Rechnungsdaten

Daten
Um die Rechnungsdaten aufzurufen:

1. Wählen Sie im Baustein 'Aufträge' den gewünschten Auftrag aus. Klicken Sie im Navigationsbereich auf 'Rechnungen' und auf die gewünschte Rechnung. Alternativ legen Sie eine neue Rechnung an.
2. Anschließend klicken Sie im Navigationsbereich auf 'Daten'.
   Hier finden Sie wichtige Angaben zu der Rechnung. Die meisten Daten werden beim Anlegen der Rechnung vom Auftrag übernommen.

• Nummernkreisbezug und Auftragsnummer
  Der Haken 'Nummernkreisbezug' ist standardmäßig gesetzt, wenn die Rechnung einem Profitcenter mit Nummernkreis zugeordnet ist.
  Bei einem 'weichen Nummernkreis' kann der Haken entfernt werden, um die Rechnung aus dem Nummernkreis auszuschließen (solange der Status noch 'Vorbereitet' ist).
  Ist die Rechnung einem Profitcenter ohne Nummernkreis zugeordnet, ist der Haken nicht gesetzt.
  Wenn die Rechnung einen Nummernkreisbezug hat, wird eine vorläufige Rechnungsnummer verwendet, solange der Status 'Vorbereitet' ist. Vorläufige Nummern sind in Klammern und enthalten 'NNN' anstelle der laufenden Nummer.
  Wenn die Rechnung keinen Nummernkreisbezug hat, können Sie die Rechnungsnummer ändern.
  Beachten Sie hierzu das Kapitel Nummernkreise.
• Status
  Neu angelegte Rechnungen haben den Status 'Vorbereitet'.
  Wenn die Rechnung fertig gestellt ist, ändern Sie den Status auf 'Gestellt'. Beachten Sie hierzu das Kapitel Rechnung erstellen und bearbeiten.
  Nach Eingabe von Zahlungen hat die Rechnung den Status 'Teilbezahlt', 'Abgeschlossen' oder 'Überbezahlt'. Beachten Sie hierzu das Kapitel Zahlungen eingeben.
• Währung, Umrechnungsfaktor
  Die Rechnungswährung wird angezeigt. Beim Anlegen der Rechnung wird der Umrechnungsfaktor zur Bürowährung aus den Controlling-Einstellungen übernommen. Den Wert können Sie bei Bedarf ändern.
• Innergemeinschaftliche Lieferung
  Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Auftraggebers wird beim Anlegen der Rechnung automatisch aus dem Auftrag übernommen und kann geändert werden. Wenn diese ausgefüllt ist, kann 'Innergemeinschaftliche Lieferung' markiert werden. Es wird dann keine Mehrwertsteuer ausgewiesen und der Hinweistext wird am Ende der Rechnung gedruckt.
• Bearbeitung
  Tragen Sie den Bearbeiter der Rechnung bzw. die Vertriebsperson im entsprechenden Feld ein.
  Der Leistungszeitraum (Beginn und Ende) kann erfasst werden. Diese Angaben können mittels Variablen in das Rechnungsdeckblatt übernommen werden.
• Zahlungsbedingungen
  Die Zahlungsbedingungen werden aus dem Auftrag übernommen und können bearbeitet werden.
• Zahlungsweise
  Werden Rechnungsbeträge per Lastschrift eingezogen, können die Kontoinformationen im Bereich 'Zahlungsweise' hinterlegt werden.
• Mahnfristen und Verzugszinsen
  Hier können Sie die Mahnfristen und Verzugszinsen eingeben. Rechnungen, für die eine Mahnung ansteht, werden in der Mahnliste des Bausteins 'Rechnungen'angezeigt.

Adressen
Um die Rechnungsadressen (Auftraggeber-Adresse, Rechnungsanschrift, Lieferanschrift) anzuzeigen, klicken Sie auf 'Adressen' im Navigationsbereich.
Wurde der Auftraggeber bereits dem Auftrag zugeordnet, dann sind die Felder schon beim Anlegen der Rechnung befüllt worden.
Mit dem Baustein 'Adressen' (Management) können Sie über die Adressrecherche den Auftraggeber zuordnen. Ändern Sie die Einträge ab. Ohne dem Baustein 'Adressen' (Management) können Sie die Felder manuell befüllen.

Deckblatt
Um das Rechnungsdeckblatt zu überarbeiten, klicken Sie auf 'Deckblatt' im Navigationsbereich.
Je nach gewählter Option in der Rechnungsstellung werden die Texte:

• aus dem Auftrag,
• aus den Stammdaten oder
• wenn vorhanden, aus der Vorrechnung
  übernommen.

Diese Texte können Sie nun bearbeiten. Zur Benutzung der Variablen beachten Sie das Kapitel Variablen.
Die Texte werden auf dem Deckblatt der Rechnung angedruckt und dienen so als Anschreiben.

Volumen
Um das Rechnungsvolumen zu öffnen, klicken Sie auf 'Volumen' im Navigationsbereich.
Beachten Sie hierzu das Kapitel Honorarberechnung.