Controlling-Projektdaten Einrichten

Falls Sie PROJEKT PRO nicht seit den Anfängen Ihres Büros einsetzen, sollten Sie folgendermaßen vorgehen:

1. Legen Sie einen Stichtag für den Beginn mit PROJEKT PRO fest. Sinnvollerweise ist das der Erste des Jahres, der Erste eines Quartals oder der Erste eines Monats. Beachten Sie, falls Sie nicht den 1. Januar als Stichtag wählen, dass für das laufende Jahr möglicherweise die Werte für die auf das Jahr bezogenen Funktionen, wie Überstundenberechnung, Urlaubsabrechnung, Auftragsliste etc., korrigiert werden müssen.
2. Erstellen Sie eine Liste der Projekte Ihres Büros. Es reicht dabei, die laufenden oder sich in der Akquisition befindenden Projekte zu erfassen.
3. Nummerieren Sie diese Projekte. Da die Projekte alphanumerisch sortiert werden, sollten Sie eine immer gleich lange Nummer wählen und die Projektnummern mit führenden Nullen eingeben. Bei einer dreistelligen Nummer (falls Sie tausend Projekte für eine nie erreichbare Zahl halten), beginnen Sie also mit 001, 002, 003, ...
Praktikabel haben sich auch Projektnummern mit einer vorangestellten Jahreszahl erwiesen: 2012001, 2012002, 2012003, ...
4. Erstellen Sie eine Liste der Angebote und Aufträge mit den entsprechenden Volumina nach der jeweiligen Honorarordnung oder legen Sie sich Ihre Honorarakte zurecht.
5. Legen Sie sich alle für diese Aufträge gestellten Rechnungen zurecht.
6. Schätzen Sie den bisherigen Kosteneinsatz für das Projekt. Überwiegend werden das die Arbeitsstunden der Mitarbeiter sein. Falls Sie bisher keine exakten Stundenlisten geführt haben, denken Sie daran, auch wenn PROJEKT PRO auf den Cent genau rechnet, eine geschätzte Zahl ist besser als keine.
7. Geben Sie die Daten ein:

• Zum Anlegen der Projekte beachten Sie das Kapitel Projektliste.
• Erstellen Sie Angebote und Aufträge wie in den Bausteinen Angebote und Aufträge beschrieben.
• Tragen Sie die bereits gestellten Rechnungen ein.
• Geben Sie die Stunden zu den jeweiligen Mitarbeitern als Summe nach Teilleistungen sortiert ein und wählen als Datum den Tag vor dem Stichtag (z. B. den 31.12. des vergangenen Jahrs). Beachten Sie hierzu das Kapitel
• Zeiterfassung oder Zeiteinträge.