Serienkorrespondenz

Die Serienkorrespondenz dient dazu, eine Korrespondenz an mehrere Empfänger zu verschicken oder auszudrucken, z.B. einen Weihnachtsbrief.

Dabei wird das Originaldokument (Brief, Fax, E-Mail) an eine festgelegte Auswahl von Adressen und Ansprechpartnern versandt oder mit den entsprechenden Empfangsadressen erstellt.

Um eine Serienkorrespondenz zu erstellen, müssen Sie zuerst das gewünschte Originaldokument (Brief, Fax, E-Mail) anlegen. Anschließend benötigen Sie eine Zusammenstellung von Adressen bzw. Ansprechpartnern, an die diese Korrespondenz verschickt werden soll. Dies können Sie über die Kontaktgruppen bzw. über eine normale Adress-Suche vornehmen.

Serienkorrespondenz ausdrucken/versenden

1. Erstellen Sie im Baustein 'Kommunikation' die Korrespondenz, die versendet werden soll.

2. Wählen Sie den Baustein 'Kontakte'.

3. Stellen Sie sich die gewünschten Empfangsadressen mithilfe der Suchfunktionen zusammen oder wählen Sie eine Kontaktgruppe.

4. Klicken Sie auf 'Serienkorrespondenz' unter 'Funktionen' im Kopfbereich.

5.   Bestätigen Sie die anschließende Meldung mit 'OK' und suchen Sie die Korrespondenz, die Sie an mehrere Empfänger verschicken möchten.

6.   Kontrollieren Sie nochmals den Korrespondenzinhalt. Wenn Sie eine personalisierte Anrede verwenden möchten, klicken Sie im Text an die gewünschte Stelle und fügen die Anrede über das Menü 'Variablen' ein. Klicken Sie anschließend auf 'Weiter', um die Serienkorrespondenz zu generieren.

7.   Handelt es sich bei der ausgewählten Korrespondenz um eine E-Mail, wählen Sie aus, ob die erzeugten E-Mails als Entwurf angelegt werden oder direkt in den Ausgang des E-Mail-Kontos gelangen sollen. Entwürfe können nochmals bearbeitet werden, bevor sie verschickt werden. E-Mails im Ausgang werden direkt versandt.

8.   In der Kommunikationsliste werden nun alle erzeugten Briefe, Faxe, E-Mails für die Serienkorrespondenz an die ausgewählten Adressen aufgeführt. Hier können Sie die einzelnen Korrespondenzen kontrollieren oder bei Bedarf individuell bearbeiten und verändern.
Hinweis: Wenn z. B. Adressen einer E-Mail-Serienkorrespondenz zugeordnet sind, diese aber keine E-Mail-Adresse haben, wird hier keine E-Mail erzeugt. Die fehlerhaften Adressen werden in der Adressgruppe 'Fehlerserienkorrespondenz' gespeichert.

9.    Um die komplette Serienkorrespondenz (Brief, Fax, E-Mail) auszudrucken, klicken Sie auf den Drucker im Kopfbereich.

10.   Sie sehen nun in der Druckvoransicht die Korrespondenz für die erste Empfängeradresse.
Prüfen Sie die Korrespondenz und klicken Sie oben rechts auf 'Fortsetzen'.

11.   Prüfen Sie die Druckeinstellungen. Klicken Sie auf 'Drucken' bzw. 'OK', um alle benötigten Briefe/Faxe/E-Mails für die verschiedenen Adressen auszudrucken.

12.    Um die Serien-E-Mails zu versenden, wählen Sie den Baustein 'Mail', wählen das E-Mail-Konto aus und verschicken die 'wartenden E-Mails' unter 'Funktionen' im Kopfbereich.