Verantwortlich: PROJEKT PRO - Supportteam
Stand: 18.11.2021

Jahresabschluss

Um auch im neuen Jahr korrekt mit dem Produkt 'PRO controlling' arbeiten zu können, sind einige Schritte zum Jahreswechsel nötig.

Kategorie Controlling
erstellt am 27.11.2013 •  zuletzt geändert am 21.01.2021
Artikel ID 21350101
gültig für PROJEKT PRO Versionen ab 10.3

1. Basiseinstellungen/Grunddaten/Feiertage

Kontrollieren Sie die Vollständigkeit der Feierdaten in den Grunddaten der Basis-Einstellungen. Aktualisieren Sie gegebenenfalls das Feiertagsset und ergänzen sie die individuellen Feiertag, wie z.B. Heiligabend oder Silvester.
Für die Aktualisierung des Feiertagsets öffnen Sie die Feiertage in den Grunddaten und klicken rechts auf das Zahnrad und wählen den Eintrag 'Feiertags-Set aktualisieren' aus.

Für die Überprüfung und Ergänzung der individuellen Feiertage legen Sie unter Funktionen einen neuen Feiertag an oder duplizieren einen bestehenden Feiertag auf das nächste Jahr.

2. Zeiteinträge, Urlaub und Krankheit

Kontrollieren Sie ebenfalls die Vollständigkeit der Daten aus dem vorherigen Jahr. Es sollten alle Zeiteinträge sowie der sozialbedingte Ausfall korrekt und vollständig eingetragen sein.

Tragen Sie beim dem Mitarbeiter gegebenenfalls noch Urlaubs und Krankheitstage für das bestehende Jahr ein, in dem Sie diese über Funktionen oder durch Klicken des + Buttons im obigen Menü.

Sollten Sie bei den Feiertagseinstellungen in den Basiseinstellungen Änderungen vorgenommen haben, können Sie durch Auswahl der Funktion 'Feiertage übernehmen' diese Änderungen beim Mitarbeiter aktualisieren. Oder auf den Button mit dem Doppelpfeil klicken.
Wählen Sie im folgenden Menü „festlegen“ und dort das Datum, ab wann das neue Feiertagsset gelten soll.

Um alle fehlerhaften Zeiteinträge zu finden, können Sie die Funktion 'ungültige Zeiteinträge' verwenden. Diese finden Sie im Baustein 'Zeiteinträge' unter der Lupen-Funktion 'ungültige Zeiteinträge’. Bereinigen Sie hier alle ungültigen Zeiteinträge für alle Mitarbeiter.

3. Arbeitszeitmodelle

Kontrollieren Sie, ob die Arbeitszeitmodell-Regeln aller Mitarbeiter auch für das neue Jahr definiert sind.
Gehen Sie hierfür im Baustein 'Mitarbeiter' unter dem jeweiligen Mitarbeiter in 'Arbeitszeitmodell'.

Ändern Sie ggf. das Enddatum für unbefristete Regeln unter den 'Einstellungen Controlling > Arbeitszeit'.

Falls diese Daten verändert oder ergänzt werden mussten, aktivieren Sie unter dem Baustein 'Mitarbeiter' unter 'Arbeitszeitmodell' den Button 'Funktionen - Regeln neu berechnen'.
Bitte beachten Sie, dass dies ggf. für jeden Mitarbeiter einzeln ausgeführt werden muss. In dem Fall empfiehlt es sich, die Möglichkeit 'später berechnen' zu nutzen.

4. Mitarbeiter-Jahresabschluss

Um die Stunden korrekt auswerten zu können, empfehlen wir den Jahresabschluss erst nach dem 31.12. des jeweiligen Jahres.
Wenn für einen oder mehrere Mitarbeiter alle Stunden und Ausfälle (Urlaub und Krankheit) des Jahres eingetragen sind, können Sie das Controlling-Jahr für diese(n) Mitarbeiter abschließen.

Beim Jahresabschluss werden der Resturlaub und die Überstunden in das nächste Jahr übertragen. Die Funktion 'Jahresabschluss' finden Sie im Baustein 'Mitarbeiter'.

Wählen Sie die Mitarbeiter aus für die Sie nun den Jahresabschluss durchführen wollen. Dies können Sie so oft wiederholen bis alle Arbeitskonten aller Mitarbeiter des vergangenen Jahres abgeschlossen sind.

5. Stundensätze

Bevor Sie die Mitarbeiter-Stundensätze definieren, ermitteln Sie Ihre Sachkosten für das neue Jahr. Legen Sie hierfür im Baustein Stundensätze unter Funktionen zuerst das neue Jahr über Funktionen an.

Um die Stundensätze fortzuführen, duplizieren Sie hierfür Ihre Sachkosten aus dem Vorjahr und aktualisieren Sie diese für das aktuelle Jahr.

Über den Filter in der ersten Spalte können Sie nun zwischen den Jahren wechseln. Definieren Sie nun die Mitarbeiterstundensätze für das neue Jahr.

Unter Funktionen wählen Sie 'Stundensätze duplizieren'. Jetzt werden alle Stundensätze aller Mitarbeiter für das neue Jahr fortgeschrieben.
Eingabe der Stundensätze:

- Wenn Sie mit manuell eingegebenen Stundensätzen arbeiten, geben Sie diese einfach ein.
- Wenn Sie mit kalkulierten Stundensätzen arbeiten, kontrollieren Sie die Stundensatzkalkulationen jedes Mitarbeiters und aktualisieren Sie gegebenenfalls die Angaben zu Gehalt, Arbeitszeit und Sozialbedingtem Ausfall.
- Haben Sie alle Sachkosten für das neue Jahr eingegeben und alle Stundensätze dupliziert und angepasst, klicken Sie anschließend auf 'Jetzt berechnen', und alle Stundensätze werden neu kalkuliert und sind ab dem jetzigen Zeitpunkt für die Aufträge des aktuellen Jahres gültig.
- Damit alle bereits eingetragenen Zeiteinträge des neuen Jahres auch die neuen Stundensätze erhalten, wählen Sie zum Schluss noch 'Zeiteinträge aktualisieren'.

Weitere Informationen zum Thema 'Stundensätze' finden Sie auch im Handbuch 'PRO controlling’.
Bei Fragen zum Controlling Ihrer Projekte, Stundensätze für das abgeschlossenen Jahr, Nachkalkulationoder der Berücksichtigung individueller Personalthemen, wie Ausgleichszahlungen, Fördergelder, Kinderkrankentage etc., stehen Ihnen unsere Trainer für ein Beratungsgespräch zur Verfügung. Nehmen Sie dazu gerne Kontakt mit uns auf.

6. Jahresspezifische Zeithonorar-Listen

Falls Sie jahresspezifische Zeithonorar-Listen verwenden, sollten Sie diese für das neue Jahr aktualisieren.
Ergänzen Sie zum einen die Zeithonorar-Voreinstellungen im Baustein 'Stammdaten' und zum anderen die Zeithonorareinstellungen aller betroffenen Aufträge.