Detaillierte Rechnungsplanung

Rechnungsplanung anlegen (neuer Auftrag)
Wenn Sie die Rechnungsplanung für einen Auftrag anlegen möchten, für den noch keine Rechnung vorliegt:

Falls eine pauschale Rechnungsplanung vorhanden ist, löschen Sie zuerst diese. Verwenden Sie hierfür die Option 'Alle löschen' unter 'Funktionen' im Kopfbereich.
Klicken Sie auf 'Funktionen' im Kopfbereich und wählen die Option 'Neue geplante Rechnung' aus. Sie werden gefragt, ob Sie eine detaillierte Rechnungsplanung oder eine Rechnungsplanung mit Pauschalbeträgen anlegen möchten. Klicken Sie auf die Option 'Detailliert'.
Sie gelangen in die Liste der Auftragspositionen.

Anzahlungsrechnung Wenn Sie eine Anzahlungsrechnung anlegen möchten, klicken Sie einfach auf 'OK'.
1. Abschlagsrechnung, 1. Teilrechnung Markieren Sie die Teilleistungen, welche Sie abrechnen möchten. Bei diesen Teilleistungen wird der beauftragte Umfang in 'Abzurechnen' eingetragen. Ändern Sie bei prozentualen und pauschalen Leistungen ggf. die abzurechnenden Prozente bzw. die Menge ein. Leistungen nach Aufwand werden wie Pauschalpositionen behandelt. Um zu prüfen, wie sich der Gesamtbetrag zusammensetzt, klicken Sie auf das Info-Symbol neben Positionsbezeichnung. Die Stundenschätzung wird in einem Popover angezeigt. Klicken Sie auf 'OK'.
Weitere Abschlagsrechnungen, Schlussrechnung Gehen Sie wie bei der 1. Abschlagsrechnung vor. Unter 'Verplant' wird die Menge angezeigt, die in bisherigen Rechnungsplanungseinträgen verplant wurde. Unter 'Rest' wird die Restmenge (beauftragte Menge - verplante Menge) angezeigt. Klicken Sie auf 'Rest', wird der restliche Teil der Leistung eingetragen. In der kumulativen Abrechnung bewirkt dies den Eintrag des beauftragten Werts.

Sie gelangen in die Zusammenstellung, welche die Rechnungspositionen, Nebenkosten und die Summierung enthält. Um die Rechnungspositionen zu überarbeiten, klicken Sie auf das Stift-Symbol neben der Übersicht. Klicken Sie auf den Stift vor der Nebenkostensumme, um die einzelnen Nebenkosten einzusehen und zu bearbeiten. Der Pauschalbetrag kann nur bei Anzahlungsrechnungen (ohne Positionen) eingegeben werden. Tragen Sie bei Bedarf Nachlass und Sicherheit ein. Sie können prozentuale oder pauschale Werte angeben.
Klicken Sie auf die Zurück-Taste, um in die Rechnungsplanungs-Liste zu gelangen. Überarbeiten Sie bei Bedarf das Datum und die Bezeichnung der geplanten Rechnung.
Legen Sie bei Bedarf weitere geplante Rechnungen. Klicken Sie auf 'Funktionen' im Kopfbereich und wählen die Option 'Neue geplante Rechnung' aus. Setzen Sie den Prozess mit dem Schritt 3 fort.

Rechnungsplanung anlegen (z. T. abgerechneter Auftrag)
Wenn Sie die Rechnungsplanung für einen Auftrag anlegen möchten, der schon zum Teil abgerechnet ist:

Falls eine pauschale Rechnungsplanung vorhanden ist, löschen Sie zuerst diese. Verwenden Sie hierfür die Option 'Alle löschen' unter 'Funktionen' im Kopfbereich.
Klicken Sie auf 'Funktionen' im Kopfbereich und wählen die Option 'Gestellte Rechnungen als Rechnungsplanung anlegen' aus. Gestellte Rechnungen werden in der Rechnungsplanungs-Liste angelegt.
Legen Sie weitere geplante Rechnungen an. Beachten Sie hierzu den Abschnitt 'Rechnungsplanung anlegen (neuer Auftrag)'

Zwischen-Rechnung einfügen
Wenn Sie die Rechnungsplanung angelegt haben und nachträglich eine Zwischen-Rechnung einfügen möchten:

Klicken Sie auf 'Funktionen' im Kopfbereich und wählen die Option 'Neue geplante Rechnung einfügen' aus.
Wählen Sie im Dialog, nach welcher Rechnung die neue geplante Rechnung eingefügt werden soll.
Legen Sie die geplante Rechnung wie gewohnt an. PROJEKT PRO rechnet die Beträge der Folgerechnungen bei Bedarf (in der kumulativen Abrechnung) neu.

Rechnungsplanung aktualisieren
Änderungen des Auftragsvolumens (z. B. Bezugshonorar oder EP einer Mengenposition) haben z. T. Auswirkungen auf die Rechnungsplanung.
Nach solchen Änderungen werden Sie gefragt, ob die Rechnungsplanung gleich aktualisiert werden soll.
Sollten Sie sich dagegen entscheiden (z. B. weil Sie mehrere Änderungen hintereinander durchführen), können Sie die Rechnungsplanung später manuell aktualisieren:

Klicken Sie auf 'Rechnungsplanung' im Navigationsbereich.
Klicken Sie auf 'Funktionen' im Kopfbereich und wählen die Option 'Rechnungsplanung aktualisieren'.

