Suchfunktionen

Eine Datenbank bietet den Vorteil, alle gespeicherten Datensätze schnell auffinden zu können. PROJEKT PRO bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten, Ihre Daten zielsicher und schnell zu finden. Die gerade angezeigten Datensätze nennt man dabei 'Auswahl'.

PROJEKT PRO sucht grundsätzlich nach allen Begriffen, die mit dem eingegebenen Text anfangen. Mit der Eingabe 'Burg' finden Sie z. B. 'Burghausen' aber nicht 'Wasserburg'.

Schnellsuche

Im Kopfbereich finden Sie am rechten Rand ein Textfeld, in dem Sie einen Suchbegriff eingeben können.
Mit CMD/STRG + F gelangen Sie ebenfalls in das Suchfeld und können den Suchbegriff eingeben. Sobald Sie das Feld verlassen oder auf 'Enter' drücken, sucht PROJEKT PRO nach dem eingegebenen Suchbegriff, zeigt das Suchergebnis an und meldet ggf., dass keine übereinstimmenden Daten gefunden wurden.

Standard-Suchen

Am linken Rand des Felds befindet sich eine Lupe, welche auf weitere Suchfunktionen hinweist. Wenn Sie auf diese Lupe klicken, können Sie die Standard-Suche aufrufen. 'Alle' und 'Nichts' werden immer als Standard-Suchen angeboten. Weitere Suchmöglichkeiten werden kontextabhängig angeboten (z. B. 'Favoriten' in der Kontaktliste).

Detaillierte Suche

Über die detaillierte Suche können Sie nach selbst bestimmten Kriterien suchen. Gehen Sie dafür folgendermaßen vor:

Klicken Sie auf die Lupe im Suchfeld im Bearbeitungsbereich und wählen Sie dort 'Detailliert'. In der detaillierten Suche nach Adressen stehen Ihnen die verschiedenen Suchkriterien z. B. des Adressdatenblatts zur Verfügung. In allen Feldern, in denen Wertelisten hinterlegt sind, wie z. B. die Anrede, wird Ihnen der Inhalt des Felds zur Auswahl angezeigt. Je mehr Suchkriterien Sie eintragen, umso genauer wird das Suchergebnis. Beachten Sie: Wenn Sie nach Begriffen mit Sonderzeichen suchen, z. B. nach einer E-Mail- Adresse, die ein '@' enthält, müssen Sie den gesamten Suchbegriff (hier: die E-Mail-Adresse) in Anführungszeichen setzen!
Bestätigen Sie Ihre Suche mit 'OK'. Möchten Sie ein bereits erzeugtes Suchergebnis erweitern, einschränken oder die Auswahl ausschließen, dann wählen Sie die entsprechende Taste. Alle Datensätze, die eine Übereinstimmung mit den eingegebenen Suchkriterien vorweisen, werden in einer Liste angezeigt.

Weitere Suchmöglichkeiten in der detaillierten Suche

Index: Die Suchkriterien können entweder eingegeben werden oder Sie greifen mithilfe der Taste 'Index' im Navigationsbereich auf den Index (alle eingegebenen Wörter in alphabetischer Reihenfolge) des entsprechenden Felds zu. Durch Entfernen der Marke 'Einträge trennen' werden nicht die einzelnen Wörter, sondern die gesamten Einträge angezeigt (nicht überall verfügbar).
UND - Suche: Wollen Sie beispielsweise alle Projekte suchen, deren Projektnummer größer als 100 ist UND die bereits abgeschlossen sind, klicken Sie in das Feld 'Projektnummer', wählen aus dem Menü 'Symbole' das '>'-Zeichen, geben 100 ein und klicken auf 'Projekt abgeschlossen'. Nachdem Sie mit 'OK' den Suchvorgang gestartet haben, werden Ihnen die entsprechenden Projekte angezeigt. Wenn Sie eine Suche durchgeführt haben und das angezeigte Ergebnis einschränken möchten, rufen Sie die detaillierte Suche erneut auf, geben Sie die weiteren Suchkriterien an und klicken Sie auf 'Einschränken'.
ODER - Suche: Wollen Sie beispielsweise alle Projekte suchen, deren Projektnummern größer als 100 sind ODER die abgeschlossen sind, klicken Sie in das Feld 'Projektnummer', wählen aus dem Menü 'Symbole' das '>'-Zeichen und geben 100 ein. Klicken Sie auf 'OK'. Rufen Sie die detaillierte Suche erneut auf, wählen dort 'Projekt abgeschlossen' und klicken Sie auf 'Erweitern'.
'Ausschließen': Wenn Sie Datensätze aus einem Suchergebnis ausschließen möchten, rufen Sie die detaillierte Suche erneut auf, geben Sie die Suchkriterien für die auszuschließenden Datensätze ein und klicken auf 'Ausschließen'.
Suche anhand von Datumsangaben: Mit der Eingabe eines Monats (z. B. '7') in ein Datumsfeld (z. B. Auftragsdatum) werden alle Einträge im betreffenden Monat des laufenden Jahres gefunden. Mit der Eingabe eines Jahres (z. B. '2022') werden alle Einträge des betreffenden Jahres gefunden.

