Kontakte Suchen, Bearbeiten, Verschmelzen

Kontakte suchen
In der Kontaktliste (Baustein 'Kontakte') stehen Ihnen die Schnellsuche und die detaillierte Suche wie gewohnt zur Verfügung (siehe hierzu das Kapitel Suchfunktionen).
Zusätzlich zu den bekannten Optionen 'Detailliert Kontakt', 'Alle', 'Nichts' finden Sie unter der Lupe die Option 'Detailliert Ansprechpartner'. Damit können Sie detailliert nach Ansprechpartnern suchen.

Besonderheiten:

• Wenn Sie nach einem Text mit Sonderzeichen suchen, z. B. nach einer E-Mail-Adresse, die ein '@' enthält, müssen Sie den gesamten Suchbegriff (hier: die E-Mail-Adresse) in Anführungszeichen setzen.

• Duplikate finden: Mit der Eingabe von '!' im Namen (und ggf. bei weiteren Suchbegriffen) können Sie in der detaillierten Suche nach doppelten Adressen suchen und sie verschmelzen (siehe unten).
  Adressen bearbeiten
  Um eine genaue Zusammenstellung von Adressen und Ansprechpartnern zu erhalten (z. B. für Ihre Weihnachtspost), benutzen Sie die Bearbeiten-Funktion der Adressliste:

1. Wählen Sie den Baustein 'Adressen'.

2. Klicken Sie im Kopfbereich unter 'Funktionen' auf 'Adressen bearbeiten'.

3. Wählen Sie unter 'Funktionen' im Kopfbereich die Option 'Suchen' und stellen Sie wie gewohnt Ihre Adressen zusammen.

4. Markieren Sie die gewünschten Adressen manuell und/oder über die Funktionen 'Alle markieren', 'Alle demarkieren' und 'Markierung umkehren'.
Wenn Sie auch Ansprechpartner selektieren möchten, können Sie diese auch anzeigen lassen. Klicken Sie hierfür auf den Pfeil vor dem Firmennamen oder wählen Sie die Funktion 'Alle Ansprechpartner aufklappen'. Markieren Sie die gewünschten Ansprechpartner.
Durch erneuten Klick auf den Pfeil oder die Funktion 'Alle Ansprechpartner zuklappen' werden die Ansprechpartner ausgeblendet.

5. Nachdem Sie alle benötigten Adressen/Ansprechpartner markiert haben, klicken Sie im Fußbereich auf 'Markierte anzeigen', um zurück in die Adressliste zu kommen und die selektierten Adressen in der Adressliste anzuzeigen.
Wenn zu einer Adresse nur einzelne Ansprechpartner, aber nicht die Firma, ausgewählt wurden, so wird diese in der Adressliste grau angezeigt. Die Hauptadresse selbst ist nicht ausgewählt und würde bei einer Serienkorrespondenz nicht berücksichtigt werden.

Kontakte verschmelzen
Falls versehentlich zweimal den gleichen Kontakt eingegeben wurde, haben Sie die Möglichkeit, die Kontakte miteinander zu verschmelzen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

1. Suchen Sie die beiden Adressen in Ihrer Adressliste. Benutzen Sie hierfür 'Bearbeiten' und stellen Sie sicher, dass nur noch die beiden zu verschmelzenden Adressen übrig sind.

2. Klicken Sie auf 'Funktionen' im Kopfbereich und wählen Sie die Option 'Kontakte verschmelzen'.

3. Wählen Sie im Dialogfenster den Kontakt, in welchen die Daten übernommen werden sollen.

4. Löschen Sie ggf. im Feld 'Telekom' doppelte Einträge.