Die Anlage und Bearbeitung der Benutzer-Einstellungen ist allein dem Administrator vorbehalten. Alle PROJEKT PRO Benutzer können jedoch einige ihrer eigenen Einstellungen direkt unter 'Eigene Einstellungen' ändern.
Benutzerliste
Benutzerliste anzeigen
Um die Benutzerliste anzuzeigen, wählen Sie den Baustein 'Einstellungen' und anschließend 'Benutzer' im Navigationsbereich.
Mit den Kästchen 'Manag', 'Building', 'Forms', 'Control', 'Mobile' werden die Named-User Licenses der Benutzer für PRO management, PRO forms, PRO building, PRO controlling bzw. PRO mobile im Überblick angezeigt (beachten hierzu auch die Funktion 'Named-User Licenses pflegen').
Das Kästchen ganz rechts zeigt Ihnen, ob der Benutzer einen aktivierten Login hat. Standardmäßig werden nur die Mitarbeiter mit einem aktivierten Login angezeigt. Um die Anzeige auf weitere Mitarbeiter zu erweitern, entfernen Sie den Haken in der Titelzeile. Alle Benutzer werden dann angezeigt.
Klicken Sie auf einen Benutzer, um seine Daten anzuzeigen.
Admin-Benutzer
Mit der Installation von PROJEKT PRO wird ein Benutzer angelegt. Dieser stellt die PROJEKT PRO Anmeldung sicher.
- Benutzername: admin
- Passwort: admin
- Zugriffsrechte: Administrator
Dieser Benutzer kann nach der Anlage der tatsächlichen Benutzer entfernt werden. Wenn er nicht gelöscht wird, sollte zumindest sein Passwort geändert werden.
Neuen Benutzer anlegen
Es empfiehlt sich, für jeden Mitarbeiter im Büro einen PROJEKT PRO Benutzer anzulegen.
Einzige Bedingung: Sie müssen mindestens einen Benutzer mit Administrator-Zugriffsrechten definieren. Vergessen Sie nie das entsprechende Passwort oder bewahren Sie es an einem sicheren Ort auf.
Um einen neuen Benutzer anzulegen:
Wählen Sie im Kopfbereich unter 'Funktionen' die Option 'Neuer Benutzer'. Legen Sie den Namen und das Benutzerkürzel fest.
Geben Sie im nächsten Dialog das Passwort des Benutzers ein. Das Passwort kann jederzeit vom Benutzer geändert werden.
Ergänzen Sie die Benutzerdaten. Beachten Sie hierzu die Kapitel Bedienung, Benutzerlizenz und Zugriffsrechte.
Allgemeine Benutzerdaten
Um die Benutzerdaten anzuzeigen:
Wählen Sie den Baustein 'Einstellungen' und anschließend 'Benutzer' im Navigationsbereich.
Klicken Sie einen Benutzer an.
Grunddaten
Legen Sie hier bei Bedarf Nummer, Kürzel, Namen und Passwort des Benutzers fest.
Hinweis: Wir empfehlen, keine Umlaute im Kürzel zu verwenden.
Standort
Tragen Sie ggf. die Telefonnummer, die mobile Nummer und die E-Mail-Adresse des Benutzers ein.
Wenn die Telefonnummer des Büros in die Standortdaten eingetragen wurde, können Sie einfach die Durchwahl des Benutzers (z. B. '-10') eingeben. Diese werden im Baustein 'Anwesenheit' (bei Lizenz 'PRO enterprise') beim jeweiligen Benutzer angezeigt.
Anmeldung
Login aktiviert - Entfernen Sie den Haken, wenn der Benutzer sich nicht mehr in PROJEKT PRO anmelden soll. 'Standard-Benutzer, wird automatisch angemeldet' - dieser Benutzer wird beim Start von PROJEKT PRO ohne Abfrage angemeldet. Diese Einstellung kann nur im Singleuser- Betrieb und für einen Benutzer getroffen werden.
Aktionen anderem Benutzer zuordnen
Beachten Sie hierzu das Kapitel Benutzerlizenz.
Symboltasten im Kopfbereich zurücksetzen
Wählen Sie unter 'Funktionen' im Kopfbereich die Option 'Symboltasten im Kopfbereich zurücksetzen', um die ursprünglichen Systemeinstellungen des Benutzers für die Symboltasten wieder herzustellen.
Bedienungsoptionen
Um die Benutzereinstellungen zur Bedienung von PROJEKT PRO anzuzeigen:
Wählen Sie den Baustein 'Einstellungen' und anschließend 'Benutzer' im Navigationsbereich.
Klicken Sie einen Benutzer an.
Wählen Sie 'Bedienung' im Navigationsbereich.
Allgemein
Die Interface- (für die PROJEKT PRO Oberfläche) sowie die Drucksprache können bei entsprechender Lizenz (PRO international) eingestellt werden. Melden Sie sich erneut an, damit die Änderungen wirksam werden.
Die Interface-Sprache steuert auch die Sprache der Web- Zeiterfassung.
