Die Systemkonfiguration enthält globale PROJEKT PRO Einstellungen und Funktionen, die ausschließlich vom Administrator ausgeführt werden dürfen.

Um die Systemkonfiguration aufzurufen:

1. Öffnen Sie den Baustein 'Einstellungen (Basis)'.

2. Klicken Sie auf 'Systemkonfiguration' im Navigationsbereich

HOAI-Daten einlesen (nur bei Baustein 'Aufgaben' relevant

Die Aufgaben, welche die HOAI 2009 und 2013 zur Erfüllung der Leistungsphasen vorgibt, können über die Option 'HOAI-Daten einlesen' unter 'Funktionen' im Kopfbereich eingelesen werden. Diese finden Sie im heruntergeladenen PROJEKT PRO Paket im Unterordner 'Extras' oder auf unserer Internetseite www.projektpro.com.

Systeminformationen drucken

Wenn Sie genaue Systeminformationen bzgl. des lokalen Rechners und der verwendeten Datenbank PROJEKT PRO benötigen, können Sie diese wie folgt anzeigen bzw. drucken:

1. Wählen Sie den Baustein 'Einstellungen' und anschließend 'Systemkonfiguration' im Navigationsbereich.

2. Klicken Sie im Kopfbereich auf das Drucker-Symbol.

3. Es öffnet sich die Seitenansicht mit den Systeminformationen, die Sie nun als PDF speichern oder ausdrucken können.

Halten Sie diese Informationen insbesondere bei der Kommunikation mit dem Support von PROJEKT PRO bereit.

Leistungsprüfung Begriffserklärung

Server

Administratoren von PRO server Installationen stehen mehrere Möglichkeiten zur Einstellung und Kontrolle des Serverbetriebs zur Verfügung.
Um sie aufzurufen:

1. Wählen Sie den Baustein 'Einstellungen (Basis)'.

2. Klicken Sie auf 'Systemkonfiguration' und anschließend 'Server' im Navigationsbereich.

Für mehr Informationen zu diesen Angaben beachten Sie das Administrator-Handbuch.

Software-Update

Legen Sie hier fest, wie oft auf PROJEKT PRO Updates geprüft werden soll bzw. klicken Sie auf 'Jetzt prüfen', um die Update-Prüfung gleich durchzuführen.
Unter 'E-Mail-Benachrichtigung Auto-Update' können Sie die E-Mail-Kontodaten des Administrators eintragen, der nach Durchführung des Updates informiert werden soll. Wählen Sie außerdem, ob aktive PROJEKT PRO Clients im Update getrennt werden sollen, wenn diese das Update blockieren würden.

Zugangsdaten

In den Feldern 'FM-Server Benutzer' und 'FM-Server Passwort' müssen die Zugangsdaten der FileMaker Admin Console eingegeben werden. Diese werden von PROJEKT PRO für verschiedenste Aktivitäten wie z. B. die automatische Software-Aktualisierung und die Synchronisierung benötigt. Der Server prüft alle 24 Stunden, ob Benutzername und Kennwort für die FileMaker Server Admin Console korrekt eingegeben wurden und gibt sein Ergebnis im Feld 'Prüfung' aus.

FileMaker Server

In diesem Block werden folgende Informationen zu Ihrem FileMaker Server angezeigt:

• FileMaker Server Database Partition (Freier Festplattenspeicher auf dem Server)

• FileMaker Server Version

• Server Betriebssystem

• Server Zeitpläne (Liste aller Serverzeitpläne für Sicherung und Wartung)

Beachten Sie, dass die Informationen zum FileMaker Server nur alle 24 Stunden (Nachts) geprüft und aktualisiert werden. Falls die Prüfung früher erfolgen soll, wählen Sie die Funktion 'Server-Prüfung'.

Server-Prüfung gleich durchführen

Der Server prüft alle 24 Stunden die Zugangsdaten für die FileMaker Server Admin Console sowie die Informationen Ihres FileMaker Server und aktualisiert die Anzeigefelder. Wenn der Server früher geprüft werden soll, verwenden Sie die Funktion 'Server-Prüfung' unter 'Funktionen' im Kopfbereich.

Mobile Zeiterfassung

Zur Installation der mobilen Zeiterassung gehen Sie wie folgt um.

1. Nachdem Sie das SSL-Zertifikat am PRO server hinterlegt haben, melden Sie sich mit Admin-Rechten in PROJEKT PRO an.

2. Geben Sie hier Ihren Domäne an und klicken Sie auf 'Installieren'.

3. Die mobile Zeiterfassung ist nun installeirt.

4. Kopieren Sie den Link und geben Sie diesen in den Browser ein, um die mobile Zeiterfassung zu starten.

Drucke

Drucklayouts anpassen

PROJEKT PRO bietet die Möglichkeit, alle Drucke nach Ihren Wünschen anzupassen.

Druckanpassungen

Unter ‘Einstellungen Basic’ > ‘Systemsteuerung’ > ‘Ausgabe’ > ‘Design’ können haben Sie folgende Möglichkeiten, um Designs zu erstellen und verwalten.

