Projekte

Um die allgemeinen Projekteinstellungen anzuzeigen:

1. Wählen Sie den Baustein 'Einstellungen'.

2. Klicken Sie auf 'Grunddaten' und anschließend 'Projekte' im Navigationsbereich.

(SCREENSHOT)

Projektnummernkreis

Hier können Sie festlegen, wie sich die Projektnummer zusammen setzt und ob sie geändert werden darf.
Wenn Sie mit dem Projektnummernkreis arbeiten möchten, wählen Sie die Option 'Projektnummernkreis verwenden' und definieren die Syntax der Projektnummern:

• Die 'Letzte Nr' ist die zuletzt vergebene Nummer. Sie wird bei jedem weiteren Projekt um 1 hochgezählt.
• Die Stellen definieren die Länge der Nummer und somit die Füllnullen.
• Legen Sie das Format fest. Dafür stehen Ihnen Variablen zur Verfügung. Die Nummern setzen sich aus dem Format und der laufenden Nummer zusammen. Beispiel:
• Letzte Nr: 72
  Stellen: 5
  Format: 15-
  Die nächste Projektnummer ist 15-00073.
• Wählen Sie die Option 'Ausnahmen zulassen', wenn Ausnahmen in der Nummerierung zugelassen sind und Projekte bei Bedarf frei nummeriert werden dürfen.

Für eine bessere Übersichtlichkeit und Anzeige in PROJEKT PRO empfehlen wir kurze Projektnummern.

Projektanlage und -abschluss

• Neue Projekte automatisch in Vorbereitung - Bei der Neuanlage von Projekten wird automatisch der Status 'Projekt in Vorbereitung' gesetzt. Diese Einstellung greift nur bei normalen Projekten. Innenprojekte haben nach Anlegen den Status 'Aktuell'.
• Bei Abschluss von Projekten und Aufträgen automatisch die Eingabe von Zeiterfassung verhindern - Beim Abschluss von Projekten und Aufträgen wird die Möglichkeit der 'Aufgabenerstellung, Zeit- und Kostenerfassung möglich' automatisch entfernt.
• Projektleiter automatisch eintragen bei Anlage neuer Projekte - Der Benutzer, der das Projekt anlegt, wird in den Projektdaten automatisch als Projektleiter festgelegt.
• Neue Projekte automatisch mit Sichtbarkeit ausschließlich für eingetragene Projektleiter setzen - Setzt den Default-Wert für die Neuanlage von Projekten im Controlling.

Umsatzsteuer

Tragen Sie den aktuell geltenden Umsatzsteuersatz ein. Dieser wird bei der Neuanlage von Ausschreibungen, Angeboten, Aufträgen, Rechnungen etc. voreingestellt

Wertelisten

In PROJEKT PRO können Sie sich verschiedene Wertelisten als Vorlage und Standard für die Eingabe von Briefanreden, Titel, Adresskategorien usw. zusammenstellen. Jeder Benutzer kann dann auf die gleichen Einstellungen zugreifen

Die Standard-Wertelisten können Sie ergänzen und bearbeiten. Achten Sie darauf doppelte Einträge zu vermeiden.

Um die Wertelisten zu überarbeiten:

1. Wählen Sie den Baustein 'Einstellungen'.

2. Klicken Sie auf 'Grunddaten' und anschließend 'Wertelisten' im Navigationsbereich.

3. Klicken Sie auf 'Wertelisten' und wählen die Werteliste aus, die Sie bearbeiten möchten.

4. Klicken Sie auf Funktionen im Kopfbereich und wählen die Option 'Neuer Eintrag', um neue Werte in der ausgewählten Kategorie hinzuzufügen.

(SCREENSHOT)

Beachten Sie, dass Änderungen der Wertelisten keine Auswirkungen auf die Einträge in den jeweiligen Bereichen selbst (z. B. Adressen) haben. In den Suchlayouts werden daher in den Wertelisten nicht diese Einstellungen angezeigt, sondern die tatsächlichen Werte.

Die in spitzen Klammern geschriebenen Variablen werden dabei jeweils durch die tatsächlichen Werte ersetzt.

Anrede

z. B.: Amt, Büro, Firma, Frau, Gemeinde, Herr usw.

 Titel

z. B.: Architekt, Dipl.Ing., Dr., Prof. usw.

Personenanrede

z. B.: Frau, Herrn usw.

Berufsbezeichnung

z. B.: Architekt, Architektin, Rechtsanwalt, Rechtsanwältin usw.

Briefanrede

z. B.: Liebe <FirstName>, Lieber <FirstName>, Sehr geehrte Damen und Herren, Sehr geehrter Herr <LastName>, Sehr geehrte Frau <LastName> usw.

Versandart

z. B.: Einschreiben, Päckchen, Paket, per Kurier usw.

Adresskategorie 1

z. B.: Auftraggeber, Lieferant, Planungspartner, Behörde, Gemeinde usw.

Adresskategorie 2

z. B.: Maler, Zimmerer, Vermessung, Telekom, Landratsamt, EDV-Firma usw.

Adresskategorie 3

 z. B.: Freiraumplanung, Innenarchitektur, Landschaftsplanung, Statiker, Abt. Hochbau usw.

 Adresskategorie 4

 z. B.: Europa, Deutschland, Süddeutschland, Bayern usw.

Planungsgenehmigungsstatus

z. B.: Abgelehnt, Genehmigt, Versendet usw.

Vertriebspersonen

Tragen Sie die Werte ein, die im Feld 'Vertriebsperson' der Angebotsdaten bzw. Auftrags-Einstellungen erscheinen sollen.

Stempeluhr-Einträge

Werte für das 'Notiz'-Feld in der Stempeluhr
z. B.: Mittagspause, Raucherpause, Besprechung

Aktionsbezeichnung

z. B.: Bearbeiten, Lesen, z. K. usw.