Weitere Such-Symbole

Die Such-Symbole finden Sie unter 'Symbole' in der jeweiligen Suchabfrage.

<', '<=', '>' '>=': Suche nach kleineren, kleineren und gleichen, größeren oder größeren und gleichen Werten. Beispielsweise wird bei Eingabe von '<=4' in das Positionsnummernfeld nach allen Positionen mit den Nummern 0 bis 4 gesucht.
...': Suche für einen Bereich, 'von ... bis', einschließlich der Grenzwerte.
Platzhalter-Symbole '@' und '*': Platzhalter-Symbole können in der Suchabfrage von Wörtern verwendet werden, um beispielsweise unterschiedliche Schreibweisen zu suchen. Sie suchen z. B. nach einer Adresse, wissen aber nur, dass der Name 'mann' enthält. Geben Sie '*mann' ein und es werden Namen wie Baumann oder Hermann gefunden.
Text-Symbole '=': Mit der Eingabe eines '=' vor dem Suchbegriff wird in einem Textfeld, z. B. das Projektkürzel, nur exakt der eingegebene Suchbegriff gesucht.
'!': Tragen Sie das Symbol in das gewünschte Feld ein, um doppelt vorkommende Werte zu finden (z. B. doppelte Adressen).

Sortieren und Filtern

In allen Listen stehen intelligente Filter- und Sortiermöglichkeiten zur Verfügung, damit Ihnen nur die Informationen anzeigt werden, die Sie momentan benötigen. Damit können Sie die Listen nach Ihren Bedürfnissen selektieren.

Sortieren

Sortiert wird der Spalteninhalt numerisch oder alphanumerisch, auf- oder absteigend. Durch Klick in die Spaltenüberschrift öffnet sich ein Menü, um auszuwählen, ob aufsteigend oder absteigend sortiert werden soll. In der Spaltenüberschrift wird die Sortierung durch ein Pfeil- Symbol angezeigt. Die Spaltenüberschrift, nach der die Liste sortiert wurde, wird hervorgehoben.

Filtern

Filtern bedeutet, die angezeigte Gesamtliste auf eine bestimmte Teilmenge zu beschränken.
Klicken Sie in die Spaltenbezeichnung. Ein Menü öffnet sich und zeigt Ihnen im oberen Bereich die Sortiermöglichkeiten und darunter die Filter. Wählen Sie das Kriterium aus, nach welchem Sie filtern möchten. In der Spaltenbezeichnung wird das ausgewählte Filterkriterium kursiv dargestellt. Möchten Sie zusätzlich ein weiteres Filtermerkmal auswählen, dann klicken Sie erneut in die Spaltenüberschrift. Bereits ausgewählte Merkmale sind mit einem Häkchen markiert. Markieren das zusätzliche Merkmal. Zum Abwählen der Auswahl gehen Sie genauso vor. Bei Mehrfachfilterung wird die ursprüngliche Spaltenüberschrift dargestellt, jedoch kursiv.

