Aufträge-Auswertungen

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Last updated: Nov. 02, 2022 by Gisela Frey
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Im Bereich 'Aufträge' des Bausteins 'Auswertungen' können Sie mehrere auftragsbezogene Auswertungen ausdrucken.

Nach Aufruf der gewünschten Auswertung (Ausnahme: Teilleistungsliste) wird Ihnen im Bereich 'Aufträge' die Auftragssuche angezeigt.
Finden Sie anhand der gewohnten Suchfunktionen die Aufträge, die Sie auswerten möchten. Mit der Standard- Suche 'Aufträge des laufenden Jahres' werden alle Aufträge, zu denen Rechnungen im laufenden Jahr gestellt wurden, angezeigt.

Markieren Sie die gewünschten Aufträge manuell oder mithilfe der Funktionen im Kopfbereich.
Beachten Sie, dass Innenaufträge für diese Auswertungen nicht relevant sind und deswegen im Druck nicht angezeigt werden.

Teilleistungsliste

Als Hilfe zur Zeiterfassung oder Kontrolle der Eingabemöglichkeiten können Sie eine Teilleistungsliste der aktuellen Aufträge nach Geschäftsbereich ausdrucken.

Laufendes Jahr netto/brutto

Mit dieser Auswertung wird die Liste der Volumen ausgewählter Aufträge nach Profitcenter und Geschäftsbereichen ausgegeben, mit:

  • Auftragsdatum
  • Auftragsvolumen laufendes Jahr netto (nach Abzug von Vorjahre-Rechnungen)
  • Ausstehender Betrag netto

Rechnungsübersicht

Die Rechnungsübersicht erzeugt eine Liste der gestellten Rechnungen der gewählten Aufträge mit Aufgliederung nach Projekten und Aufträgen.

Rechnungsplanung

Dieser Druck bietet eine Honorarvorschau mit Auflistung der erwarteten Rechnungen pro Jahr und Monat.
Die Rechnungsplanung erfolgt im Baustein 'Aufträge'. Sie dient zur Feststellung in welchen Zeiträumen Ihnen noch Aufträge und damit Einnahmen fehlen, um den Bürobetrieb störungsfrei zu gewährleisten.

Umsatzprognose

Der Druck 'Umsatzprognose' steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie eine Lizenz für PRO enterprise haben.
Mit diesem Druck wird Ihnen die erwartete Umsatzprognose auf Grundlage der Rechnungsplanung angezeigt. Dabei werden nur Angebote und Aufträge berücksichtigt, für die eine detaillierte Rechnungsplanung durchgeführt wurde.

  1. Wählen Sie im 1. Dialog das gewünschte Jahr aus. Schränken Sie bei Bedarf die Auswahl auf ein Profitcenter, einen Projektleiter oder ein Projekt ein.

  2. Wählen Sie im 2. Dialog aus, ob Angebote berücksichtigt werden sollen und welche Beträge ausgedruckt werden sollen:


  • Aktuelle Rechnungsplanung (tatsächlich abgerechnete bzw. bezahlte Beträge) mit Berücksichtigung der Auftragswahrscheinlichkeit Aktuelle Rechnungsplanung ohne Berücksichtigung der Auftragswahrscheinlichkeit
  • Aktuelle Rechnungsplanung nur sicher beauftragter Leistungen (Teilleistungen mit 100% Auftragswahrscheinlichkeit)
  • Ursprüngliche Rechnungsplanung
  • Differenz zwischen aktueller und ursprünglicher Rechnungsplanung


Wählen Sie außerdem aus, ob der Umsatz oder die Eigenleistung (Umsatz nach Abzug der geplanten Fremdkosten) angezeigt werden soll.

       3. Wählen Sie das Drucklayout im 3. Dialog aus. Entscheiden Sie dabei, ob die einzelnen geplanten Rechnungen oder die Gesamt-Angebots-/Auftragswerte aufgelistet werden sollen.

       4. Die Umsatzprognose wird angezeigt. Über die Auswahlliste oben links kann zwischen den 2 o. g. Drucklayouts gewechselt werden.