Textbausteine

Textbausteine sind häufig benötigte Texte, die man bausteinübergreifend in PROJEKT PRO per Drag and Drop verwenden kann.
Zur Strukturierung können die Textbausteine Kategorien und Unterkategorien bis zur 4. Ebene zugeordnet werden.

(SCREENSHOT)

Textbaustein anlegen

1. Wählen Sie den Baustein 'Einstellungen'.

2. Klicken Sie auf 'Grunddaten' und anschließend 'Textbausteine' im Navigationsbereich.

3. Wählen Sie unter 'Funktionen' im Kopfbereich die Option'Neue Vorlage' und vergeben Sie eine Nummer sowie eine Kurzbezeichnung für den Textbaustein.

4. Ordnen Sie diesen Kategorien zu. Klicken Sie hierfür in das Feld 'Kategorie'. Wählen Sie eine vorhandene Kategorie oder legen Sie eine neue Kategorie mit der Option 'Neu' an. Wählen Sie ggf. eine 2., 3. bzw. 4. Kategorie aus.

5. Erfassen Sie nun Ihren Text. Die Liste der Textbausteine kann nach Kategorien sortiert und gefiltert werden. Verwenden Sie für die Filterung die Trichter-Symbole.

Kategorie umbenennen

1. Ordnen Sie im Textbaustein-Datenblatt die gewünschte Kategorie dem Textbaustein zu.

2. Klicken erneut auf die Kategorie und wählen die Option 'Umbenennen'.
   Die Kategorie wird für alle ihr zugeordneten Textbausteine umbenannt.

Textbaustein einfügen

Um einen Textbaustein zu verwenden:

1. Rufen Sie über 'PP Tools' in der Menüleiste die Textbausteine auf. Es öffnet sich das Fenster 'Textbausteine'.
   Zur besseren Übersicht können Sie die Textbausteine nach Kategorien filtern. Verwenden Sie hierfür die Trichter-Symbole.
   Um den gesamten Inhalt des Textbausteins anzuzeigen, zeigen Sie mit dem Mauszeiger länger als eine Sekunde auf den betreffenden Textbaustein oder klicken Sie auf das Auge-Symbol.

2. Nutzen Sie Drag and Drop, um den gewünschten Textbaustein an eine beliebige Stelle Ihres Dokuments zu ziehen.

Umfelder

Die Umfelder sind Begriffe, die der Sortierung und Strukturierung der zu erledigenden Aktionen dienen. Jeder Benutzer kann bei der Anlage oder Zuordnung einer Aktion eigene Umfelder anlegen.
Die Umfelder, welche im Baustein 'Einstellungen' angelegt werden, stehen allen PROJEKT PRO Benutzern zur Verfügung (Standard-Umfelder).

(SCREENSHOT)

Um die Benutzer- und Standard-Umfelder anzuzeigen:

1. Wählen Sie den Baustein 'Einstellungen'.

2. Klicken Sie auf 'Grunddaten' und anschließend 'Umfelder' im Navigationsbereich.

3. Um ein Standard-Umfeld anzulegen, klicken Sie unter 'Funktionen' im Kopfbereich auf die Option 'Neues Umfeld'.
   Nicht mehr genutzte Umfelder (egal ob benutzerspezifische oder Standard-Umfelder) können über das Löschen-Symbol in der Umfeldzeile gelöscht werden.

Feiertage

Feiertags-Sets können an verschiedenen Stellen in PROJEKT PRO verwendet werden.
Die in PROJEKT PRO benötigten Feiertage können in diesen Pool eingetragen oder übernommen werden. Sie können auch ein vorhandenes Set duplizieren und ändern.

(SCREENSHOT)

Standard-Set übernehmen

1. Wählen Sie den Baustein 'Einstellungen'.

2. Klicken Sie auf 'Grunddaten' und anschließend auf 'Feiertage' im Navigationsbereich.

3. Wählen Sie unter 'Funktionen' im Kopfbereich die Option 'Standard-Set übernehmen'.

4. Wählen Sie das Standard-Set, aus dem die Feiertage übernommen werden sollen. Welche Feiertags-Sets Ihnen zur Verfügung stehen, hängt davon ab, welches Land beim Erstart von PROJEKT PRO ausgewählt wurde.

5. Prüfen Sie die Bezeichnung des neuen Sets.

6. Öffnen Sie das neue Set, um es zu prüfen und ggf. ändern.

Neues Feiertags-Set anlegen

1. Wählen Sie unter 'Funktionen' im Kopfbereich die Option 'Neues Feiertags-Set'.

2. Im neuen Fenster können über die Taste 'Neuer Feiertag' neue Feiertage für dieses Set angelegt werden.
   Über das Bearbeitungs-Zahnrad können Sie einzelne Feiertage löschen oder duplizieren.

Feiertags-Set duplizieren

1. Klicken Sie in der Zeile des gewünschten Feiertags-Sets auf das Bearbeitungs-Zahnrad und wählen die Option 'Duplizieren'.

2. Tragen Sie im Dialog die Bezeichnung des neuen Sets ein.

3. Öffnen Sie das Feiertags-Set und ändern Sie bei Bedarf die einzelnen Feiertage.

Feiertags-Set aktualisieren

1. Klicken Sie in der Zeile des gewünschten Feiertags-Sets auf das Bearbeitungs-Zahnrad und wählen die Option 'Feiertags-Set aktualisieren'.

2. Wählen Sie das Standard-Set, aus dem die Feiertage übernommen werden sollen.
   Das Set wird um die fehlenden Feiertage in der Zukunft ergänzt und der Zeitraum in der Liste der Feiertags-Sets wird aktualisiert.