Kommunikation aus Kommunikationsliste

Im Baustein 'Kommunikation' können Sie sich alle ein- und ausgehenden Briefe, Faxe, E-Mails, Telefonate und Gesprächsnotizen adressunabhängig anzeigen lassen, bearbeiten oder neue Korrespondenzen anlegen.
Sie können Ihre gesamte Kommunikation über den Baustein 'Kommunikation' abwickeln. Jede Kommunikation kann einer Adresse und einem Projekt zugeordnet werden, so dass Sie sowohl über den Baustein 'Adressen' als auch über den Baustein 'Projekte' auf dieselben Informationen zugreifen können. Sollte eine E-Mail keiner Adresse zugeordnet sein, so wird die E-Mail-Adresse in eckigen Klammern ins Feld 'Adresse' geschrieben.

Kommunikationen suchen und filtern
In der Kommunikationsliste des Bausteins 'Kommunikation' können Sie nach Kommunikationen suchen. Es stehen Ihnen die Schnellsuche sowie die detaillierte Suche zur Verfügung. Beachten Sie hierzu das Kapitel Suchfunktionen.
Besonderheit: Wenn Sie nach Text mit Sonderzeichen suchen, z. B. nach einer E-Mail-Adresse, die ein '@' enthält, müssen Sie den gesamten Suchbegriff (hier: die E-Mail-Adresse) in Anführungszeichen setzen!
Sie haben außerdem die Möglichkeit, die angezeigten Kommunikationen nach vorgegebenen Kriterien innerhalb der Spalten filtern zu lassen. Beachten Sie zum Umgang mit den Filtern das Kapitel Sortieren und Filtern.

Neuen Brief, Fax oder E-Mail erstellen
Um einen neuen Brief, Fax oder E-Mail zu erstellen:

1. Klicken Sie im Baustein 'Kommunikation' auf 'Funktionen' im Kopfbereich und wählen anschließend die Option 'Neue Korrespondenz'. Ändern Sie ggf. den Kommunikationstyp. Welcher Kommunikationstyp standardmäßig verwendet wird, können Sie in den Benutzer-Einstellungen definieren.
2. Ordnen Sie die Korrespondenz ggf. einem Projekt zu. Wenn in den Standort-Einstellungen der 'automatische Betreff' aktiviert wurde, wird das Feld 'Betreff' automatisch mit dem voreingestellten Wert (z. B. Projektnummer und -bezeichnung) befüllt.
3. Ordnen Sie die Korrespondenz ggf. Schlagwörtern zu oder legen Sie bei Bedarf ein neues Schlagwort an (zur Benutzung der Schlagwörter beachten Sie das Kapitel Projekt-Grunddaten).
4. Sie haben die Möglichkeit, die Kommunikation mehreren Adressen zuzuordnen. Klicken Sie hierfür auf das Adressrecherche-Symbol oberhalb der Betreffzeile bzw. rechts im Block 'Adressen'. Finden Sie die gewünschten Adressen bzw. Ansprechpartner (verwenden Sie ggf. die Standard-Suche oder detaillierte Suche unter dem Lupen-Symbol) und markieren diese.
Mehr Informationen zur Adresszuordnung finden Sie im Kapitel Kommunikationsfenster.
Alternativ können Sie die Adresse manuell eingeben. In diesem Fall wird bei Briefen und Faxen keine automatische Verknüpfung zur Adresse hergestellt.
5. Vervollständigen Sie Ihre Angaben ('Datum', 'Ihr Zeichen', 'Unser Zeichen' usw.) und verfassen die Kommunikation. Beachten Sie hierzu das Kapitel Kommunikationsfenster.

Neue Gesprächsnotiz erstellen
Um eine neue Gesprächsnotiz zu erstellen:

1. Klicken Sie im Baustein 'Kommunikation' auf 'Funktionen' im Kopfbereich und wählen die Option 'Neues Gespräch'.
2. Die Angaben 'Datum' und 'Uhrzeit' werden automatisch in die Gesprächsnotiz übernommen. Vervollständigen und bearbeiten Sie diese Angaben nach Ihren Wünschen und geben Sie die weiteren Gesprächsinformationen in das Datenblatt ein. Ordnen Sie die Gesprächsnotiz anschließend einer Adresse zu. Beachten Sie hierzu das Kapitel Kommunikationsfenster.

