Kontoeingang

Kontoeingang aufrufen
Um den Kontoeingang aufzurufen:

1. Öffnen Sie den Baustein 'Mail'.
2. Standardmäßig wird Ihnen die Liste aller aktiven E-Mail-Konten angezeigt. Klicken Sie auf das gewünschte Konto.
Falls das Konto inaktiv ist, entfernen Sie zuerst den Haken 'Konto aktiv' in der Titelzeile, um alle Konten anzuzeigen.
3. Klicken Sie auf 'Eingang' im Navigationsbereich.
   Alle eingegangenen, noch nicht gelesenen E-Mails des betreffenden E-Mail-Kontos werden in einer Liste angezeigt. Diese Liste ist nach Datum und Uhrzeit sortiert. Mit der Markierung 'Auch gelesene anzeigen' können Sie die Anzeige erweitern.
   Wenn in den Benutzer-Einstellungen ein 'Korrespondenzfilter in die Vergangenheit' festgelegt wurde, werden z. B. nur die E-Mails der letzten 30 Tage angezeigt. Zu erkennen ist der Filter an der Spaltenüberschrift 'Zeitraum'.
   Der Filter 'Datum' kann natürlich geleert werden, damit alle E-Mails des Kontos angezeigt werden. Klicken Sie hierzu auf die Spaltenbezeichnung 'Datum' und dann auf 'Alle'.

E-Mail-Zuordnung
Die Absenderadresse von eingehenden E-Mails wird mit der Adressdatenbank verglichen und bei Übereinstimmung wird die E-Mail automatisch der Adresse zugeordnet. Sollte eine E-Mail keiner Adresse zugeordnet sein, so wird die E-Mail-Adresse in eckigen Klammern ins Feld 'Adresse' geschrieben.
Die eingegangenen E-Mails können in der Liste sofort dem entsprechenden Projekt und Schlagwörtern zugeordnet werden (zur Benutzung der Schlagwörter beachten Sie das Kapitel Projekt-Grunddaten).

Status 'Gelesen'/'Ungelesen'
Mit einem Klick auf die gewünschte E-Mail können Sie diese anzeigen. Die E-Mail wird automatisch als 'Gelesen' markiert.
Wenn Sie die E-Mail wieder als 'ungelesen' markieren möchten (z. B. weil sie von einem Kollegen bearbeitet werden soll), klicken Sie in der E-Mail auf 'Funktionen' und wählen 'Als ungelesen markieren'.

Anlagen von eingehenden E-Mails öffnen oder speichern

• Sie können die angehängten Dateien einer eingehenden E-Mail öffnen, indem Sie auf das Klammer-Symbol im Bereich 'Anlagen' klicken. Mit einem Klick auf die Datei wird sie geöffnet.
• Soll die Anlage gespeichert werden, klicken Sie auf das Klammer-Symbol im Bereich 'Anlagen'. Anschließend klicken Sie auf das Speicher-Symbol und geben im folgenden Dialog einen Pfad an.

Administratoren finden unter 'Funktionen' den Befehl 'Anlagenordner öffnen', um den Anlagenordner in der PROJEKT PRO Library zu öffnen.

Eingehende E-Mails bearbeiten

1. Wählen Sie die gewünschte E-Mail im Eingang des entsprechenden Kontos aus.
Wenn eine E-Mail nicht komplett angezeigt wird, können Sie durch Ziehen an der rechten unteren Ecke das Layout vergrößern.
Sollte es sich um eine formatierte E-Mail (HTML-E-Mail) handeln, welche nicht korrekt angezeigt wird, klicken Sie auf 'Funktionen' im Kopfbereich und wählen die Option 'Als Text anzeigen'. Falls sich die Ansicht nicht verbessert hat, können Sie auch auf 'E-Mail neu auswerten' klicken.
Wenn Sie in einer HTML-E-Mail einem Link folgen, können Sie über die Funktion 'Gehe zu Startseite' wieder zurück zur E-Mail gelangen.
Über die Funktion 'Im Browser öffnen' können Sie eine HTML-E-Mail in Ihrem Standard-Browser anzeigen.
2. Klicken Sie ggf. in die Spalte 'Projekt' und wählen Sie ein Projekt aus der Drop-down-Liste aus, um die E-Mail zuzuordnen. Sollten Sie für das E-Mail-Konto ein Projekt in den Einstellungen festgelegt haben, wird automatisch die Projektnummer eingetragen. Im Baustein 'Projekte' können Sie nun diese E-Mail unter der Projektkommunikation finden.
3. Sie können die E-Mail außerdem projektspezifischen Schlagwörtern zuordnen (zur Benutzung der Schlagwörter beachten Sie das Kapitel Projekt-Grunddaten).
4. Sollte die E-Mail-Adresse des Absenders bereits in der Datenbank vorhanden sein, so ordnet PROJEKT PRO diese E-Mail automatisch der Adresse zu.
Falls dies nicht der Fall ist oder Sie die voreingestellte Adresse ändern möchten, klicken Sie in das Feld 'Adresse' und wählen über eine Recherche die passende Adresse aus. Die E-Mail kann nun jederzeit auch in der Kommunikationsübersicht der betreffenden Adresse abgerufen werden.
5. Möchten Sie die E-Mail mehreren Adressen zuordnen, dann klicken Sie auf die E-Mail, um sie zu öffnen. Klicken Sie auf das Adressrecherche-Symbol neben den Adressen und ordnen Sie eine oder mehrere weitere Adressen zu. Im Feld darunter wird Ihnen die Anzahl der zugeordneten Adressen angezeigt. Wenn Sie mit der Maus darauf zeigen, werden Ihnen die Namen mittels einer Quickinfo angezeigt.
6. Im 'To-do & Info'-Block können Sie die eingegangene E-Mail einem Mitarbeiter bzw. sich selbst auf 'Bearbeitung/Wiedervorlage' legen.

