Neuen Ansprechpartner anlegen
Sie können beliebig viele Ansprechpartner zu jeder Adresse mit der Kennzeichnung 'Firma' anlegen. Für jeden Ansprechpartner können Sie Anrede, Funktion/Abteilung, Durchwahl-, Mobil- und Faxnummern sowie E-Mail-Adressen und spezifische Selektionskriterien eintragen.
- Wählen Sie den Baustein 'Adressen' und suchen über die Suchfunktionen die gewünschte Adresse aus. Klicken Sie diese an. Setzen Sie ggf. den Haken 'Firma' im Adressdatenblatt.
- Klicken Sie auf 'Ansprechpartner' im Navigationsbereich. Es erscheint eine Liste der bereits vorhandenen Ansprechpartner. Wählen Sie einen Ansprechpartner aus, um die Daten zu bearbeiten.
- Unter 'Funktionen' im Kopfbereich können Sie mit der Option 'Neuen Ansprechpartner' einen neuen Ansprechpartner anlegen.
- Geben Sie die Ansprechpartnerdaten in die entsprechenden Felder ein. Die Hinweise, die bei der Anlage der Adresse gemacht wurden, gelten bei der Anlage der Ansprechpartner ebenfalls! Beachten Sie dazu das Kapitel Adressdatenblatt.
Ansprechpartner sortieren
Sie können die Sortierung bzw. die Reihenfolge der Ansprechpartner in der Ansprechpartnerliste der Adresse jederzeit ändern und bearbeiten.
- Klicken Sie dazu nach Auswahl der Adresse auf 'Ansprechpartner' im Navigationsbereich und anschließend auf die Option 'Neu sortieren' unter 'Funktionen' im Kopfbereich.
- Geben Sie in der Spalte 'Nr' die neue Reihenfolge ein. Sie können dabei auch Dezimalzahlen mit Komma verwenden. Mit Klick auf 'OK' wird automatisch ganzzahlig nummeriert.
- Wenn Sie eine alphabetische Sortierung der Ansprechpartner oder der Abteilung wünschen, klicken Sie auf den 'Namen' oder auf 'Abteilung/Funktion' in der Titelzeile.
Selektionskriterien
Klicken Sie auf 'Selektion' im Navigationsbereich, um Selektionskriterien einzugeben, die Ihnen später ermöglichen, Ansprechpartner nach verschiedenen Kriterien zu sortieren und zu suchen. Beachten Sie hierzu das Kapitel Selektion der Adresse.