Filter umkehren

In einzelnen Listen können Sie mit der Filterfunktion 'Filterauswahl umkehren' im Filtermenü den vorhandenen Filter umkehren. Beispiel:
Sie möchten Ereignisse aus den 'Daily Actions' ausschließen. Wählen Sie in den 'Daily Actions' den Filtereintrag 'Ereignis' in der Spalte 'Typ'. Klicken Sie dann im gleichen Menü auf 'Filterauswahl umkehren'. Ereignisse werden ausgeschlossen, Notizen und Aktionen aller weiteren Typen werden wieder angezeigt.

Filter entfernen

Die Filteroption 'Alle' innerhalb der jeweiligen Spalte löscht Ihre bisherigen Filtermerkmale und zeigt alle Datensätze an.
Alle gesetzten Suchfilter können schnell über das Filter-Symbol im Kopfbereich entfernt werden.

To-Do & Info-Block

Der 'To-do & Info'-Block steht Ihnen in vielen Bausteinen zur Verfügung. In einer Rechnung können Sie mit diesem Block eine oder mehrere Aktionen zu dieser Rechnung anlegen, und Dokumente zu der Rechnung speichern.

Informationen zuordnen

Möchten Sie eine Aktion eintragen, dann wählen Sie das Datum der Aktion aus, ordnen den Bearbeiter der Aktion zu und tragen die Bezeichnung der Aktion ein. Die Bezeichnung kann auch aus der aufpoppenden Werteliste verwendet werden. Diese Werteliste kann in den Einstellungen gepflegt werden. Möchten Sie die Aktion als erledigt markieren, setzen Sie den entsprechenden Haken.
Mehr Informationen zur Anlage neuer Aktionen finden Sie im Kapitel Aktionen anlegen des Bausteins 'Daily Actions'. Zum Anlegen einer Notiz oder zur Zuordnung eines Dokuments (Datei oder Ordner) klicken Sie auf das entsprechende graue Plus-Symbol.

Informationen aufrufen

Sind Informationen im 'To-do & Info'-Block hinterlegt, weist Sie das farbige Icon vor der Aktion oder Notiz und die Büroklammer vor den Dokumenten darauf hin. Die Informationen können Sie durch einen Klick auf das Icon aufrufen. Ist mehr als eine Information vorhanden, zeigt das Icon am rechten Rand dies an. Dann werden die Anzahl der Aktionen dargestellt. Klicken Sie auf dieses Icon, gelangen Sie in die entsprechende Aktionsliste oder Dokumentenliste. In der Aktionsliste können Sie Aktionen anlegen, duplizieren, bearbeiten oder löschen.

Wichtiger Hinweis

Wenn Sie ein angehängtes Dokument überarbeiten möchten, müssen Sie dieses lokal speichern, bearbeiten und im 'To-do & Info'-Block wieder einfügen, damit die Änderungen in PROJEKT PRO gespeichert werden.

Bearbeiten-Funktion

Die 'Bearbeiten'-Funktion finden Sie in vielen Listen von PROJEKT PRO. Sie ermöglicht Ihnen eine große Menge von Informationen in einem Schritt zu bearbeiten. Lassen Sie sich mithilfe der Suchfunktionen die gewünschten Daten anzeigen. Benutzen Sie dann 'Funktionen' im Kopfbereich und wählen die Option 'Bearbeiten'.

Auswahl

'Alle markieren' - markiert alle Datensätze mit einem blauen Häkchen.
'Alle demarkieren' - demarkiert alle Datensätze.
'Markierung umkehren' - demarkiert die markierten Datensätze und markiert die demarkierten Datensätze.

