Verantwortlich: PROJEKT PRO - Supportteam
Stand: 21.02.2022

Kategorie Controlling
erstellt am 17.09.2020 • 
zuletzt geändert am 17.09.2020
Artikel ID 22050105
gültig für PROJEKT PRO Versionen ab 10.4

Wenn Mitarbeiter Überstunden erarbeiten, ist es im Unternehmen geregelt wie damit umgegangen wird. Entweder werden Überstunden ausbezahlt (monetär oder mit Stundenabbau) oder sie werden nicht anerkannt. Es gibt in der Regel drei Arten von Überstundenabbau. Diese werden zusammen mit dem entsprechenden Vorgehen im Folgenden erläutert.

Begriffe

Potentielle Zeit

Mitarbeiter haben durch ihr Arbeitszeitmodell eine monatliche potentielle Arbeitszeit.

SOLL - Zeit

Die Potentielle Arbeitszeit wird wird z. B. durch gesetzliche Feiertage, Krankheit, Urlaub oder Sonderurlaub auf die monatliche SOLL-Zeit reduziert.
Dies geschieht tagesaktuell im Feld der 'Arbeits- und Überstundenabrechnung' in SOLL/IST Arbeitszeit des Mitarbeiters.

Überstundenanspruch

Wenn die SOLL-Zeit durch die Zeiteinträge der Mitarbeiter (IST-Zeit) überschritten wird, bildet sich für diesem Monat in der Regel ein Überstundenanspruch.

Überstundentoleranzen

In einigen Arbeitsverträgen sind zusätzlich monatliche Toleranzen vereinbart, die den Überstundenanspruch erst nach einem weiteren prozentualen oder pauschalen Anteil der SOLL-Zeit gewähren. Toleranzen sind zu Gunsten des Unternehmens.

Arbeitszeitmodelle

Es gibt somit drei mögliche Arbeitszeitmodelle, die im Folgenden beschrieben werden.

• Arbeitszeit ohne Toleranz
• Arbeitszeit mit monatlich prozentualer Toleranz, z. B: 10 %
• Arbeitszeit mit monatlich pauschaler Toleranz, z. B: 5 h

Überstundenabbau

Wenn Mitarbeiter Überstunden erarbeiten, ist es im Unternehmen geregelt wie damit umgegangen wird. Entweder werden Überstunden ausbezahlt (monetär oder mit Stundenabbau) oder sie werden nicht anerkannt.

Es gibt in der Regel drei Arten von Überstundenabbau

• Der Abbau wird in Zukunft, z. B. dem Folgemonat, stattfinden.
• Der Abbau soll noch im gleichen Monat stattfinden.
• Der Abbau soll rückwirkend, z. B. für einen Monat mit Unterstunden, stattfinden.
  
  

Zu allen Arten gibt es in PROJEKT PRO einen Workflow.
Je nach Vorgehen sind daran wichtige Voraussetzungen geknüpft, die hier folgend beschrieben sind.
Die verwendeten Begriff sind am Ende des Kapitels beschrieben.

Der Abbau soll in Zukunft, z. B. dem Folgemonat, stattfinden

1. Option:

Abzug des Überstundenanspruchs und Sonderurlaub des Mitarbeiters im Folgemonat
+ zusätzliche Dokumentation in Ausdrucken
+ Darstellung im Urlaubskalender für die Mitarbeiterplanung

=> Geeignet für alle 3 Arbeitszeitmodelle

2. Option:

Abzug des Überstundenanspruchs und manuelle Reduzierung der SOLL-Zeit im Folgemonat
+ zusätzliche Dokumentation in Ausdrucken

=> Geeignet für alle Arbeitszeitmodelle

3. Option:

Fehlzeit des Mitarbeiters ohne Eintragung von Sonderurlaub oder manueller Reduzierung der SOLL-Zeit

=> nicht geeignet für Arbeitszeitmodelle mit prozentualer Toleranz, da sich somit die Soll-Zeit des Mitarbeiters im Folgemonat nicht reduzieren würde,
und die daraus resultierende prozentuale Toleranz mögliche neue Überstunden 'schlucken' würde. Das Ergebnis würde zum zum Nachteil des Mitarbeiter ausfallen.