Beachten Sie zu der Bearbeitung eingehender E-Mails auch das Kapitel Kommunikationsfenster.

Eingehende E-Mails beantworten
Sie können in PROJEKT PRO eingehende E-Mails direkt beantworten und eine neue E-Mail mit dem Ursprungstext als Zitat anlegen:

1. Wählen Sie die betreffende E-Mail im Eingangsordner aus.
2. Klicken Sie auf 'Funktionen' im Kopfbereich und wählen die Option 'Antworten'. Die E-Mail-Adresse des Absenders wird in den Empfänger eingetragen.
Wählen Sie 'Antworten an alle', wenn Sie allen Adressaten, die in den Feldern 'Von' und 'cc' stehen, eine Antwort schicken möchten.
3. Schreiben Sie Ihren gewünschten Text in die Antwort-E-Mail. Textformatierungen, die von PROJEKT PRO nicht unterstützt werden, werden gleich bei der Texteingabe automatisch entfernt.
Zur besseren Übersichtlichkeit wird beim Beantworten von E-Mails der zitierte Text entsprechend der Ebene farblich markiert. Falls die Ebene nicht korrekt erkannt wird, kann diese manuell geändert werden. Markieren Sie hierzu den gewünschten Text und klicken Sie in der Menüleiste auf 'Bearbeiten' und 'Zitatebene vor/zurück'. 
4. Klicken Sie nach Fertigstellung der E-Mail auf 'Funktionen' und wählen Sie dann die Option 'Senden', wenn Sie die E-Mail sofort senden möchten. Die eingehende E-Mail wird dann als beantwortet markiert.
Wählen Sie die Funktion 'Später senden', wenn die E-Mail in die Warteschleife des Ausgangs gelegt werden soll. Um sie aus der Warteschleife des Postausgangs zu versenden, klicken Sie im Konto auf 'Ausgang' und dann auf 'Wartende senden'.
Wenn Sie das E-Mail-Fenster verlassen, ohne die E-Mail zu senden, wird diese als Entwurf gespeichert und kann später bearbeitet werden.

Eingehende E-Mails weiterleiten
Ebenso wie Sie eine eingegangene E-Mail direkt beantworten können, können Sie E-Mails im Eingang auch an andere E-Mail-Adressen weiterleiten und mit einem eigenen Text versehen. Alle dazugehörigen Anlagen werden dabei mitversandt. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie die E-Mail im Eingangsordner des jeweiligen Kontos aus, die Sie weiterleiten wollen. Auch selbst verschickte E-Mails können an weitere Empfänger weitergeleitet werden.
2. Klicken Sie auf 'Funktionen' im Kopfbereich und wählen die Option 'Weiterleiten'.
3. Zur Eingabe des Empfängers klicken Sie in der Zeile 'an' und geben die gewünschte E-Mail-Adresse ein oder klicken auf das Adressrecherche-Symbol neben der Zeile und wählen die E-Mail-Adresse aus.
4. Schreiben Sie, falls gewünscht, noch eine Bemerkung dazu. Zur besseren Übersichtlichkeit wird beim Weiterleiten von E-Mails der zitierte Text entsprechend der Ebene farblich markiert. Zum E-Mail-Format und -Versand beachten Sie das Kapitel 'Eingehende E-Mails beantworten'.

Nach Weiterleitung wird die eingehende E-Mail automatisch mit dem Weiterleitungs-Symbol markiert.

Mehrere Eingangs-E-Mails bearbeiten
Mit der Bearbeiten-Funktion des Kontoeingangs können Sie mehrere E-Mails in einem Schritt:

• löschen,
• als 'gelesen' markieren und
• einem Projekt bzw. Schlagwörtern zuordnen.

Gehen Sie hierfür wie bei der Bearbeiten-Funktion der Kommunikationsliste vor.

E-Mails auswerten
Wenn mit dem automatischen Senden und Empfangen von PRO server oder PRO server small office gearbeitet wird, werden die E-Mails in der Datei 'pp_data' von PROJEKT PRO gespeichert. Sobald die E-Mail geöffnet wird, wird sie ausgewertet und die Anlagen in der PROJEKT PRO Library ausgelagert.
Mit der Funktion 'E-Mails auswerten' im Kontoeingang können alle noch nicht geöffneten E-Mails auf einmal ausgewertet werden. Diese Funktion kann z. B. nach dem ersten E-Mail-Abrufs eines Kontos verwendet werden. Die Datei pp_data wird dadurch kleiner und die Performance von PROJEKT PRO wird verbessert. Die gleiche Funktion steht auch im Baustein 'Kommunikation' zur Verfügung. Dort können Sie zuerst nach allen E-Mails suchen, die ausgewertet werden sollen.