Funktionen

'Markierte anzeigen' - übernimmt nur die markierten Datensätze in die Ergebnisliste. Damit kann man schnell aus der ursprünglichen Liste die gewünschten Datensätze auswählen.
'Markierte bearbeiten' - dahinter verbergen sich die möglichen Funktionen, die für die markierten Datensätze zur Verfügung stehen. Je nachdem in welcher Liste Sie sich befinden, stehen Ihnen sinnvolle und hilfreiche Funktionen zur Verfügung

Drucken

Dokument drucken

Die Druckmöglichkeiten finden Sie in PROJEKT PRO unter dem Drucker-Symbol.
Alle Ausdrucke in PROJEKT PRO werden vor dem Druck am Bildschirm dargestellt und können dabei kontrolliert werden. Im Navigationsbereich der Druckvorschau finden Sie ein Buch-Symbol, mit dessen Hilfe Sie bei mehrseitigen Ausdrucken zur nächsten und vorherigen Seite wechseln können.
Um den Druck nun auszuführen, wählen Sie im Menüpunkt 'PROJEKT PRO'/'FileMaker Pro' der Menüleiste den Punkt 'Drucken' aus oder benutzen das Drucker-Symbol der Symbolleiste der Druckvorschau, wenn Sie diese bereits konfiguriert haben (siehe unten). Der ausgelöste Druck wird an das Betriebssystem übergeben. Das nun folgende Druckfenster bedienen Sie wie gewohnt.

Druck als PDF speichern

Um unter Mac OS X einen Druck als PDF zu speichern:

Rufen Sie den Druck auf. Das Druckfenster wird angezeigt.
Klicken Sie auf das Druckersymbol in der Symbolleiste. Der Druckdialog wird angezeigt.
Klicken Sie auf 'PDF' und wählen die Option 'Als PDF sichern...'.
Ändern Sie den Dateinamen, prüfen Sie den Speicherort und klicken Sie auf 'Sichern'.

Um unter Windows einen Druck als PDF zu speichern, muss ein Programm zur Erstellung von PDF-Dateien (z. B. PDFCreator oder PDF24 Creator) auf Ihrem Rechner installiert sein.

Gehen Sie dann folgendermaßen vor:

Rufen Sie den Druck auf. Das Druckfenster wird angezeigt.
Klicken Sie auf das Druckersymbol in der Symbolleiste. Der Druckdialog wird angezeigt.
Wählen Sie als Druckernamen das Programm zur Generierung von PDF-Dateien und bestätigen mit 'OK'.
Lassen Sie die PDF-Datei wie gewohnt von dem PDF- Programm generieren.

Variablen

An mehreren Stellen der Einstellungen von PROJEKT PRO (z. B. Vor- und Nachtexte für Angebote, Aufträge und Rechnungen) stehen Ihnen Variablen zur Verfügung, die der Anpassung Ihrer Standard-Texte dienen. Mit den Variablen definieren Sie Platzhalter, die bei der Erzeugung eines neuen Dokuments durch den hinterlegten Wert ersetzt werden.
Damit kann z. B. die Angebotsbezeichnung automatisch in das Angebotsdeckblatt übernommen werden.

Beachten Sie die genaue Syntax der Variablen, damit sie von PROJEKT PRO erkannt werden. Um eine Variable einzufügen, klicken Sie zuerst in das Textfeld, in welches die Variable eingefügt werden soll und dann auf den Schriftzug 'Variablen'. Es werden Ihnen alle Variablen angezeigt, welche übernommen werden können. Klicken Sie auf die gewünschte Variable.

Funktionen der Menüleiste

Am obersten Bildschirmrand befindet sich die Menüleiste, in der einige wichtige Funktionalitäten von PROJEKT PRO untergebracht sind.

Papierformat

Im Menüpunkt 'PROJEKT PRO' bzw. 'FileMaker Pro' befindet sich das Papierformat (Page Setup,...). Wenn Sie einen Ausdruck aus PROJEKT PRO erzeugen möchten und in der Voransicht feststellen, dass das eingestellte Papierformat nicht stimmt, dann können Sie dies hier ändern: z. B. wenn Sie auf einem anderen Papier (DIN A3, quer, ...) drucken möchten.

Rückgängig

Mithilfe der Funktion 'Rückgängig' im Menüpunkt 'Bearbeiten' oder mit dem Tastaturkürzel CMD/STRG + Z können mehrere Eingaben rückgängig gemacht werden. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass Sie das Feld, in dem Sie die Eingabe vorgenommen haben, noch nicht verlassen haben.

Textlineal

In Menüpunkt 'Ansicht' befindet sich das Textlineal, welches zur Eingabe von formatierten Texten sehr hilfreich ist. Damit können Sie z. B. hängende Einzüge festlegen oder Tabulatoren setzen.

