Verantwortlich: PROJEKT PRO - Supportteam
Stand: 21.02.2022

Kategorie Controlling
erstellt am 23.11.2022  zuletzt geändert am 26.06.2023
gültig für PROJEKT PRO Versionen ab 22.1

Einrichten von PROJEKT PRO zur Ausgabe von XRechnungen

Damit XRechnungen erstellt werden können müssen zuerst einige Einstellungen vorgenommen werden:

1. Öffnen Sie den Baustein 'Profitcenter' und wählen das Profitcenter aus. Füllen Sie Ihre eigenen Daten im Datenblatt aus.
   Beachten Sie, dass das jeweilige Landeskürzel 2-stellig ist. Deutschland = DE
   
   

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2. Öffnen Sie den Baustein 'Einstellungen Controlling' und wechseln Sie dort in den Bereich 'Auftrag'. Wählen Sie aus, welche Art von digitaler Rechnung Sie erstellen möchten.
   Im Abschnitt 'Zahlungsbedingungen' tragen Sie ein Zahlungsziel ein.
   Diese Einstellungen dienen als Standardauswahl, können aber jederzeit auftrags- oder rechnungbezogen geändert werden.
   
   

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3. Wechseln Sie nun in den Bereich 'Bankdaten' und hinterlegen Sie ein gültiges Bankkonto.
   
   

   
   
   

4. Öffnen Sie den Baustein 'Kontakte' und füllen Sie in den Abschnitten 'Name' und unter 'Finanzdaten' → 'Steuer und Finanzen' folgende Pflichtfelder aus:
   Name
   Straße
   Länderkürzel (2-stellig)
   PLZ
   Ort
   Es empfiehlt sich, auch die Felder 'UID', 'Bankverbindung' und 'Kundennummer' auszufüllen, da diese dann direkt in den Auftrag übernommen werden. Diese Daten können ebenfalls noch nachträglich im Auftrag geändert werden.
   
   

   
   
   

5. Erstellen Sie nun einen neuen Auftrag oder ergänzen einen bestehenden Auftrag.
   Im Bereich 'Daten' füllen Sie die Felder in den Blöcken 'Abrechnung' und 'XRechnung' aus.
   Im Block 'XRechnung' können Sie die generellen Modalitäten für den Auftrag festlegen, welche in der Rechnung selbst nochmals überschrieben oder eingetragen werden können. Die hier eingetragenen Daten werden in die Rechnung übernommen.
   Die Art der ausgewählten digitalen Rechnung bedingt die Pflichtfelder. Diese werden weiß hinterlegt und müssen gefüllt werden.
   Auftragnehmer ID: Es muss hier eine ID hinterlegt werden, dies kann z. B. auch eine Kundennummer sein. Wenn Ihnen hierzu nichts vorliegt, muss trotzdem ein Platzhalter wie z. B. '1' eingetragen werden.
   Auftraggeber ID: wie bei Auftragnehmer ID
   Leitweg ID: Diese wird Ihnen vom Rechnungsempfänger zur Verfügung gestellt (siehe auch Auftragnehmer ID)
   Zahlungsreferenz oder Verwendungszweck: Hier kann z. B. die Auftragsnummer erfasst werden.
   AN Ansprechpartner + Telefonnummer und E-Mail: Der Ansprechpartner aus Ihrem Haus, der für diese Rechnung oder den Auftrag zuständig ist.
   
   

   
   
   

6. Wechseln Sie nun in den Bereich 'Daten' → 'Kontakte'
   Die Adressen müssen aus dem Baustein 'Kontakte' übernommen worden sein. Nutzen Sie hierzu das markierte Symbol und lesen die Adresse in diesen Block ein.
   Die Adresse darf danach nicht mehr verändert werden. Bearbeiten Sie diese ausschließlich im Baustein 'Kontakte'.
   
   

   
   
   

7. Rechnung erstellen
   Nachdem Sie eine neue Rechnung erstellt haben, gehen Sie zu 'Rechnung > Daten'.
   Wählen Sie hier die digitale Rechnung aus.
   Wenn im Auftrag bereits die Daten erfasst wurden, sind keine weiteren Angaben außer ggfs. der Verwendungszweck nötig. Andernfalls muss hier im Block XRechnung die Daten, wie beim Auftrag angegeben hinterlegt, werden. Füllen Sie vor allem auch Ansprechpartner aus Ihrer Firma mit Telefonnummer und E-Mail aus.

8. Rechnung erzeugen
   Wurden die Daten alle korrekt eingetragen, kann nun eine E-Rechnung im Format XRechnung oder Facture X erstellt werden. Hierzu muss die Rechnung den Status “gestellt” erhalten
   Unter 'Rechnung - Digitale Rechnung' können Sie über das Zahnrad rechts

   • die PDF-Datei anzeigen, speichern oder löschen.

   • die XML-Datei - Anzeigen speichern oder löschen.