Kostenübersicht

Diese Auswertung ist eine projektweise Kostenübersicht mit:

  • Controlling-Balkengraphik des Projekts mit Rechnungs-, Kosten- und Leistungsanteil. Zur Bedeutung dieser Grafiken beachten Sie das Kapitel Controlling-Auftragsliste.
  • Liste der Aufträge mit Volumen/Kosten-Vergleich: Volumen
  • Personalkosten
  • Nebenkosten
  • Fremdkosten
  • kalkulatorische Kosten (Summe der Personal-, Neben- und Fremdkosten)
  • kalkulatorischer Gewinn (Volumen abzüglich kalkulatorischer Kosten)
  • tatsächlicher Gewinn (Volumen abzüglich tatsächlicher Kosten)

Anmerkung:

  • Die kalkulatorischen Kosten basieren auf die kalkulatorischen Stundensätze und beinhalten einen Wagnis- und Gewinnzuschlag.
  • Die tatsächlichen Kosten basieren auf die Selbstkosten- Stundensätze und beinhalten keinen Wagnis- und Gewinnzuschlag.

Beachten Sie zu diesen Werten das Kapitel 'Kostenübersicht' des Bausteins 'Controlling Aufträge'.

Finanzdaten netto/brutto

Die Aufträge werden nach Profitcenter und Geschäftsbereich sortiert mit ihren wichtigsten Finanzdaten ausgegeben:

  • Auftragsvolumen
  • Auftragskosten (Personal-, Neben- und Fremdkosten) Leistung (Leistungsstand * Volumen)
  • Summe der gestellten Rechnungen
  • fakturierbarer / ausstehender Betrag
  • offene Rechnungsbeträge

Teilfertige Leistungen

Über die teilfertigen Leistungen können alle Aufträge eines gewählten Zeitraums angezeigt werden, für die bereits Kosten entstanden sind.
Um die teilfertigen Leistungen drucken zu können, müssen zuerst Exportdaten vorbereitet werden. Dies können Sie über ' Funktion' > 'Exportdaten vorbereiten' anstoßen.

  • Wählen Sie den Zeitraum der teilfertigen Leistungen
  • Wählen Sie die Art der Stundensatzkalkulation oder geben Sie einen frei definierten Stundensatz ein. Wenn Sie die teilfertigen Leistungen erneut drucken möchten, haben Sie die Möglichkeit erneut auf die zuletzt durchgeführte Suche zurückzugreifen.

SOLL/IST-Analyse - Liste/Einzelseiten

Die SOLL/IST-Analyse ist die wohl beste Möglichkeit zur Beurteilung der laufenden Aufträge. Durch Eingabe des Leistungsstandes ist es PROJEKT PRO möglich, den Leistungsanteil mit dem Kostenanteil zu vergleichen und daraus einen hochgerechneten Gewinn zu ermitteln.

Für jede Teilleistung werden:

  • Volumen
  • Kostenanteil
  • Leistungsanteil
  • Verhältnis Kosten / Leistung
  • hochgerechneter Netto-Gewinn ausgewertet.

Im Druck 'Liste' werden die Aufträge nach Profitcenter und Geschäftsbereichen aufgelistet.
Mit dem Druck 'Einzelseiten' wird jeder Auftrag auf einer Einzelseite angezeigt.

SOLL/IST-Analyse - Balken -Liste/Einzelseiten

In diesem Druck werden die Controlling-Balkengrafiken ausgewählter Aufträge mit Aufgliederung nach Auftrag, Titel, Teilleistung angezeigt.
In den Balkengrafiken werden Rechnungsanteil, Kostenanteil und Leistungsanteil dargestellt. Zur Bedeutung dieser Grafiken beachten Sie das Kapitel Controlling-Auftragsliste.

Im Druck 'Liste' werden die Aufträge nach Profitcenter und Geschäftsbereichen aufgelistet.
Mit dem Druck 'Einzelseiten' wird jeder Auftrag auf einer Einzelseite angezeigt.

Export Budgets

Mit dieser Funktion können Sie die Budgets ausgewählter Aufträge in tabellarischem Format zur externen Weiterbearbeitung exportieren.
Wählen Sie nach Auswahl der gewünschten Aufträge das Dateiformat (in der Regel xlsx) und vergeben einen Dateinamen. Speichern Sie die Datei an einem geeigneten Ort.