Projektbeteiligte

In PROJEKT PRO können Sie Firmen und Ansprechpartner den einzelnen Projekten zuordnen. Durch eine Verknüpfung mit dem Baustein 'Adressen' können Sie auf die bereits angelegten Kontakte zugreifen.
In Beteiligtenlisten definieren Sie, welche Firmen und Personen zum jeweiligen Projekt gehören und deren Funktion im Projekt. Sie können mehrere Beteiligtenlisten zu einem Projekt anlegen, falls Sie z. B. in der Vorplanung andere Beteiligte benötigen als in der Ausführungsplanung.
Durch eine Untergliederung mit Nummern und Überschriften haben Sie die Möglichkeit, die Beteiligten logisch zu sortieren.
Im Musterprojekt (Baustein 'Einstellungen Management') können Sie Standard-Beteiligte und -Überschriften anlegen.

Beteiligtenliste anlegen oder bearbeiten
Um eine Beteiligtenliste anzulegen:

1. Wählen Sie im Baustein 'Projekte' das gewünschte Projekt aus und klicken dann auf 'Beteiligte' im Navigationsbereich.
2. Klicken Sie unter 'Funktionen' im Kopfbereich auf 'Neue Beteiligtenliste'.
3. Definieren Sie die Bezeichnung der Beteiligtenliste.
4. Legen Sie die Beteiligten an (siehe unten).

Sollten Sie in einem Projekt mehrere Beteiligtenlisten haben, wechseln Sie zu einer anderen Liste, indem Sie auf die Bezeichnung der angezeigten Liste klicken und die gewünschte Liste auswählen.
Um eine vorhandene Liste zu umbenennen bzw. zu löschen, klicken Sie unter 'Funktionen' im Kopfbereich auf 'Beteiligtenliste umbenennen' bzw. 'Beteiligtenliste löschen'.

Beteiligte anlegen

1. Möchten Sie eine neue Überschrift in der Beteiligtenstruktur anlegen, dann wählen Sie unter 'Funktionen' im Kopfbereich die Option 'Neue Überschrift'. Überschriften können zum Beispiel sein: Behörden, Planung, Ausführung usw. Beteiligte werden diesen Kategorien zugeordnet und in der Beteiligtenliste entsprechend sortiert angezeigt. Die Überschriften bestehen aus einer Nummer zur Sortierung und einer Bezeichnung.
2. Wählen Sie anschließend 'Neuer Beteiligter' unter 'Funktionen' im Kopfbereich.
3. Ordnen Sie mit der Nummer den Beteiligten der korrekten Überschrift zu. Tragen Sie die Funktion des Beteiligten ein.
4. Um dem Beteiligten eine Adresse zuzuordnen, benutzen Sie 'Adresse zuordnen' unter 'Funktionen' im Kopfbereich. Sie gelangen in die Adressrecherche. Benutzen Sie die Suchfelder, um die gewünschte Adresse zu finden. Sollten Sie nicht eine Firma, sondern einen Ansprechpartner auswählen wollen, dann klicken Sie auf die Pfeil-Taste vor der Adresse und wählen dann den Ansprechpartner aus. Klicken Sie die Adresse bzw. den Ansprechpartner an.
Die Adressdaten des Beteiligten können Sie jederzeit aus dem Beteiligten-Datenblatt aufrufen. Klicken Sie hierfür auf das Pfeil-symbol neben dem Namen der Firma bzw. des Ansprechpartners.
5. Markieren Sie in den Grunddaten, ob es sich bei dem Beteiligten um eine 'Ausführungsfirma' handelt. Diese Kennzeichnung ist nur im Zusammenhang mit dem Baustein 'Bautagebuch' (Lizenz PRO building) relevant. Die definierten Ausführungsfirmen stehen dann im Baustein 'Bautagebuch' im Bereich 'Arbeitskräfte' zur Auswahl.
6. Im Bereich Telekom werden alle Telekom-Informationen der Adresse bzw. des Ansprechpartners angezeigt. Sie können diese Informationen selektieren. Durch Klick darauf verschwindet die gewünschte Information und wird z. B. nicht in der Projektbeteiligtenliste angedruckt. Durch Klick auf das Hörer-Symbol können Sie unter Verwendung von Starface die Projektbeteilligten anrufen.

