Die Grunddaten zu den Projekten werden bausteinübergreifend organisiert. Sie ermöglichen eine genauere Beschreibung/Zuordnung des Projekts sowie eine detaillierte Untergliederung für die zukünftige Bearbeitung. Beispielsweise werden projektbezogene Schlagwörter für die Zuordnung der Korrespondenzen und Protokolle festgelegt. Ebenso kann festgelegt werden, wer Zugriff auf das Projekt haben soll.
Um die Projekt-Grunddaten zu ändern:
- Wählen Sie den Baustein 'Projekte' und suchen Sie nach dem gewünschten Projekt.
- Wählen Sie das gewünschte Projekt aus der Liste aus. Sie gelangen zu den Grunddaten des Projekts.
Projektort
Geben Sie bei Bedarf die Adresse des Projekts mit der dazugehörigen Gemarkung und Flur-Nummer an.
Projektdaten
Geben Sie ggf. ein Projektkürzel als zusätzliche Information oder Suchkriterium ein.
Unter 'Bezeichnung' können Sie die Projektbezeichnung ändern.
Ordnen Sie dem Projekt, falls erforderlich, einen Geschäftsbereich zu und tragen Sie ggf. eine genauere Beschreibung des Projekts ein.
Auftraggeber
Sie können dem Projekt den entsprechenden Auftraggeber zuordnen. Klicken Sie dazu auf das schwarze Symbol (Adressrecherche-Symbol). Wählen Sie den Auftraggeber aus der Liste oder klicken Sie auf 'Suchen', um ihn über die Adressrecherche zu finden.
Möchten Sie den Auftraggeber ändern, dann klicken Sie erneut auf das Adressrecherche-Symbol und ordnen eine andere Adresse zu. Zum Entfernen des Auftraggebers nutzen Sie das Entfernen-Symbol daneben.
Nach Zuordnung des Auftraggebers erscheint das Projekt im Baustein 'Adressen' bei der Adresse im Navigationsbereich 'Projekte (AG)'.
Um den Auftraggeber aus dem Projekt-Datenblatt aufzurufen, klicken Sie auf den Pfeil oben rechts.
Mitarbeiter
Wählen Sie den internen Projektleiter und die Projektmitarbeiter aus. Klicken Sie zur Auswahl der Projektmitarbeiter auf das Stift-Symbol und markieren Sie die gewünschten Benutzer.
Für diese Benutzer erscheint das Projekt in der Zeit- und Nebenkostenerfassung (bei Lizenz PRO controlling); steht für die Korrespondenzzuordnung zur Auswahl (bei Lizenz PRO management) und wird als aktuelles Projekt in der Projektliste angezeigt.
Bleibt die Projektmitarbeiterliste leer, wird das Projekt bei allen Benutzern als aktuell angezeigt.
Schlagwörter
Sie können Schlagwörter definieren, die das Projekt weiter untergliedern und denen Sie später Ihre Korrespondenz, Ihre Protokolle sowie Ihre Dokumente zuordnen können. So ist es möglich, z.B. in der Korrespondenz nach Briefen zu suchen, die zu einem Projekt gehören und nur einem bestimmten Schlagwort zugeordnet sind.
Solche Schlagwörter könnten z.B. sein:
Grundlagener mittlung, Vorentwurf, Entwurf, Genehmigung, Ausführung, Dokumentation, ...
Legen Sie ein neues Schlagwort an, indem Sie auf das Plus-Symbol klicken.
Möchten Sie ein Schlagwort umbenennen,klicken Sie auf das Stift-Symbol neben dem gewünschten Schlagwort. Das Schlagwort wird dann bei allen Kommunikationen, Dokumenten und Protokollen geändert, die ihm zugeordnet sind
Die Schlagwörterliste kann auch während der Korrespondenz-, Dokumentzuordnung oder Protokollerfassung ständig erweitert werden.
Markierungen
- Legen Sie fest, ob es sich um ein abrechenbares Projekt oder ein Innenprojekt handelt.
- Wählen Sie ggf. den aktuellen Projektstatus aus: 'Projekt in Vorbereitung', 'Projekt ruht' oder 'Projekt abgeschlossen'. Ist kein Status ausgewählt, dann ist der Projektstatus 'Aktuell'.
- Entscheiden Sie, ob eine Aufgabenerstellung, Zeit- und Kostenerfassung für dieses Projekt möglich ist (nur im Zusammenhang mit PRO tasks bzw. PRO controlling relevant).
- Mit der Markierung 'Übernahme der Projektaufgaben möglich' lassen Sie diese zu oder verbieten sie (nur im Zusammenhang mit PRO tasks relevant).
'To-do & Info-'Block
Im 'To-do & Info-'Block können Aktionen zum Projekt angelegt werden, Notizen hinterlegt und Dokumente gespeichert werden. Siehe hierzu auch das Kapitel 'To-do & Info'-Block.