IMAP-Konto Einrichten

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Last updated: März 13, 2023
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Die Technologie IMAP ermöglicht es Ihnen, Ihre E-Mails auf Ihren mobilen und lokalen Geräten mit denen von PROJEKT PRO synchron zu halten. Änderungen Ihres E-Mail-Postfachs (Lesen, Beantworten, Löschen von E-Mails usw.) werden zentral aktualisiert und an die jeweiligen Geräte übermittelt (siehe hierzu das Kapitel E-Mails abrufen/importieren). Dies hat den Vorteil, dass Sie in PROJEKT PRO und auf Ihren mobilen Geräten den gleichen Datenstand besitzen.

Legen Sie in den Kontoeinstellungen fest, wie lange E-Mails mit dem Server synchronisiert werden sollen (z. B. 30 Tage). Geben Sie einen Archiveordner an, wenn die E-Mails nach der Servertrennung auf den weiteren Clients archiviert werden sollen. Entscheiden Sie, ob nach dieser Zeit die E-Mails automatisch vom Mailserver gelöscht werden sollen. Die E-Mails stehen dann weiterhin in PROJEKT PRO zur Verfügung, erscheinen jedoch nicht mehr an weiteren Clients. Damit verbessern Sie die Übersichtlichkeit an diesen Clients und die Performance bei der Kontosynchronisation.

POP3-Konto in ein IMAP-Konto konvertieren

  1. Wählen Sie den Baustein 'Einstellungen' (Management) und anschließend 'E-Mail-Konten' im Navigationsbereich. 
  2. Wählen Sie in der Listenansicht Ihr POP3-Konto aus.
  3. Klicken Sie im Kopfbereich auf 'Funktionen‘ und wählen die Option 'Konvertieren zu IMAP‘
  4. Lesen Sie den Hinweisdialog und bestätigen diesen mit 'OK‘.
  5. Tragen Sie in der Eingabemaske die Informationen für den IMAP-Server ein und bestätigen mit 'OK’. Das POP3-Konto wird anschließend in ein IMAP-Konto konvertiert.

Nach Konvertierung werden bereits versendete und Entwurfs-E-Mails am Mailserver mit PROJEKT PRO synchronisiert.
Bereits eingegangene E-Mails werden nicht synchronisiert, weil sie z.T. sowohl am Mailserver als auch in PROJEKT PRO vorhanden sind und dann doppelt erscheinen würden.
In PROJEKT PRO vor Konvertierung versendete E-Mails werden nicht synchronisiert. Entwürfe können bei Bedarf manuell synchronisiert werden. Rufen Sie hierfür die Entwurfs-E-Mail in PROJEKT PRO auf, verlassen Sie diese wieder und klicken im angezeigten Dialog auf 'OK'.

Neues IMAP-Konto anlegen

  1. Wählen Sie den Baustein 'Einstellungen' (Management) und anschließend 'E-Mail-Konten' im Navigationsbereich. 
  2. Im Kopfbereich klicken Sie auf 'Funktionen' und anschließend 'Neues Konto'. 
  3. Wählen Sie im nachfolgenden Dialog die Kontoart 'IMAP‘ aus.
  4. Klicken Sie auf den Bearbeitungsstift. Es öffnet sich ein neuer Dialog
  5. Geben Sie die Konto-Einstellungen ein. Die einzelnen Eingabeschritte werden durch rote Hinweise angezeigt.

