Kontaktdatenblatt

Bereiche 'Name'

• Prüfen Sie, ob der Kontakt eine Firma ist. Nur bei Firmen können Ansprechpartner angelegt werden. Diese Information ist insbesondere für den Adressexport zum Apple Adressbuch relevant.
• Füllen Sie die Felder 'Anrede', 'Beruf' und 'Titel' sorgfältig aus, damit die Anschrift nach dem ausgewählten Adressformat korrekt erzeugt werden kann.
• Geben Sie die Adresse ein.

Bereiche 'Korrespondenz'

• Die Korrespondenzadresse setzt sich aus den verschiedenen Eingabefeldern des Kontaktdatenblatts zusammen. Das Adressformat kann in den Standort-Einstellungen definiert werden.
• Wählen Sie im Feld 'Briefanrede' eine Briefanrede aus.
• Wenn Sie eine abweichende Postadresse verwenden möchten, markieren Sie das Feld 'Postadresse verwenden'. Diese Adresse wird dann standardmäßig für die Korrespondenz verwendet..

Bereiche 'Steuer und Finanzen'

• Geben Sie die Bankverbindung ein. In Aufträgen, bei denen die Adresse Auftraggeber ist, wird die Bankverbindung in die Rechnungsdaten übernommen.
• Geben Sie die Umsatzsteuer-ID ein.
• Geben Sie die Kundennummer ein.

Bereich 'Telekom'

In diesem Bereich werden alle Telefonverbindungen, Faxnummern, E-Mail-Adressen und URLs organisiert.

Um Telekom-Daten hinzuzufügen, klicken Sie auf das Plus-Symbol und wählen Sie, um welche Art der Information es sich handelt: Telefon, Fax, E-Mail oder URL.

Beachten Sie, dass die Landesvorwahl automatisch hinzugefügt wird, sofern dies nicht in den Administrator-Einstellungen ausgeschaltet wurde. Es wird jeweils die Landesvorwahl des eingestellten Landes der Adresse verwendet.

Bei der eingegebenen Telefonnummer wird die führende Null durch bspw. '+49' ersetzt. Ausnahme ist Italien. Aufgrund anderer Rufnummernvergabe wird die Null hier beibehalten.

• Telefon

• Die erste Telefonnummer wird mit einer Stern-Markierung markiert. Die Stern-Markierung legt die Standard-Telefonnummer fest. Sind mehrere Telefonnummern erfasst, kann die Markierung geändert werden.
Den Telefonnummern können Sie die Merkmale 'Arbeit', 'Privat', 'Mobil' oder ein selbst angelegtes Etikett (mit der Option 'Eigene') geben.
Beachten Sie, dass Telefonnummern nur aus den Ziffern 0 bis 9, den Zeichen '+', '-', '/', '( )' und <Space> bestehen dürfen. Alle anderen Zeichen werden ignoriert.
Die Ziffern nach dem letzten '-' werden als Durchwahl interpretiert.
Die Zeichen '( )' und '/' werden von PROJEKT PRO durch Leerzeichen ersetzt.
Falls es sich um eine Telefonzentrale mit mehreren Durchwahlnummern für verschiedene Ansprechpartner handelt, sollten Sie die Nummer der Zentrale mit einem Bindestrich abtrennen (also z. B. 040/123456-0).
• Faxnummern und E-Mail
Bei Faxnummern und E-Mail-Adressen kann das Merkmal 'Privat', 'Arbeit' oder ein selbst angelegtes Etikett (mit der Option 'Eigene') gesetzt werden. Faxnummern werden wie Telefonnummern behandelt und unterstützen Durchwahlen.
• Internetadresse
Die eingegebene Internetadresse kann durch Klick auf das Symbol rechts direkt aufgerufen werden.
Dabei wird der im Betriebssystem definierte Standard-Browser benutzt und die URL (Internetadresse) geöffnet.

Bereich 'Selektion'

Adressen können verschiedenen Adresskategorien zugeordnet werden. Dies dient der Ordnung der Adressen, z. B. nach Gewerken, aber auch der Adress-Suche.

Diese Adresskategorien mit den dazugehörigen Schlagwörtern werden in den Wertelisten des Bausteins 'Einstellungen' (Basis) definiert. Im Adressdatenblatt kann der Adresse jeweils ein Schlagwort der 4 Kategorien zugeordnet werden.

Um weitere Schlagwörter einer Kategorie zuzuordnen sowie weitere Selektionskriterien für diese Adresse festzulegen, beachten Sie das Kapitel Selektion.

Bereich 'Geburtstage und Jubiläen'

Im Feld 'Geburtstage und Jubiläen' können mehrere Jahrestage eingegeben werden.

Wenn es gewünscht wird, kann jährlich an dieses Jubiläum erinnert werden. Klicken Sie hierzu auf den Stift und geben Sie an, wie viele Tage vorher daran erinnert werden soll und wer die Erinnerung bekommt. Eine Erinnerung wird in Form einer Aktion in den 'Daily Actions' angezeigt. Dies wird dann auch im Kalender angezeigt.

Kontakte sperren

Kontakte können von Benutzern gesperrt werden, sodass andere Benutzer mit Mitarbeiter- und Projektleiterrechten die Adresse nicht angezeigt bekommen. Jedoch können Benutzer mit Büroinhaber- und Administrator-Rechten alle Adressen sehen!

Um einen Kontakt zu sperren, betätigen Sie das Schloss-Symbol oben rechts im Kontaktdatenblatt. Zum Aufheben des Schutzes, klicken Sie erneut auf das Schloss-Symbol und es wird als 'geöffnet' dargestellt.