Eingegangener Brief/Fax
Um eine eingegangene Kommunikation zu erfassen:

1. Klicken Sie im Baustein 'Kommunikation' auf die 'Funktionen' im Kopfbereich und wählen anschließend die Option 'Neuer Eingang'.
2. Pflegen Sie die Daten ein und ordnen Sie das eingescannte oder externe Dokument (jpg, pdf, doc, ...) zu. Beachten Sie hierzu das Kapitel Kommunikationsfenster.

Einzelne Kommunikation bearbeiten oder löschen

1. Klicken Sie auf den Baustein 'Kommunikation' und wählen Sie mithilfe der Suchfunktion die Korrespondenz aus, die Sie bearbeiten möchten.
2. Klicken Sie auf das Löschen-Symbol, um die Kommunikation zu löschen bzw. auf die Kommunikation selbst, um in das Kommunikationsfenster zu gelangen und die Kommunikation zu bearbeiten.

Mehrere Kommunikationen bearbeiten oder löschen
Mit der Bearbeiten-Funktion des Bausteins 'Kommunikation' können Sie mehrere Kommunikationen in einem Schritt:

• löschen,
• senden,
• als 'gelesen' markieren und
• einem Projekt bzw. Schlagwörtern zuordnen.

Gehen Sie hierfür folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf den Baustein 'Kommunikation' und lassen Sie mithilfe der Suchfunktionen eine Kommunikationsauswahl anzeigen.
2. Wählen Sie unter 'Funktionen' im Kopfbereich die Option 'Bearbeiten'.
3. Es stehen Ihnen verschiedene Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung. Sie können einzelne Korrespondenzen markieren oder die Funktionen im Kopfbereich verwenden, um alle Kommunikationen zu markieren, zu demarkieren oder gesetzte Markierungen umzukehren.
4. Mit den Befehlen in der Fußleiste bestimmen Sie, was mit den markierten Kommunikationen geschieht: 

• 'Markierte anzeigen': in der Kommunikationsliste werden nur die markierten Korrespondenzen angezeigt.
• 'Markierte bearbeiten': entscheiden Sie im Dialog, ob die Kommunikationen gelöscht, versendet, als gelesen markiert oder einem Projekt zugeordnet werden sollen.
Bei der Option 'Projekt zuordnen' wählen Sie im Folgedialog das gewünschte Projekt aus. Klicken Sie dann auf 'Nur Projekt', um die Bearbeitung abzuschließen oder auf 'Schlagwort', um die Kommunikationen zusätzlich einem Schlagwort zuzuordnen. Wählen Sie in diesem Fall ein Schlagwort aus der Liste aus oder legen Sie ein neues Schlagwort über die Taste 'Neu' an.

E-Mails auswerten
Wenn mit dem automatischen Senden und Empfangen von PRO server oder PRO server small office gearbeitet wird, werden die E-Mails in der Datei 'pp_data' von PROJEKT PRO gespeichert. Sobald die E-Mail geöffnet wird, wird sie ausgewertet und die Anlagen in der PROJEKT PRO Library ausgelagert.
Mit der Funktion 'E-Mails auswerten' können alle noch nicht geöffneten E-Mails auf einmal ausgewertet werden. Diese Funktion kann z. B. nach dem ersten E-Mail-Abrufs eines Kontos verwendet werden. Die Datei pp_data wird dadurch kleiner und die Performance von PROJEKT PRO wird verbessert.

1. Wählen Sie die Option 'Nicht ausgewertete E-Mails' unter dem Lupensymbol, um alle E-Mails zu finden, die ausgewertet werden sollen.
2. Klicken Sie auf 'Funktionen' im Kopfbereich und wählen die Option 'E-Mails auswerten'.