Textbausteine

Im Menüpunkt 'PP Tools' sind u. a. die Textbausteine untergebracht. Es öffnet sich das Fenster 'Textbausteine'. Zur besseren Übersicht können Sie die Textbausteine nach Kategorien filtern. Nutzen Sie Drag and Drop, um den gewünschten Textbaustein an eine beliebige Stelle Ihres Dokuments zu ziehen. Um den gesamten Inhalt des Textbausteins anzuzeigen, zeigen Sie mit dem Mauszeiger länger als eine Sekunde auf den betreffenden Textbaustein.

Fensterposition speichern

Sie haben die Möglichkeit, die Position und die Größe der PROJEKT PRO Fenster zu speichern, so dass sich diese immer an der gleichen Stelle und mit der gleichen Größe öffnen. Für die 'Daily Actions' und das Zeiterfassungsfenster kann außerdem die Art des Fensters (kleines oder großes Format) gespeichert werden. Beispielsweise können Sie damit immer die 'Daily Actions' im großen Format, rechts neben dem Hauptmenü angezeigt bekommen.

Zur Speicherung der Fenster-Einstellungen gehen Sie folgendermaßen vor.

Verschieben Sie das gewünschte Fenster an die Position an Ihrem Bildschirm, wo Sie es fixieren möchten und wählen Sie ggf. die Anzeigeart (z. B. Zeiterfassung, groß)
Klicken Sie in der Menüleiste auf 'Fenster' und wählen dann 'Fensterposition speichern'.

Rechtschreibprüfung

In PROJEKT PRO bzw. FileMaker Pro kann jeder Benutzer an seinem Rechner die Rechtschreibprüfung aktivieren. Hierbei kann zwischen verschiedenen Wörterbüchern gewählt werden. Grundsätzlich unterscheidet man das 'Hauptwörterbuch' und das 'Anwenderwörterbuch'.

Hauptwörterbuch

Im Hauptwörterbuch können Sie einstellen, welche Sprache verwendet werden soll. PROJEKT PRO greift aus einem fest definierten Pool an Wörtern aus der jeweiligen Sprache zu. Wenn PROJEKT PRO ein Wort nicht 'kennt', ist es nicht in der Liste des Hauptwörterbuchs. Das Anwenderwörterbuch kann optional erstellt und verwendet werden. Hierbei handelt es sich um ein Wörterbuch, welches vom Benutzer erweitert werden kann. Wenn beispielsweise als Hauptwörterbuch 'Deutsch' eingestellt wurde und Sie das Wort 'PROJEKT PRO' in PROJEKT PRO schreiben, wird Ihnen dieses Wort rot unterstrichen dargestellt. Nun können Sie PROJEKT PRO beibringen, dass dieses Wort korrekt geschrieben ist. Klicken Sie das Wort mit der rechten Maustaste an und wählen Sie 'Vorgeschlagene Schreibweisen > Lernen'. Das Wort 'PROJEKT PRO' ist damit in Ihrem Anwenderwörterbuch gespeichert.

Hinweis: Anwenderwörterbücher können nur für einzelne lokale Benutzer definiert werden. Es ist nicht möglich, im Multiuser-Betrieb ein Anwenderwörterbuch für alle Benutzer zu definieren.

Einstellung des Wörterbuchs

Klicken Sie in der Menüleiste auf 'Bearbeiten', 'Rechtschreibung' und dann 'Wörterbuch wählen...'.
Wählen Sie die gewünschte Sprache.
Wählen Sie, ob das Anwenderwörterbuch verwendet werden soll. Legen Sie in diesem Fall den Speicherort für das Anwenderwörterbuch fest.

Bildschirmfoto

Mit dieser Funktion können Sie vom gerade geöffneten PROJEKT PRO Fenster einen Screenshot erstellen.

Sie haben die Möglichkeit, diesen entweder in die Zwischenablage zu kopieren, oder ihn direkt in einen Ordner auf ihrem Rechner abzulegen.

PROJEKT PRO - Wissensdatenbank

Allgemeine Funktionen