• Es können unbegrenzt viele verschiedene Designs hinterlegt werden.

• Designs können deaktiviert werden, wenn sie bei neu generierten Ausdrucken nicht verwendet werden sollen. Ältere Versionen bleiben archiviert und weiter nutzbar.

• Es können alle Ausdrucke aus PROJEKT PRO mindestens mit Logo und Fußbereich versehen werden.

• Es ist möglich, Kombinationen von Unterschriften und Stempeln zu hinterlegen.

• Für jeden Benutzer kann eine Unterschrift hinterlegt werden.

• Betreff-Texte können unbegrenzt viele Zeilen aufnehmen.

• Der Abstand zwischen Betreff und Vortext ist in Zeilen einstellbar.

Wie funktionieren Design-PDFs?

Designs können als Hintergrund für Dateninhalte verstanden werden. Sie beinhalten Elemente, die sich sonst auf Briefpapieren vorgedruckt befinden. Z.B. Logo, Absender und andere fixe Gestaltugnselemente. Designs können darüber hinaus dynamische Texte wie Bearbeiter, Empfänger, Rechnungsnummer, Datum, Ihr Zeichen, Unser Zeichen etc. verarbeiten. Diese dynamischen Texte können als Variablen in der Form “<NameDerVariable>” in Designs eingebaut werden. Die Platzierung dieser Variablen bleibt ganz Ihnen überlassen.

Betreff und Vortext sind über Designs in Schriftstil, seitlichem Einzug, Tabulatoren und Text-Beginn oben an Ihr Design anpassbar. Sie werden im Druckprozess als obere Ebene mit dem Deckblatt-Design kombiniert und als PDF ausgegeben.

Alle anderen Dateninhalte wie Überschriften, Zahlen und andere Daten aus PROJETK PRO werden im Druckprozess als obere Ebene mit dem gewählten Design kombiniert und als PDF ausgegeben. Das Styling und die Position dieser Dateninhalte sind nicht beeinflussbar. Für Ihre individuelle Gestaltung hält PROJEKT PRO fixe Bereiche frei. Über den Design-Typ “Datenblätter” können Sie für diese Drucke Ihre Gestaltung als PDF hinterlegen.

Arbeiten mit Designs

Für alle Ausdrucke aus PROJEKT PRO sind Standard-Designs vorinstalliert. Eigene Designs werden im blauen Baustein Einstellungen Basic / Ausgabe / Designs verwaltet. “+” fügt ein neues Design hinzu. Das neue Design ist jeweils einem Design-Typen (Deckblatt, Datenblatt oder Signatur) und einem Bereich (Auftrag, Angebot, Rechnung oder Brief) esign angepasst. Beim Nächsten Ausdruck aus diesem Bereich ist das Design verfügbar.

1. Deckblatt für Auftrag, Rechnung, Angebot oder Kommunikationen

   1. Deckblatt (PDF): Seite 1 bei . Deckblatt-Design-PDFs beinhalten neben statischen Elementen wie Logo, Absender und Hintergrund-Grafik variable Elemente wie Empfänger, Briefkopf, Datum, Ihr Zeichen, Unser Zeichen udgl. (Hier eine vollständige Liste der Variablen)
      Design-PDFs können in jeder Software erstellt werden, die PDFs ausgeben kann. Wichtig ist nur, dass die Dokumentformate (DIN A4 hoch, DIN A4 quer, DIN A3 quer) eingehalten werden und, dass Variablen Fehlerfrei getippt und in der korrekten Ausrichtung eingebaut werden. Vorlagen und Beispiele stehen hier zum Download bereit.

      Textformatierung für Betreff und Vortexte

      Betreff und Vortext können mit beliebiger, voneinander unabhängiger Schriftart definiert werden. Tabulatoren und seitliche Einzüge sind unabhängig vom Vortext wählbar. Dazu markieren Sie den zu formatierenden Textbereich. Es erscheint im Kopfbereich des Design-Fensters Ihr Formatierung-Lineal. Hier können Sie durch seitliches Ziehen der grauen Dreiecke die seitlichen Einzüge verändern. Klicken sie im Formatierungs-Lineal ins Lineal um Tabulatoren zu setzen. Bei gehaltener Maustaste wird der Tabulator direkt im Lineal gesetzt. Doppelklick öffnet einen Dialog zur exakten Einstellung aller Tabulatoren dieses Textbereiches. Alternativ klicken Sie auf den Stift neben dem Titel “Absatz”. Hier können sie die Einzüge und Tabulatoren per Eingabe Millimetergenau setzen. Sie können hier nur die selben Tabulatoren für den gesamten Textbereich voreinstellen. Eine zeilenweise Einstellung ist später direkt im Deckblatt jedes einzelnen Ausdruckes möglich.

      Der Abstand des Betreffs zum oberen Blattrand kann per Eingabe auch mit Nachkommastellen zwischen 85 mm und 150 mm gewählt werden. Der Abstand zwischen Betreff und Vortex kann in Zeilenschaltungen von min. 1 bis 6 Zeilen eingestellt werden.
      
