. Dialogfeld Teilnehmer bearbeiten speichern.

7. Ereignis speichern → die E-Mail-Einladung wird automatisch versendet.

Teilnehmer werden dem Ereignis manuell hinzugefügt, ohne E-Mail-Einladung.

1. Neues Ereignis im Kalender erstellen.

2. Titel, Datum, Uhrzeit und weitere Details eintragen.

3. Im Bereich Teilnehmer auf das Stift-Symbol klicken, um Teilnehmer zu bearbeiten.

4. Über Benutzer hinzufügen die gewünschten Teilnehmer auswählen (Mehrfachauswahl und Alle auswählen möglich).

5. Mit Klick auf das E-Mail-Symbol die Einladung per E-Mail deaktivieren.

6. Dialogfeld Teilnehmer bearbeiten speichern.

7. Ereignis speichern.

Neben dem Organisator können weitere PP-Nutzer ein Ereignis bearbeiten. Welche Nutzer das sind, wird in der Sektion Bearbeitungsrechte festgelegt.

Schritt 1: Bearbeitungsrechte vergeben

1. Ein Neues Ereignis anlegen oder ein bestehendes Ereignis öffnen.

2. Im Bereich Bearbeitungsrechte können die gewünschten PROJEKT PRO-Nutzer ausgewählt werden, die Bearbeitungsrechte bekommen sollen (Mehrfachauswahl und Alle auswählen möglich).

3. Die ausgewählten Nutzer erscheinen in der Liste der Bearbeiter.

Schritt 2: Bearbeitungsmodus wählen

1. Das bestehende Ereignis öffnen.

2. Wählen Sie den gewünschten Modus:

• Bearbeiten als Organisator:

  • Bei ausgehenden Termineinladungen sind alle Ereignisfelder von Nutzern mit Bearbeitungsrechten bearbeitbar (z. B. Titel, Beschreibung, Teilnehmer, Bearbeitungsrechte, etc.).

  • Der eigene Antwortstatus ist in diesem Modus nicht veränderbar.

  • Bei eingehenden Termineinladungen sind nur die Felder Projekt, Notizen und Vertraulich im Bereich Interne Informationen bearbeitbar – in diesem Fall jedoch von allen PROJEKT PRO-Nutzern.

• Bearbeiten als Teilnehmer (bei eingehenden Termineinladungen):

  • Nur der eigene Antwortstatus ist veränderbar.

  • Interne Teilnehmer ohne E-Mail-Einladung können in diesem Modus den Termin verlassen (Icon neben dem Nutzer).

Im Bereich Interne Informationen werden Angaben erfasst, die nur für das eigene Büro bestimmt sind – etwa das zugehörige Projekt, ein Mitarbeiterkürzel oder ein spezieller Raum. So können Mitarbeitende einem Ereignis beispielsweise ein Projekt zuordnen, auch wenn sie selbst nicht eingeladen sind.

1. Ein neues Ereignis oder ein bestehendes Ereignis öffnen.

2. Im Bereich Interne Informationen die gewünschten Felder ausfüllen:

• Projekt: Das Ereignis einem Projekt zuordnen.

• Notizen: Freies Textfeld für interne Hinweise.

• Vertraulich: Das Ereignis innerhalb des eigenen Büros als vertraulich kennzeichnen.

3. Das Ereignis speichern.

Ereignisse, die für den eigenen Kalender nicht relevant sind, lassen sich ausblenden – z. B. wenn ein Ereignis im Namen Anderer angelegt wurde und der eigene Nutzer dadurch weiterhin der Organisator ist.

Ereignis ausblenden

1. Ein Neues Ereignis oder ein bestehendes Ereignis öffnen.

2. In der Teilnehmerliste neben dem eigenen Namen auf das Auge-Icon klicken. Der Tooltip zeigt die jeweils mögliche Aktion: Ereignis ausblenden bzw. Ereignis einblenden.

3. Das Ereignis speichern → das Ereignis wird im eigenen Kalender ausgeblendet.

Ausgeblendete Ereignisse wieder anzeigen

1. Im Kalender den Filter Typ und dann Ereignisse öffnen.

2. Die Option für ausgeblendete Ereignisse aktivieren → die Ereignisse werden mit dem Auge-Symbol in der Kalenderansicht angezeigt.

3. Zum dauerhaften Einblenden das gewünschte Ereignis öffnen und erneut auf das Auge-Symbol klicken.

Abgelehnte Ereignisse anzeigen

Abgelehnte Ereignisse werden im Kalender automatisch ausgeblendet. Damit sie nicht verloren gehen, lassen sich diese Ereignisse über den Filter Abgelehnte Ereignisse wieder einblenden.

1. Im Kalender den Filter Typ und dann Ereignisse öffnen.

2. Die Option für abgelehnte Ereignisse aktivieren → die Ereignisse werden wie gewohnt durchgestrichen angezeigt.