Verantwortlich: PROJEKT PRO - Supportteam
Stand: 18.11.2021

Einrichten von E-Mail Konten

Als zentrales Dokumentationsmedium unterstützt PROJEKT PRO alle projektrelevanten Entscheidungen und Übergaben. Um einen reibungslosen Einstieg in die Arbeit zu gewährleisten, empfiehlt sich ein umfassender und vollständiger Umstieg auf **PRO management**. So wird sichergestellt, dass alle aktuellen und zukünftigen Kommunikationen in PROJEKT PRO gefunden werden können.

Kategorie Management
erstellt am 26.04.2021 • 
zuletzt geändert am 26.04.2021
Artikel ID 22150106
gültig für PROJEKT PRO Versionen ab 10.4

Was ist vor dem Einrichten von E-Mail Konten in PROJEKT PRO zu beachten?

Jeder Kommunikation in PROJEKT PRO sind eine Adresse, ein Projekt und je nach Bedarf projektrelevante Schlagwörter zugeordnet. Diese Attribute sind wichtige Filter- und Suchkriterien.
Beim Abrufen von E-Mails prüft PROJEKT PRO, ob der Absender in den Adressen angelegt ist. Ist das der Fall, so wird die E-Mail direkt der Hauptadresse zugeordnet, so dass meist nur noch Projekt und Schlagwörter gewählt werden müssen.
Ältere E-Mails müssen nicht zwingend in PROJEKT PRO importiert werden, da sie nur einen Ausschnitt der Projekt- und Bürokommunikation darstellen.

POP3 oder IMAP?

POP3 lädt die E-Mails aus dem Posteingang des Servers herunter. Es findet kei- ne Synchronisation zwischen den Endgeräten und dem E-Mail-Konto statt. Daher eignet sich POP3 für Mitarbeiter, deren Hauptarbeitsplatz das Büro ist.
IMAP synchronisiert sämtliche Aktionen des E-Mail-Kontos auf allen Endgeräten. So greifen Sie von überall auf ein identisches E-Mail-Konto (Posteingang, -ausgang etc.) zu. Dies eignet sich insbesondere für Personen mit überwiegend externen Terminen (z. B. Projektleiter oder Bauleiter).

E-Mail für Projektleiter und Bauleiter (sonstige Mitarbeiter)

1. 1. E-Mail-Konto als IMAP-Konto einrichten, aber noch nicht aktivieren und automatisch abrufen lassen.
   2. Für 'Eingang’, 'Ausgang’ und 'Entwürfe’ die klassischen IMAP-Konten 'IN- BOX', 'SENT' und 'DRAFTS' auswählen.
   3. Die Postfächer 'INBOX’ und 'SENT’ sollten auf dem Mailserver bereinigt werden, um nur tagesaktuelle E-Mails beim ersten Abruf in PROJEKT PRO zu erhalten. Hierzu werden Archivordner für die vorhandene E-Mail-Korrespondenz angelegt (z. B. 'Eingang bis [DATUM]' und 'Gesendet bis [DATUM]’).
   4. Danach kann das Konto aktiviert und der Auto-Abruf eingerichtet werden.

E-Mail für Geschäftsführer

Die E-Mails der Mitarbeiter haben meist direkten Projektbezug und sind somit allen Mitarbeitern innerhalb der Projekte oder über die Adresse zugänglich. Daneben gibt es bei Geschäftsführern auch vertrauliche oder private E-Mails, die idealerweise außerhalb von PROJEKT PRO, nicht von Mitarbeitern einsehbar, behandelt werden.

Variante 1

Alle E-Mails werden im Eingang in PROJEKT PRO abgerufen, aber in der Sichtbarkeit gesperrt und somit nur für den Geschäftsführer sichtbar. Hierzu wird das Kürzel des Geschäftsführers in den Kontoeinstellungen unter 'Sichtbarkeit' eingetragen.
Diese Vorgehensweise ist für Geschäftsführer geeignet, die geschäftliche und private E-Mail-Adressen trennen und es wenig vertrauliche Korrespondenz gibt.

Variante 2

E-Mails werden mit dem gewohnten E-Mail-Programm (z. B. Apple Mail oder Outlook) empfangen und geschrieben. Projekt-E-Mails werden idealerweise in PROJEKT PRO geschrieben, können aber auch im gewohnten Programm verfasst werden.
Auf dem Mailserver werden in der obersten Hierarchie eigene Ordner für 'Eingang', 'Ausgang' und 'Entwürfe' angelegt. Der Eingangsorder sollte mit 'PROJEKT PRO' benannt werden. Darunter können Unterordner mit der Projektnummer angelegt werden. Die Ordner für 'Gesendet' und 'Entwürfe' können frei benannt werden - ohne Unterordner.
Achtung: Der Ordner 'PROJEKT PRO' darf kein Unterordner von 'INBOX' sein!
Beim Empfang einer Projekt-E-Mail sollte diese mindestens in den Ordner 'PROJEKT PRO' verschoben werden - besser in einen der Projekt-Unterordner. Beim Abruf in PROJEKT PRO wird die Eingangs-E-Mail dem Projekt und, wenn vorhanden, der Adresse des Empfängers zugeordnet. Sie steht somit allen im Projektteam zur Verfügung. In PROJEKT PRO wird idealerweise noch ein Schlagwort zugewiesen.
Wird eine E-Mail außerhalb von PROJEKT PRO versendet, muss sie in den hierfür bestimmten Ordner verschoben werden, z. B. 'PROJEKT PRO Aus’. Dieser E-Mail sollte in PROJEKT PRO ein Projekt und Schlagwort zugewiesen werden.
Bei Variante 2 ist es nicht notwendig, die Ordner 'INBOX' und 'SENT' vor dem ersten Abruf zu bereinigen / archivieren.