Rechnungsplanung nach Vorschlag aus PRO simulation aktualisieren
Werden geplante Rechnungen in PRO simulation zeitlich verschoben, wird das neue Datum in der Spalte 'Vorgeschlagen' angezeigt. Um das vorgeschlagene Datum in die Rechnungsplanung einfließen zu lassen, ist das Datum in die Spalte 'Geplant' zu kopieren. Das Datum kann ggf. auch nachträglich angepasst werden.

Rechnungsplanung löschen
Um alle geplanten Rechnungen in einem Schritt zu löschen:

Klicken Sie auf 'Rechnungsplanung' im Navigationsbereich.
Klicken Sie auf 'Funktionen' im Kopfbereich und wählen die Option 'Alle löschen'.
Um Dateninkonsistenzen zu vermeiden, können bereits abgerechnete Rechnungen nicht einzeln gelöscht werden, es muss die ganze Rechnungsplanung gelöscht werden.
Rechnungsplanung einfrieren
Wenn die Rechnungsplanung freigegeben wurde und nun 'eingefroren' werden soll, entfernen Sie den Haken 'Bearbeitung Rechnungsplanung möglich' in den Auftragsdaten.

Abrechnung
In der Abrechnung werden die Mengen aus der Rechnungsplanung übernommen und können bei Bedarf überarbeitet werden.
Beachten Sie hierzu das Kapitel Rechnung erstellen.

Nach Erstellung der Rechnung ist die geplante Rechnung mit der tatsächlichen Rechnung verknüpft. Die geplante Rechnung erhält den Status 'Rechnung' und darf dann nicht mehr geändert werden.
Sobald die tatsächliche Rechnung den Status 'Gestellt' hat, werden die tatsächlich abgerechneten Mengen in den zugeordneten Rechnungsplanungseintrag zurück gespielt.
Wenn die tatsächliche Rechnung abgeschlossen wird (in der Regel weil sie vollständig bezahlt ist), werden die Zahlungsbeträge in die geplante Rechnung zurück gespielt.

In der Rechnungsplanung können bis zu 3 Beträge nachvollzogen werden:

Ursprünglich geplant: von den PROJEKT PRO Benutzern geplanten Beträge
Aktuell geplant: aktuell geplante Beträge unter Berücksichtigung der bisherigen Abrechnung Beispiel: Die 1. Abschlagsrechnung wird erstellt. Wenn in dieser Rechnung mehr abgerechnet wird als ursprünglich geplant war, reduziert sich der Betrag der 2. geplante Abschlagsrechnung dementsprechend. Die neuen, aktuellen Werte erscheinen in der Spalte 'Aktuell geplant'.
Berechnet: Tatsächlich abgerechnete bzw. (sobald die Rechnung abgeschlossen wird) bezahlte Beträge
Anhand dieser Werte kann die tatsächliche Abrechnung mit der ursprünglichen Planung verglichen werden.

Auftragswahrscheinlichkeit
Definieren Sie die Auftragswahrscheinlichkeit des Auftrags bzw. der einzelnen Leistungsphasen, damit die erwarteten Einnahmen korrekt in der Umsatzprognose berücksichtigt werden:

Öffnen Sie den Baustein 'Aufträge'.
Klicken Sie auf den gewünschten Auftrag.
Wählen Sie im Navigationsbereich 'Budget' und anschließend 'Prognose'.
Schätzen Sie die Auftragswahrscheinlichkeit des Auftrags sowie der einzelnen Leistungsphasen ein. Die Auftragswahrscheinlichkeit des Auftrags ist nur für Aufträge mit dem Status 'Vorbereitet' relevant. Aufträge mit dem Status 'Beauftragt' haben immer eine Auftragswahrscheinlichkeit von 100%. Die Auftragswahrscheinlichkeit der Leistungsphase wird automatisch auf 100% gesetzt, sobald diese tatsächlich abgerechnet wird. Bleibt die Auftragswahrscheinlichkeit leer, werden der Auftrag bzw. die Leistungsphasen im vollen Umfang in der Umsatzprognose berücksichtigt (Auftragswahrscheinlichkeit von 100%).

Prognose
Die Umsatzprognosewerte, die sich aus der Rechnungsplanung und der Eingabe der Auftragswahrscheinlichkeiten ergeben, sind an folgenden Stellen zu finden:

Für die einzelne geplante Rechnung: Öffnen Sie den gewünschten Auftrag, wählen Sie im Navigationsbereich 'Budget' und anschließend 'Rechnungsplanung'. Klicken Sie auf die gewünschte Rechnung und dann auf 'Prognose' im Navigationsbereich.
Für das Projekt, das Profitcenter oder das ganze Büro: über den Druck 'Umsatzprognose' im Baustein 'Auswertungen'.