Innenprojekte

Bedeutung von Innenprojekten

Kalkulatorisch ist in jedem Büro zwischen Projektstunden, die das Betriebsergebnis sichern und Gemeinstunden, die für den betrieblichen Ablauf notwendig sind, jedoch nicht abgerechnet werden können, zu unterscheiden. Unter diese Gemeinstunden fallen insbesondere Stunden des Sekretariats, der Archivierung, der Materialbeschaffung, der Betreuung der EDV-Anlage, verschiedenen Akquisitionstätigkeiten und ähnliches.
Da alle von den Mitarbeitern erbrachten Stunden für das Büro in PROJEKT PRO einzupflegen sind, müssen sogenannte Innenprojekte angelegt werden. Diese Innenprojekte können von Büro zu Büro unterschiedlich sein und können daher individuell angelegt werden.
Auch für Innenprojekte steht Ihnen die übliche Struktur 'Projektaufträge-Leistungsphasen' zur Verfügung, um diese entsprechend Ihrer Büroorganisation anzulegen. Ein Innenprojekt muss immer einen Auftrag und eine Leistungsphase haben.
Wenn auch die Begriffe 'Auftrag' und 'Leistungsphase' in diesem Zusammenhang auf den ersten Blick etwas verwirrend erscheinen, so entsprechen sie doch der sonstigen Logik. Verstehen Sie Auftrag und Leistungsphase in diesem Zusammenhang einfach als mögliche Aufgliederung des Innenprojekts.

Beispiele für sinnvolle Innenprojekte:
A Akquisition
B Allgemeine Bürotätigkeiten
F Fortbildung
Für Urlaub und Krankheit sind keine Projekte notwendig, da Urlaubs- und Krankheitszeiten entweder vom Mitarbeiter selbst im Baustein 'Arbeitszeit' oder vom Büroinhaber im Baustein 'Urlaub und Krankheit' einzutragen sind.

Innenprojekt anlegen

1. Wählen Sie den Baustein 'Stammdaten' und klicken dann auf 'Innenprojekte' im Navigationsbereich. Ihnen werden alle bereits angelegten Innenprojekte in einer Liste angezeigt.
2. Zum Anlegen eines neuen Innenprojekts klicken Sie auf 'Funktionen' im Kopfbereich und wählen die Option 'Neues Innenprojekt'.
3. Geben Sie im Dialog einen Buchstaben oder ein Buchstabenkürzel als Projektnummer ein. In das Feld 'Projektbezeichnung' geben Sie den ausgeschriebenen Projektnamen (z. B. 'Büro allgemein') ein. Bestätigen Sie mit 'OK'.
4. Ergänzen Sie ggf. die Projektdaten. Beachten Sie hierzu das Kapitel Projekt-Grunddaten des Bausteins 'Projekte'.

5. Legen Sie einen Auftrag zu dem Innenprojekt an.
Klicken Sie anschließend auf 'Aufträge' im Navigationsbereich und dann auf 'Funktionen' im Kopfbereich. Wählen Sie die Option 'Neuer Auftrag'. Legen Sie eine Auftragsnummer und Auftragsbezeichnung fest.
Prüfen Sie nach Anlegen des Innenauftrags die Profitcenter-Zuordnung.
Tragen Sie bei Bedarf Gruppen für die Zeiterfassung return-getrennt ein. Die Gruppen für Zeiteinträge können Sie benutzen, wenn Sie die Zeiteinträge, welche zu dem Auftrag erfasst werden, weiter strukturieren möchten. In der Zeiterfassung können dann die einzelnen Zeiteinträge den Gruppen zugeordnet werden, wenn die Option 'Auftragsspezifische Liste verwenden' bei den einzelnen Leistungsphasen ausgewählt wurde (siehe unten).

6. Klicken Sie im Navigationsbereich auf 'Leistungsphasen' und geben Sie zumindest eine Leistungsphase mit Leistungsphasennummer und Bezeichnung ein, um auch Stunden für dieses Innenprojekt erfassen zu können.
7. Klicken Sie auf die Leistungsphase, um diese in einem eigenen Datenblatt zu öffnen und die Zeiterfassungs-Einstellungen zu treffen. Die Beschreibung dieser Einstellungen finden Sie im Baustein 'Zeiterfassung'.


Innenauftrag duplizieren

Innenaufträge können dupliziert und dabei optional einem anderen Projekt zugeordnet werden:

1. Öffnen Sie den gewünschten Innenauftrag.
2. Klicken Sie auf 'Funktionen' im Kopfbereich und wählen die Option 'Duplizieren'.
3. Geben Sie die Bezeichnung des neuen Auftrags ein und markieren Sie, ob der Innenauftrag einem anderen Projekt zugeordnet werden soll.

Innenauftragskosten

Um die Kosten eines Innenauftrags auszuwerten:

1. Öffnen Sie den gewünschten Innenauftrag.
2. Klicken Sie im Navigationsbereich auf 'Kosten'.
3. Wählen Sie ggf. den gewünschten Zeitraum ('Startdatum', 'Enddatum').
4. Die nachrichtlichen Kosten für den Innenauftrag innerhalb des Zeitraums werden angezeigt. Die Kosten für die Stunden werden dabei auf Grundlage der Einzelkosten-Stundensätze berechnet.
Beachten Sie, dass Sie alle Neben- und Fremdkosten von Innenaufträgen in die Profitcenter-Sachkosten eintragen müssen, um sie in der Profitcenter-Kalkulation zu berücksichtigen. Beachten Sie dazu das Kapitel Sachkosten.
5. Im Navigationsbereich unter 'Stunden', 'Fremdkosten' und 'Nebenkosten' gelangen Sie in die detaillierte Liste der Stunden bzw. Kosten.

Auch bei den einzelnen Leistungsphasen können Sie die Stunden anzeigen lassen, die auf die Leistungsphase gebucht wurden, so wie deren nachrichtliche Kosten.