Freie Mitarbeiter

Verantwortlich: PROJEKT PRO - Supportteam
Stand: 21.02.2022

1 Möglichkeit 1: Der freie Mitarbeiter ist nicht Mitarbeiter im Controlling
2 Möglichkeit 2: Zeiterfassung über PROJEKT PRO

Kategorie Controlling
erstellt am 22.11.2022 •  zuletzt geändert am 22.11.2022
gültig für PROJEKT PRO Versionen ab 22.1

Wir gehen an dieser Stelle auf den tatsächlichen freien Mitarbeiter und das Verbuchen der realen Kosten ein. Wir zeigen Ihnen zwei Wege zum Umgang mit der Zeiterfassung und Einbuchen der Rechnungssummen. Natürlich können Sie die Kosten und Stundensätze auch ähnlich einem angestellten Mitarbeiter kalkulieren. Im Sinne eines konservativen Controllings sollte der kalkulatorische Stundensatz höher sein, als der zur Rechnung gestellte Einzelstundensatz des freien Mitarbeiters.

Möglichkeit 1: Der freie Mitarbeiter ist nicht Mitarbeiter im Controlling

Die Stunden werden durch den freien Mitarbeiter entsprechend der Auftragsstruktur in PROJEKT PRO erfasst und ausgewiesen.
D. h. der freie Mitarbeiter legt seiner Rechnung eine Stundenaufstellung nach Projekt/Auftrag/Teilleistung bei.
Diese Teilleistungssummen werden dann unter 'Projekt' → 'Auftrag' → 'Kosten' → 'Fremdkosten' gebucht. Unter Datum tragen Sie das Datum Ihrer Zahlung ein. Bitte beachten Sie, dass die Leistungen des freien Mitarbeiters auch im 'Auftrag' → 'internen Budget' für eine korrekte Darstellung der zur Verfügung stehenden Projektstunden berücksichtigt werden.
Sollten Stunden in einem Innenprojekt oder Innenauftrag (z. B. Wettbewerb) erbracht werden, wird auch hier der Auftrag gewählt und unter 'Kosten' → 'Fremdkosten' der Rechnungswert erfasst.

Ihr Vorteil: Der freie Mitarbeiter kann zwar Mitarbeiter im Management sein, belegt aber keine Controlling-Lizenz, da er nicht als MA angelegt wird und keine Zeiterfassung über PROJEKT PRO macht.
Da für den freien Mitarbeiter keine Stundensatzkalkulation in PROJEKT PRO erfolgt, kann auch keine Zeiterfassung über PROJEKT PRO stattfinden, Zeithonorare müssen einem anderen Mitarbeiter zugeordnet werden.

Möglichkeit 2: Zeiterfassung über PROJEKT PRO

Sie legen den freien Mitarbeiter als Mitarbeiter im Controlling an und weisen ihm im Baustein 'Mitarbeiter' eine Zeithonorar-Kategorie zu. Auf weitere Einträge in den Bausteinen 'Mitarbeiter' und 'Stundensätze' können Sie verzichten, da keine Stundensatzkalkulation erfolgen soll.
Somit kann der freie Mitarbeiter Stunden über PROJEKT PRO erfassen, diese werden intern kalkulatorisch aber nicht berücksichtigt. Ebenso können Zeithonorar-Stunden erfasst werden, die kalkulatorisch nicht extra erfasst werden. Kalkulatorisch werden die Kosten des freien Mitarbeiters auch hier wieder über die Fremdkosten erfasst.