E-Mail Aussendung an Projektadressgruppen (Fallbeispiel Ausschreibung)

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Last updated: Feb. 21, 2022
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Verantwortlich: PROJEKT PRO - Supportteam
Stand: 21.02.2022

Kategorie Management
erstellt am 12.08.2019 • zuletzt geändert am 12.08.2019
Artikel ID 21950103
gültig für PROJEKT PRO Versionen ab 10.4

In PROJEKT PRO gibt es eine effiziente Möglichkeit, E-Mail Aussendungen an mehrere Empfänger gleichzeitig zu verschicken und spätere Auswertungen vorzunehmen.

Vorgehensweise

  1. Legen Sie eine Projekt-Adressgruppe an
    Öffnen Sie den Baustein 'Adressen' und wählen über die Suchfunktion die Adressen der Empfänger aus, die z. B. eine Ausschreibung erhalten sollen.
    Wählen Sie 'Funktionen > Adressgruppe definieren > Neu > Projektspez.' . Selektieren Sie das Projekt, bestätigen mit OK und vergeben Sie einen Namen. Im Beispiel wurde neben der Adressgruppe für 'Ausschreibung Erdarbeiten' noch zusätzlich eine weitere Adressgruppe für 'Ausschreibung Rohbau' angelegt. So können Sie mehrere Untergruppen anlegen.

    Wollen Sie einen Adressdatensatz nachträglich hinzufügen, wählen Sie in den Adressen den entsprechenden Datensatz aus und öffnen die Adresse. Links im Menü unter 'Adressgruppen' können Sie über 'Funktionen >Adressgruppe zuordnen' die Projekt-Adressgruppe auswählen, in die er hinzugefügt werden soll.
  2. Erstellen Sie eine Kommunikation mit den relevanten Inhalten als Entwurf.
  3. Erstellen Sie einen Serienbrief an die projektbezogene Adressgruppe.
    Hinweis: Details zur Serienbrieferstellung finden Sie im Knowledgebase Eintrag 'Serienkorrespondenz'
    Natürlich ist es möglich, eine individuelle Anrede und - sofern Sie den Serienbrief als Entwurf speichern - individuelle Ergänzungen zu hinterlegen.
  4. Versenden Sie Ihre Nachricht an die Adressgruppe.

Auswertung

Erhält ein Handwerker den Zuschlag, hinterlegen Sie seine Adressdaten in dem entsprechenden Projekt in der Beteiligtenliste als ausführende Firma.

Rufen Sie den Adressdatensatz der Firma im Baustein 'Adressen' auf, so können Sie nun Folgendes schnell und einfach erkennen:

  1. Unter 'Adressgruppen' finden Sie die projektspezifischen Gruppen mit Hinweis auf das Projekt und in welchen Ausschreibungen die Firma bereits angesprochen wurde.

  2. Unter 'Projektbeteiligung' sehen Sie, in welchen Projekten die Firma und die Ansprechpartner als Beteiligte mit Funktionen hinterlegt sind.Dadurch haben Sie einen raschen Überblick, wie oft ein Handwerker in Ihren Ausschreibungen den Zuschlag erhalten hat.