Protokolle

Um die Protokoll-Einstellungen zu definieren:

1. Wählen Sie den Baustein 'Einstellungen Management'.
2. Klicken Sie im Navigationsbereich auf 'Protokolle'.

Datei-Einstellungen

Definieren Sie die Struktur des Dateinamens für das Abspeichern von Protokollständen und für den Protokollversand.

Es stehen Ihnen mehrere Variablen zur Verfügung. Wählen Sie diese über 'Variablen' aus (siehe hierzu auch das Kapitel Variablen). 

Versandeinstellungen

Wählen Sie die Einstellungen für den Versand der Einladungen bzw. der Protokolle:

• Wenn das Feld 'Sofort versenden' aktiviert ist, werden die E-Mails direkt nach der Erstellung verschickt. Ist das Feld nicht aktiviert, werden die E-Mails als Entwurf im Ausgang des ausgewählten Kontos gespeichert und können vor Versand geprüfut oder überarbeitet werden.
• Die Markierung 'Eine E-Mail pro Empfänger' bewirkt, dass jede Person, die zum Verteiler eines Protokolls gehört, eine eigene E-Mail mit der Tagesordnung bzw. dem Protokoll als Anhang erhält.

    Wenn das Feld aktiviert ist, wird die Anrede des Empfängers automatisch eingefügt.

    Wenn das Feld nicht aktiviert ist, (eine E-Mail für alle Empfänger) sollten Sie eine allgemeine Anrede (z.B. 'Sehr geehrte Damen und Herren') im Einladungs- bzw. Versandtext vorsehen.



Einladungstext

Definieren Sie den Standard-E-Mail-Text für den Versand der Einladungen an die vorgesehenen Teilnehmer:

1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf 'Einladungstext'.
2. Legen Sie den Betreff und den Text der E-Mails fest. Es stehen Ihnen mehrere Variablen zur Verfügung. Wählen Sie diese über 'Variablen' aus (siehe hierzu auch das Kapitel Variablen)

Versandtext

Definieren Sie den Standard-E-Mail-Text für den Versand des Protokolls an den Verteiler:

1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf 'Versandtext'.
2. Legen Sie den Betreff und den Text der E-Mails fest. Es stehen Ihnen mehrere Variablen zur Verfügung. Wählen Sie diese über die Schaltfläche 'Variablen' aus (siehe hierzu auch das Kapitel Variablen).

Druck-Einstellungen

Sie können die Begriffe und die Anzeige der Teilnehmer/Verteiler im Tagesordnungs- und Protokolldruck anpassen. Klicken Sie hierfür im Navigationsbereich auf 'Druck-Einstellungen'.

• Unter 'Protokoll-Label' können Sie für die Tagesordnung bzw. Protokollausdrucke festlegen, welche Überschriften für 'Ziel', 'Unterlagen', 'Teilnehmer', 'Verteiler', 'TOP-Typ', 'TOP-Nummer', 'TOP-Bezeichnung', 'Verantwortlicher' und 'Erledigen bis' in Ihren Protokollen angedruckt werden sollen. Diese Einstellungen betreffen alle Tagesordnungen und Protokolle. Tragen Sie die gewünschten Begriffe in die weißen Felder ein. Durch klicken des Befehls 'Standard-Label' können die Begriffe zurückgesetzt werden.
• Unter 'Druck Teilnehmer/Verteiler' legen Sie die Syntax anhand der Variablen und den Trennzeichen für die Druckdarstellung der Teilnehmer und des Verteilers fest. Durch wählen der Markierung 'Teilnehmer und Verteiler kombiniert' bestimmen Sie, ob Teilnehmer und Verteiler kombiniert oder jeweils extra aufgeführt werden sollen.