Kontodaten IMAP

  • Geben Sie eine Beschreibung für den internen Gebrauch für das E-Mail-Konto an.
  • Geben Sie den Namen an, welcher mit der E-Mail- Adresse verschickt werden soll.
Beispiel: Wenn Sie 'Max Mustermann' als Name eintragen, wird 'Max Mustermann <mm@projektpro.de>' als Absender verschickt.
  • Geben Sie eine E-Mail-Adresse für das Konto an (z. B. mm@projektpro.de).
  • Geben Sie den Benutzernamen und das Passwort für das E-Mail-Konto an. Diese Informationen bekommen Sie von Ihrem Provider.
  • Geben Sie den SMTP-Server-Port und den IMAP-Server-Port ein.
  • Wählen Sie gegebenenfalls ein Authentifizierungs-Verfahren aus. Um Ihre Kunden und das Internet vor 'Spam'-E-Mails zu schützen, versehen viele Provider Ihre E-Mail-Konten mit einem so genannten Authentifizierungs-Verfahren. Erkundigen Sie sich deshalb, welches Verfahren Ihr Provider einsetzt.
  • Stellen Sie unter 'Timeout' ein Zeitlimit in Sekunden ein, wonach der Versuch, eine Verbindung zum Mailserver wiederherzustellen, abgebrochen wird.
  • Markieren Sie den Haken 'SSL', wenn Ihr Provider die sichere Übertragung unterstützt.
  • Wählen Sie den Eingangsordner, aus welchem die eingehenden E-Mails mit PROJEKT PRO synchronisiert werden sollen. Beachten Sie dabei, dass Sonderzeichen im Namen von IMAP-Ordnern nicht unterstützt werden.
  • Wählen Sie den Ausgangsordner, aus welchem die ausgehenden E-Mails mit PROJEKT PRO synchronisiert werden sollen.
  • Wählen Sie den Entwurfsordner, aus welchem die Entwurfs-E-Mails mit PROJEKT PRO synchronisiert werden sollen.
  • Wählen Sie den Sync-Ordner Archiv aus, in welchen die E-Mails nach dem Synchronisationszeitraum verschoben werden sollen. Dieser Ordner darf nicht 'Archiv' heißen.
  • Wählen Sie unter 'Zeitlimit IMAP Sync' die Synchronisationsdauer in Tagen. E.Mails, die das eingestellte Zeitlimit überschreiten, bleiben in PROJEKT PRO dauerhaft gespeichert. Sie werden beim Dienstleister gelöscht oder dort im PROJEKT PRO Archivordner archiviert..
Eine kürzere Dauer erhöht außerdem die Performance der Synchronisation.
  • Setzen Sie den Haken 'Ordner werden Punkt getrennt', wenn Ihr Mail-Provider die IMAP-Ordner nicht durch Schrägstriche, sondern Punkte trennt (z. B. INBOX-test). 
  • Setzen Sie den Haken 'E-Mails nach Zeitlimit beim Dienstleister löschen‘, wenn Sie möchten, dass die E-Mails nach dem zuvor eingestellten Synchronisationszeitraum gelöscht werden. Die E-Mails stehen dann weiterhin in PROJEKT PRO zur Verfügung, erscheinen jedoch nicht mehr an weiteren Clients. Diese E-Mails werden in PROJEKT PRO dementsprechend gekennzeichnet (siehe Kapitel Allgemeine Symbole im E-Mailer). Diese Option können Sie nicht wählen, wenn Sie einen Archivordner angegeben haben.

Über die Funktion 'IMAP-Ordner neu laden' unter 'Funktionen' im Kopfbereich kann die IMAP-Ordnerstruktur neu geladen werden. Damit wird die Auswahlliste für die Eingangs-, Ausgangs- und Entwurfsordner aktualisiert.

Test E-Mail senden
Mit dieser Funktion können Sie eine Test E-Mail an einen beliebigen Empfänger senden.

Weitere Angaben
Die Beschreibung folgender Einstellungen finden Sie im Kapitel POP3 und SMTP-Konto einrichten:

  • Konto aktiv
  • Kontosperre aktiviert
  • Im automatischen Senden und Empfangen berücksichtigen
  • Mitarbeiter
  • Automatische Zuordnung der E-Mails
  • Signaturen

Einstellungen im IMAP-Konto
In IMAP können spezifische Ordner angelegt werden, welche es ermöglichen E-Mails in PROJEKT PRO automatisch den entsprechenden Projekten zuzuordnen. Gehen Sie hierfür wie folgt vor:

  1. Legen Sie in Ihrem IMAP-Konto einen Ordner an:
  • Ort: IMAP-Server
  • Name: 'ProjektPro‘
  1. Bestimmen Sie einen Unterordner für die Projektzuordnung:
  • Ort: 'ProjektPro’
  • Name: ‚[ProjektNummer] + [ ] + beliebige Beschreibung‘ z.B. '210-01 Musterprojekt Wohnanlage‘
       

E-Mails, welche in dieses Postfach verschoben werden, ordnet PROJEKT PRO anschließend dem entsprechenden Projekt zu.