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Projekte - Cloud Projektbeteiligte

Projekte - Cloud Projektbeteiligte

In PROJEKT PRO können Sie Firmen und Ansprechpartner den einzelnen Projekten zuordnen. Durch eine Verknüpfung mit dem Baustein 'Kontakte' können Sie auf die bereits angelegten Kontakte zugreifen.
In Beteiligtenlisten definieren Sie, welche Firmen und Personen zum jeweiligen Projekt gehören und deren Funktion im Projekt. Sie können mehrere Beteiligtenlisten zu einem Projekt anlegen, falls Sie z. B. in der Vorplanung andere Beteiligte benötigen als in der Ausführungsplanung.
Durch eine Untergliederung mit Nummern und Überschriften haben Sie die Möglichkeit, die Beteiligten logisch zu sortieren.
Im Musterprojekt (Baustein 'Einstellungen Management') können Sie Standard-Beteiligte und -Überschriften anlegen.

 

Beteiligtenliste anlegen oder bearbeiten
Um eine Beteiligtenliste anzulegen:

  1. Wählen Sie im Baustein 'Projekte' das gewünschte Projekt aus und klicken dann auf 'Beteiligte' im Navigationsbereich.

  2. Klicken Sie unter 'Funktionen' im Kopfbereich auf 'Beteiligtenliste hinzufügen'.

  3. Definieren Sie die Bezeichnung der Beteiligtenliste.

  4. Legen Sie die Beteiligten an (siehe unten).

Sollten Sie in einem Projekt mehrere Beteiligtenlisten haben, wechseln Sie zu einer anderen Liste, indem Sie auf die Bezeichnung der angezeigten Liste klicken und die gewünschte Liste auswählen.
Um eine vorhandene Liste zu umbenennen bzw. zu löschen, klicken Sie unter 'Funktionen' im Kopfbereich auf 'Beteiligtenliste umbenennen' bzw. 'Beteiligtenliste löschen'.

 

Beteiligte anlegen

  1. Möchten Sie eine neue Überschrift in der Beteiligtenstruktur anlegen, dann wählen Sie unter 'Funktionen' im Kopfbereich die Option 'Neue Überschrift'. Überschriften können zum Beispiel sein: Behörden, Planung, Ausführung usw. Beteiligte werden diesen Kategorien zugeordnet und in der Beteiligtenliste entsprechend sortiert angezeigt. Die Überschriften bestehen aus einer Nummer zur Sortierung und einer Bezeichnung.

  2. Wählen Sie anschließend 'Neuer Beteiligter' unter 'Funktionen' im Kopfbereich.

  3. Ordnen Sie mit der Nummer den Beteiligten der korrekten Überschrift zu. Tragen Sie die Funktion des Beteiligten ein.

  4. Um dem Beteiligten eine Adresse zuzuordnen, benutzen Sie 'Kontakt zuordnen' unter 'Funktionen' im Kopfbereich. Sie gelangen in die Adressrecherche. Benutzen Sie die Suchfelder, um die gewünschte Adresse zu finden. Sollten Sie nicht eine Firma, sondern einen Ansprechpartner auswählen wollen, dann klicken Sie auf die Pfeil-Taste vor der Adresse und wählen dann den Ansprechpartner aus. Klicken Sie die Adresse bzw. den Ansprechpartner an.
Die Adressdaten des Beteiligten können Sie jederzeit aus dem Beteiligten-Datenblatt aufrufen. Klicken Sie hierfür auf das Pfeil-symbol neben dem Namen der Firma bzw. des Ansprechpartners.

 

Beteiligtenliste-Beispiel
Tragen Sie in die erste Beteiligtenliste die Firmen bzw. Ansprechpartner ein, die am Projekt beteiligt sind:

  1. Überschrift 1
    1.1    Firma oder Ansprechpartner 1
    1.2    Firma oder Ansprechpartner 2

  2. Überschrift 2
    2.1    Firma oder Ansprechpartner 3

usw.
Diese Beteiligten können Sie dann als Teilnehmer oder Verantwortliche in Protokollen und Bautagebuch-Einträgen auswählen.

Wenn Sie den Baustein 'Bautagebuch' verwenden, legen Sie eine weitere Beteiligtenliste für die Ausführungsfirmen an:

  1. Firma 1

  2. Firma 2

usw.
Bei diesen Firmen setzen Sie überall den Haken 'Ausführungsfirma'. Sie stehen Ihnen dann als 'Ausführungsfirmen' für die Dokumentation des Bautagebuchs zur Verfügung.

 

Sortierung

Die Beteiligten in PRO cloud werden in einer einheitlichen, numerischen Reihenfolge angezeigt.

Sonderregel bei gleicher Nummer: Sollten Sie einem Beteiligten und einer Gruppe die gleiche Nummer geben, steht der Beteiligte immer zuerst.

Beispiel:

  • Beteiligter 1.1

  • Gruppe 1.1

    • Untergruppe 1.1.1

    • Beteiligter 1.1.2

  • Gruppe 1.2

  • Beteiligter 1.3

Druck: Die Sortierung wird in den Druckversionen 1.0 und 2.0 entsprechend ausgegeben.

 

Beteiligtengruppe in Beteiligten umwandeln

Sie haben die Möglichkeit, eine Beteiligtengruppe in einen einzelnen Beteiligten umzuwandeln.

Wenn Sie auf eine Beteiligtengruppe klicken, die mit einem Kontakt verknüpft ist, erscheint die Option 'Gruppe in Beteiligten umwandeln'. Der neue Beteiligte erhält automatisch die gleiche Nummer und Funktion wie die ursprüngliche Gruppe und nutzt den gleichen Kontakt.

Wenn die Beteiligtengruppe keine untergeordneten Beteiligten enthält, wird sie nach der Umwandlung automatisch gelöscht. Sollten in der Gruppe bereits Beteiligte hinterlegt sein, bleibt die Gruppe bestehen.

Beispiel: 

Sie haben die Gruppe '1.1 Generalunternehmer (Kontakt: Max Mustermann GmbH)'. Ein Klick darauf zeigt die Option 'Gruppe in Beteiligten umwandeln'. Nach Bestätigung wird ein neuer Beteiligter „1.1 Generalunternehmer" mit dem Kontakt erstellt, und die leere Gruppe wird entfernt.

Beteiligtenliste / Beteiligtengruppe löschen

Nicht mehr benötigte und fälschlicherweise angelegte Beteiligtenlisten und Beteiligtengruppen lassen sich entfernen, sofern die enthaltenen Beteiligten in keinem anderen Datensatz verwendet werden. Dies vereinfacht die Beteiligtenverwaltung. Das Löschen steht im Baustein Projekte / Reiter Beteiligte sowie im Baustein Einstellungen Management / Projektvorlage / Reiter Projektbeteiligte zur Verfügung.

Ist ein enthaltener Beteiligter noch verknüpft, erscheint beim Löschen der Beteiligtenliste oder Beteiligtengruppe eine allgemeine Fehlermeldung. Beim Löschen eines einzelnen Beteiligten nennt eine detaillierte Meldung die betroffenen Datensätze inklusive einem Direktlink zum referenzierten Datensatz.