Der Abbau soll noch im gleichen Monat stattfinden

1. Option:

Abzug des Überstundenanspruchs und Fehlzeit des Mitarbeiters ohne Eintragung
+ zusätzliche Dokumentation in Ausdrucken

=> Geeignet für alle 3 Arbeitszeitmodelle

Wichtig: Keinen Sonderurlaub eintragen - die SOLL-Zeit muss gleich bleiben

Der Abbau soll rückwirkend, z. B. in einen Monat mit Unterstunden, stattfinden

1. Option:

Bei einem Anspruch wird die Fehlzeit des Mitarbeiter in der Bilanz automatisch ausgeglichen

=> Geeignet für alle 3 Arbeitszeitmodelle

2. Option:

Abzug des Überstundenanspruchs und Sonderurlaub des Mitarbeiters
+ zusätzliche Dokumentation in Ausdrucken
+ Darstellung im Urlaubskalender für die Dokumentation

=> Geeignet für alle 3 Arbeitszeitmodelle

Wichtig: Bei rückwirkender Reduzierung von Unterstunden wird die Toleranz nicht beeinträchtigt.

Begriffserklärung

Abzug des Überstundenanspruchs:

Der Abzug findet statt, wenn im Baustein Mitarbeiter im Punkt SOLL/IST Arbeitszeit ein Eintrag in das Feld 'ausbezahlte und nicht anerkannte Überstunden' erstellt wird. Dies Reduziert den bisherigen Überstundenanspruch.

Zusätzliche Dokumentation in Ausdrucken

Der Abzug des Überstundenanspruchs wird u. a. in den Auswertungen im Bereich Arbeitszeit im Druck 'SOLL/IST Arbeitszeit' dargestellt und
kann dem Mitarbeiter ausgehändigt werden.

Manuelle Reduzierung der SOLL-Zeit

Im Feld der 'Arbeits- und Überstundenabrechnung' des Mitarbeiters ist es möglich, die SOLL-Zeit eines Monats manuell zu reduzieren. Dies wird durch Überschreiben des Feldes ausgeführt. Damit dies dokumentiert wird, wird die manuelle Eintragung automatisch unterstrichen. Falls die Eintragung rückgängig gemacht werden soll, erscheint automatisch wieder der berechnete Wert. Dies ist u. a. erforderlich, wenn z. B. die Reduzierung des der SOLL-Zeit in einem Folgemonat nicht durch Sonderurlaube erfolgen soll.

Fehlzeit des Mitarbeiters ohne Eintragung

Wenn Mitarbeiter nicht im Unternehmen anwesend sind, keinen Eintrag in der Zeiterfassung und auch keinen sozialbedingten Ausfall für diese Zeit eingetragen haben, ist dies die Fehlzeit.

Sonderurlaub des Mitarbeiters

Durch einen Sonderurlaub wird die SOLL-Zeit für diesen Monat reduziert. Sonderurlaube werden nicht vom Urlaubsanspruch abgezogen. Sie sind ein gutes Tool für die Mitarbeiterplanung, um z. B. geplantem Zeitausgleich in der Zukunft, z. B. im Urlaubskalender, darzustellen.

FAQ: Wird der Abzug von Überstunden doppelt ausgeführt?

Aus Erfahrung kommt bei diesem Workflow oft die Frage auf: Wird denn somit der Anspruch nicht doppelt abgezogen?
Zum einen in der SOLL-Zeit zum anderen der Abzug als ausbezahlte Überstunden.

Nein!
Durch die Eintragung des Sonderurlaubes wird lediglich die SOLL-Zeit um diesen Wert in einem Folgemonat reduziert, dies ist wiederum wichtig, da dies Einfluss auf die Überstundentoleranz des Folgemonats hat.

Würde der Abzug der Überstunden nun nicht durch 'ausbezahlen' erfolgen, würde dies als 'normaler' Sonderurlaub gewertet werden und der Mitarbeiter würde diese zukünftige Fehlzeit 'geschenkt' bekommen.

Somit ist der Abzug der Überstunden als 'zeitlich ausbezahlte Überstunden' erforderlich, damit die Bilanz ausgeglichen und automatisch dokumentiert ist.