Beteiligtenliste-Beispiel
Tragen Sie in die erste Beteiligtenliste die Firmen bzw. Ansprechpartner ein, die am Projekt beteiligt sind:

1. Überschrift 1
   1.1    Firma oder Ansprechpartner 1
   1.2    Firma oder Ansprechpartner 2
2. Überschrift 2
   2.1    Firma oder Ansprechpartner 3

usw.
Diese Beteiligten können Sie dann als Teilnehmer oder Verantwortliche in Protokollen und Bautagebuch-Einträgen auswählen.

Wenn Sie den Baustein 'Bautagebuch' verwenden, legen Sie eine weitere Beteiligtenliste für die Ausführungsfirmen an:

1. Firma 1
2. Firma 2

usw.
Bei diesen Firmen setzen Sie überall den Haken 'Ausführungsfirma'. Sie stehen Ihnen dann als 'Ausführungsfirmen' für die Dokumentation des Bautagebuchs zur Verfügung.

Beteiligtenliste übernehmen
Um eine Beteiligtenliste aus einem anderen Projekten bzw. nachträglich aus dem Musterprojekt zu übernehmen:

1. Klicken Sie unter 'Funktionen' im Kopfbereich auf 'Beteiligtenliste übernehmen'.
2. Definieren Sie die Bezeichnung der neuen Beteiligtenliste.
3. Wählen Sie das Projekt, aus dem die Beteiligtenliste übernommen werden soll, bzw. klicken Sie auf die Taste 'Musterproj.', um die Liste aus dem Musterprojekt zu übernehmen.
4. Wenn mehrere Beteiligtenlisten im gewählten Projekt vorhanden sind, wählen Sie im nachfolgenden Dialog die gewünschte Liste aus.
5. Prüfen Sie und ändern bei Bedarf die neue Liste.

Beteiligtenliste drucken
Um eine Liste mit allen Projektbeteiligten und den dazugehörigen Adressinformationen auszudrucken, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie im Baustein 'Projekte' das gewünschte Projekt aus und klicken dann auf 'Beteiligte' im Navigationsbereich.
2. Wählen Sie die gewünschte Liste aus. Kontrollieren Sie die angezeigte Liste, klicken Sie auf den Drucker im Kopfbereich.

Enthält die Beteiligtenliste mehrere Ansprechpartner der gleichen Firma und werden diese nacheinander aufgeführt, dann wird nur beim ersten Ansprechpartner oder Firma die Anschrift angezeigt. Bei den folgenden Ansprechpartnern werden diese mit zugehöriger Firma aber ohne Anschrift angedruckt.

Beteiligte im Baustein 'Adressen' anzeigen
Um alle Adressen (bzw. Ansprechpartner) einer Projektbeteiligtenliste im Baustein 'Adressen' anzuzeigen, wählen Sie unter 'Funktionen' im Navigationsbereich die Option 'Adressen anzeigen'.
Damit kann z. B. aus einer Beteiligtenliste eine Projektadressgruppe erzeugt werden.
Versandinformationen des Beteiligten anzeigen
Sie können für jeden Beteiligten anzeigen, welche Pläne, Protokolle, Bautagebucheinträge, Berichte und Mängel ihm verschickt wurden.Klicken Sie hierfür den Beteiligten in der Beteiligtenliste an und wählen den gewünschten Punkt im Navigationsbereich aus:

• Pläne
• Protokolle
• Bautagebuch
• Berichte
• Mängel

Adressexport nach ORCA AVA
Wenn Sie für ein Projekt ORCA AVA Daten haben (nur bei Lizenz PRO ava X), können Sie Ihre Projektadressen in ORCA AVA übernehmen.
Legen Sie hierfür am besten eine eigene Projektbeteiligtenliste an, die alle zu exportierenden Adressen enthält und übernehmen Sie diese in ORCA AVA:

1. Wählen Sie in der gewünschten Beteiligtenliste 'ORCA AVA Export' unter 'Funktionen' im Kopfbereich.
2. Öffnen Sie anschließend das ORCA AVA Projekt und rufen die Projektadressen auf.
Die exportierten Adressen ersetzen ggf. vorhandene Adressen.
Adressen, die in ORCA AVA schon vorhanden sind und erneut exportiert werden, werden aktualisiert.

Beachten Sie, dass Adressen, die aus PROJEKT PRO importiert wurden, in ORCA AVA nicht geändert oder gelöscht werden können. Änderungen sollten Sie in PROJEKT PRO vornehmen und den Export erneut durchführen. Damit vermeiden Sie eine doppelte, fehleranfällige Pflege Ihrer Adressen.