      

   2. Folgeblatt (PDF): Seite 2 und ggf. folgende Fortsetzungsseiten zum Deckblatt. Hierfür können Sie ein separates Design-PDF mit abweichender Gestaltung hinterlegen. Es wird automatisch die Textformatierung des Vortextes aus dem Deckblatt übernommen.

2. Datenblatt (PDF): Seiten, die Zahlen und Daten beinhalten. Die Design-PDFs für alle Seiten dieses Typs können rechts oben sowie im Fußbereich Elemente wie Logo, Seitennummerierung oder jede der Variablen enthalten. Alle anderen Bereiche auf Datenblättern bleiben in Schrift und Gestaltung unveränderbar.

   
   

3. Signatur (PNG): Signaturen werden im Allgemeinen als Design-Typ behandelt. Eine Besonderheit ist das maximale Maß (210 mm B x 40 mm H). Best Practice: Einscannen, weiße Bereiche der Grafik mit Apple Vorschau o.ä. freistellen und als PNG abspeichern. Die gewünschte Signatur kann dann beim Druckvorgang individuell gewählt werden. Diese Funktion kann auf unterschiedliche Art und Weise genutzt werden:

   1. Als statische Grafik (Stempel mit oder ohne Unterschrift oder auch nur Unterschrift).

   2. Als statische Grafik kombiniert mit Text, der ebenfalls variable Inhalte verarbeiten kann

   3. Als reiner Text, der ebenfalls auch variable Inhalte wie <Datum> verarbeiten kann

Design-Variablen

Über Variablen lassen sich besondere Inhalte aus PROJEKT PRO ausgeben. PROJEKT PRO ersetzt alle im Design-PDF vorhandenen zugelassenen Variablen beim Druckvorgang. Variablen gibt es in den 3 Textausrichtungen “…Left”, “…Center” und “…Right”. Sie können nur einzeilig und einzeln verwendet werden und müssen einem Begriff aus der Variablen-Übersicht entsprechen. Eine Kombination von mehreren Variablen in einer Zeile führt möglicher Weise nicht zum gewünschten Ergebnis, weil jede Variable nur an Ihrer eigenen linken oder rechten Kante bzw. an Ihrem Zentrum ausgerichtet wird.

Eine Liste aller aktuellen zugelassenen Variablen finden Sie hier:

Erstellen von Ausdrucken mit Designs

Beim ersten Auslösen eines Ausdruckes aus einem Angebot, einem Auftrag, einer Rechnung oder aus einer Kommunikation werden Sie aufgefordert, das zu verwendende Design, eine Signatur und ein Profitcenter zu wählen. Die Einstellung bleibt ab diesem Zeitpunkt für jeden weiteren Druck gespeichert. Abhängig vom Status können Sie diese Einstellungen wieder ändern. Betreff und Vortext werden aus den Stammtexten übernommen und passend zum gewählten Design formatiert. Der Text kann nun ggf. final bearbeitet und schließlich gedruckt dwerden. PROJEKT PRO generiert standardmäßig eine PDF-Datei und öffnet sie in Ihrer Standard-Anwendung für PDFs zur weiteren Verarbeitung.

Open	Um alle Textformatierungen auf Ihre Design-Voreinstellungen zurückzusetzen, klicken Sie auf die Pipette.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für das Erstellen von PDF-Design-Vorlagen finden Sie hier:

Open

Ebenso finden Sie auf YouTube ein Video dazu: DRUCKVORLAGEN

Wartungsaufgaben

Um die Wartungsaufgaben anzuzeigen:

1. Wählen Sie den Baustein 'Einstellungen (Basic)'.

2. Klicken Sie auf 'Systemkonfiguration' und anschließend 'Wartungsaufgaben' im Navigationsbereich.

Bei den 'Wartungsaufgaben' handelt es sich um eine Liste aller auszuführenden Arbeiten an Ihrem PROJEKT PRO. Diese Aufgaben können der täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Wartung dienen. Ebenso laufen die 'Software- Aktualisierung' und andere Jobs über diese 'Wartungsaufgaben'.

Die Aufgabenliste wird von oben nach unten und ab der 'nächsten Ausführung' abgearbeitet. Im Multiuser-Betrieb erledigt dies der FileMaker Server mit den voreingestellten Zeitplänen. Zur Konfiguration dieser Zeitpläne beachten Sie das Administrator-Handbuch. Im Singleuser- und Demobetrieb werden beim Beenden von PROJEKT PRO die geplanten Aufgaben aufgelistet. Sie können entscheiden, ob diese Aufgaben nun ausgeführt werden sollen.

Durch den Klick auf 'Jetzt Ausführen' unter 'Funktionen' im Kopfbereich wird bei allen Wartungsaufgaben die 'Nächste Ausführung' auf 'Jetzt' gesetzt. Sobald das nächste Wartungsscript läuft, werden diese Aufgaben erledigt. Sollte bei einer Aufgabe ein Fehler aufgetreten sein, können Sie diese über das Löschen-Symbol entfernen.