- Ändern Sie bei Bedarf den Zoom-Faktor. Starten Sie PROJEKT PRO am betroffenen Arbeitsplatz erneut, damit die Änderung wirksam ist.
- Entscheiden Sie, ob die Innenprojekte bei der Anzeige der aktuellen Projekte mit angezeigt oder ausgeschlossen werden sollen. Per Klick auf den gestrichelten Pfeil können Sie diese Option auf alle Benutzer übertragen.
- Entscheiden Sie, ob beim Beenden von PROJEKT PRO nach noch nicht versandten E-Mails gesucht werden soll. Beachten Sie, dass diese Prüfung je nach Größe Ihres PROJEKT PRO Stands einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Per Klick auf den gestrichelten Pfeil können Sie diese Option auf alle Benutzer übertragen.
Management
- CalDAV Kalenderabgleich - PROJEKT PRO bietet die Möglichkeit, Ereignisse und Aktionen mit Apple iCal zu synchronisieren. Durch das Setzen der Markierung wird ein entsprechender Account zur Synchronisation angelegt. Beachten Sie dazu das Administrator- Handbuch.
- Zu den Telefonie- und Korrespondenz-Einstellungen beachten Sie das Kapitel Kommunikations-Einstellungen (Baustein 'Einstellungen Management').
Controlling
- Mitarbeiter im Controlling' - Mitarbeiter mit PRO controlling-Lizenz werden automatisch als 'Mitarbeiter im Controlling' markiert und erscheinen dann z. B. im Baustein 'Mitarbeiter'. Wenn sie ausscheiden, brauchen sie keine Named-User License für PRO controlling, bleiben jedoch als 'Mitarbeiter im Controlling', weil ihre Controlling-Daten weiterhin berücksichtigt werden sollen (z. B. in der Stundensatzkalkulation).Das Beschäftigungsende wird zur Information angezeigt (siehe hierzu das Kapitel Mitarbeiterdaten).
- 'Projekt in der Zeiterfassung direkt eingeben' - Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie in der Zeiterfassung das Projekt nicht in der Projektliste auswählen möchten, sondern lieber die Projektnummer manuell eingeben wollen.
Aktionen
Legen Sie fest, ob der Benutzer 'Mitarbeiter im Workflow' ist. Dann kann dieser Benutzer Aufgaben und Aktionen erzeugen und diese können ihm zugeordnet werden. Beachten Sie, dass beim Deaktivieren eines Benutzer-Logins der Haken 'Mitarbeiter im Workflow' entfernt werden muss. Zu den Pop-up- und Aktions-Einstellungen beachten Sie das Kapitel Eigene Einstellungen.
Aktionen anderem Benutzer zuordnen
Um zu vermeiden, dass nach Deaktivierung des Logins eines Benutzers bzw. Entfernen einer Named-User License die offene Aktionen und Aufgaben, für welche der Benutzer als 'Bearbeiter' steht, verloren gehen, sollten Sie diese einem anderen Mitarbeiter zuordnen.
Klicken Sie unter 'Funktionen' im Kopfbereich auf die Option 'Aktionen anderem Benutzer zuordnen'.
Wählen Sie für alle Aktionstypen aus, wem die offene Aktionen des Benutzers zugeordnet werden sollen.
Zugriffsrechte
Um die Zugriffsrechte des Benutzers anzuzeigen bzw. zu ändern:
Wählen Sie den Baustein 'Einstellungen' und anschließend 'Benutzer' im Navigationsbereich.
Klicken Sie einen Benutzer an.
Wählen Sie 'Zugriffsrechte' im Navigationsbereich.
Wählen Sie das gewünschte Zugriffsrecht aus.
Die Zugriffsrechte regeln unter anderem bewusste Datenzugriffs- und Änderungsrechte. PROJEKT PRO unterscheidet 5 verschiedene Zugriffsrechte, welche durch folgende Merkmale gekennzeichnet sind:
- Mitarbeiter haben Zugriff auf die Management- und AVA-Bausteine. Im Bereich Controlling können Sie nur Ihre Arbeitsstunden erfassen und prüfen.
- Projektleiter können zusätzlich zu den Mitarbeiterfunktionen Projekte anlegen und für die Projekte die Honorarberechnung durchführen, das Projekt überwachen und abrechnen.
- Büroinhaber können zusätzlich zu den Projektleiterfunktionen die Arbeitszeiten der Mitarbeiter pflegen und die Stundensätze kalkulieren.
- Administratoren haben die Aufgabe die Datenbank zu pflegen oder weitergehende Einstellungen durchzuführen. Administratoren sollten mit PROJEKT PRO sehr vertraut sein und ggf. auf Datensicherungen zurückgreifen können. Sie haben Zugang zu allen Funktionen in PROJEKT PRO.
- Systembetreuer können auf Funktionen zur Systempflege und -einrichtung zugreifen. Im Gegensatz zu Administrator-Rechten haben sie dabei keinen Einblick in Mitarbeiter-, Büro- und Projektdaten (z. B. Stundensatzkalkulation).