Projektzeit erfassen

Die Personalkosten bilden in einem Büro in der Regel den größten Kostenposten.
Dementsprechend ist die aufgewandte Arbeitszeit der entscheidende Kostenfaktor, der bei der Abwicklung eines Auftrags anfällt. Die Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden hat also eine entscheidende Bedeutung zur Berechnung der Auftragskosten und des gesamten Controllings. Dabei ist immer ein Mittelweg zwischen einer hochpräzisen, minutiösen Eingabe und einem möglichst geringen Pflegeaufwand zu finden. Halten Sie sich dabei stets vor Augen, dass jede Kalkulation immer nur eine (wenn auch sehr genaue) Schätzung sein wird und es für die Prüfung der Wirtschaftlichkeit eines Auftrags nicht auf eine einzelne Stunde ankommen wird.

Wie fein aufgegliedert und genau Sie Ihre Stunden in PROJEKT PRO eingeben, hängt vor allem von Ihnen ab. PROJEKT PRO ist grundsätzlich darauf eingerichtet, die geleistete Arbeitszeit minutengenau nach Teilleistungen für jeden Tag einzugeben. Selbstverständlich können Sie jedoch auch eine gesamte Woche oder einen gesamten Monat zusammenfassen und eingeben.

Die Stunden sind jedoch immer nach Teilleistungen getrennt einzugeben.
In der Praxis hat sich eine Genauigkeit auf halbe Stunden oder maximal Viertelstunden als völlig ausreichend erwiesen. Die Erfassungsgenauigkeit der Zeiterfassung kann in den Einstellungen festgelegt werden.

Zeiteintrag anlegen

Öffnen Sie den Baustein 'Zeiterfassung'. Falls aufgrund Ihrer Lizenz dieser Baustein nicht zur Verfügung steht, können Sie alternativ die Zeiterfassung direkt über den Web-Browser öffnen.
Es öffnet sich ein Web-Browser.
Das Kürzel des Mitarbeiters, mit dem Sie in PROJEKT PRO angemeldet sind, wird im Feld oben links angezeigt. Wenn Sie entsprechende Rechte haben, können Sie einen anderen Mitarbeiter auswählen.
Neben dem Mitarbeiterkürzel wird standardmäßig das aktuelle Datum angezeigt. Klicken Sie in das Datumsfeld, um den Kalender zu öffnen und den Tag zu wechseln. Der Kalender stellt den heutigen Tag grün, Samstage/keine Beschäftigung hellgrau, Sonntage/Feiertage hellgrau, Urlaub grün und Krankheit blau dar. Sie können durch Klick auf den gewünschten Tag, 'Heute' oder die Pfeile schnell zu diesem Tag wechseln. Wenn eine Zeiterfassungssperre in den Mitarbeiterdaten eingetragen wurde, können nur die Tage ausgewählt werden, für welche die Zeiterfassung erlaubt ist.
Klicken Sie auf das Plus-Symbol in der Rubrik 'Projektzeit'. Füllen Sie den Zeiteintrag aus . Alternativ duplizieren Sie einen bestehenden Eintrag durch Klick auf die 3 Punkte und Ãndern diesen durch Klick auf Bearbeiten.
Klicken Sie auf 'OK', um den Zeiteintrag zu bestätigen.

Zeiteintrag ausfüllen

Mit einem roten Punkt sind die Felder markiert, welche ausgefüllt werden müssen.

In das Feld 'Beginn' wird die aktuelle Zeit eingetragen. Die Erfassungsgenauigkeit in den Zeiterfassungs-Einstellungen definiert den eingetragenen Wert.
Klicken Sie in das Feld 'Ende', dann wird die aktuelle Zeit eingetragen. Diese können Sie ändern.
Alternativ können Sie die Projektzeit auch als Dauer erfassen.
Projekt, Auftrag und Teilleistung können Sie auswählen.

Alternativ können Sie mit Klick auf 'Letzte Einträge' eine der letzten Teilleistungen, für welche Zeiten erfasst wurden, in den neuen Eintrag übernehmen.

Wurde der Auftraggeber in den Projektinformationen hinterlegt, dann wird dieser angezeigt.

Ordnen Sie, wenn gewünscht, den Zeiteintrag einer Gruppe zu. Beachten Sie hierzu die Hinweise des Kapitels 'Zeiterfassung'.
Beschreiben Sie bei Bedarf die Tätigkeit genauer.
Markieren Sie 'Zeithonorar', falls die Arbeitszeit nach Zeithonorar abgerechnet werden soll. Falls die Teilleistung nach Aufwand in der Honorarberechnung erstellt wurde, ist 'Zeithonorar' automatisch markiert und die Kategorie des Mitarbeiters wird angezeigt. Ändern Sie diese bei Bedarf.
Markieren Sie 'Homeoffice', falls Sie diesen Zeiteintrag zu Hause erledigt haben.
Die Markierung 'Reise' können Sie benutzen, um die Arbeitszeit von der Reisezeit zu separieren. Für Reisezeiten können abweichende Arbeitszeiten vom Arbeitgeber anerkannt werden. Diese werden in den Zeiterfassungs-Einstellungen festgelegt.