Rechnung Erstellen Und Bearbeiten

Um eine Rechnung zu erstellen:

Wählen Sie im Baustein 'Aufträge' den gewünschten Auftrag aus.
Klicken Sie im Navigationsbereich auf 'Rechnungen'. Sie gelangen in die Rechnungsübersicht.
Klicken Sie auf die Option 'Neue Rechnung' in 'Funktionen' im Kopfbereich.
Falls der Auftragsstatus noch 'Vorbereitet' ist, kommt die Meldung, dass der Auftrag noch nicht bestätigt ist. Stellen Sie in diesem Fall den Auftragsstatus auf 'Beauftragt' durch Klick auf 'OK'.
Wählen Sie den Typ der Rechnung aus (siehe unten). Entscheiden Sie, welche Deckblatt-Texte (Betreff, Vortext, Nachtext) übernommen werden sollen:

aus dem Auftrag, aus den Stammdaten oder wenn vorhanden, aus der Vorrechnung.

Wenn für diesen Auftrag eine detaillierte Rechnungsplanung vorliegt, wählen Sie außerdem die Rechnung, die sie stellen möchten.  Die Mengen aus der Rechnungsplanung werden dann in die neue Rechnung übernommen und können bei Bedarf überarbeitet werden. Möchten Sie eine nicht geplante Rechnung stellen (z. B. Zeithonorar-Rechnung), ergänzen Sie zuerst die Rechnungsplanung des Auftrags mit der Funktion Neue geplante Rechnung einfügen und stellen die Rechnung erneut.

Anzahlungsrechnung
Sie gelangen in das Volumendatenblatt. Tragen Sie im Bereich 'Pauschalbetrag' den prozentualen Wert von der Auftragssumme oder direkt den Rechnungsbetrag ein, den Sie in Rechnung stellen möchten.
Abschlags-, Teilschluss- und Schlussrechnung

Sie gelangen in die Liste der Auftragspositionen. Markieren Sie die Teilleistungen, welche Sie abrechnen möchten bzw. klicken auf die Option 'Alles abrechnen' in den 'Funktionen' im Kopfbereich, um alle Teilleistungen in einem Schritt zu markieren. Bei diesen Teilleistungen wird der beauftragte Umfang in 'Abzurechnen' eingetragen. Ändern Sie bei prozentualen und pauschalen Leistungen ggf. die abzurechnenden Prozente bzw. die Menge ein. Klicken Sie auf den Wert 'Beauftragt' einer Teilleistung, wird der gesamte Leistungsumfang eingetragen. Klicken Sie auf 'Geleistet', wird der Wert auf Grundlage des Leistungsstands eingetragen. Klicken Sie auf 'Rest', wird der restliche Teil der Leistung eingetragen. In der kumulativen Abrechnung bewirkt dies den Eintrag des beauftragten Werts.

Bei einer Teilschlussrechnung können in der kumulativen Verrechnung Leistungsphasen vollständig abgerechnet und abgeschlossen werden. Zudem können Teilleistungen mit unterschiedlichen Steuersätzen korrekt abgegrenzt werden.
Klicken Sie auf 'OK'.

Die zum Auftrag erfassten, abzurechnenden Nebenkosten werden ggf. angezeigt. Auch bereits abgerechnete Nebenkosten sind aufgeführt. Bei noch nicht abgerechneten Nebenkosten können Sie entscheiden, ob diese in dieser Rechnung abgerechnet werden sollen. Klicken Sie 'OK', um die Rechnungspositionen anzulegen. Dies kann einen Augenblick in Anspruch nehmen.
In den Rechnungspositionen können Sie die bereits eingegebenen Prozente bzw. Beträge ändern. Über das Bearbeitungs-Zahnrad können Sie auch die gewünschte Position weiter bearbeiten oder löschen. Die Teilleistungen nach Aufwand können ebenso abgerechnet werden. Es werden Ihnen die einzelnen Zeiteinträge mit der Stundenanzahl und dem Stundensatz angezeigt. Der Stundensatz wird aus der Zeithonorar-Schätzung des Auftrags bzw. (für jahresspezifische Stundensätze) aus den Auftrags-Einstellungen übernommen. Ein Hinweis wird angezeigt, wenn aufgrund unvollständiger Zeithonorar-Einstellungen kein Stundensatz ermittelt werden konnte. Neue, noch nicht abgerechnete Zeiteinträge werden mit einem blauen Punkt gekennzeichnet. Wenn Sie alle neuen Zeithonorar-Stunden nicht jetzt, sondern in einer späteren Rechnung abrechnen möchten, können Sie alle in einem Schritt löschen. Klicken Sie hierfür unter 'Funktionen' auf 'Alle neuen ZH-Stunden löschen'. Um die Beschreibung der Zeithonorar-Stunden zu überarbeiten, wechseln Sie zur 5er-Ansicht (Anzeige von 5 Titeln, Teilleistungen bzw. Stunden). Klicken Sie hierfür auf '5 (Langtexte)' in der dunkelgrauen Leiste. Mit Klick auf '30' wechseln Sie wieder zur 30er-Ansicht. Wenn alle abzurechnenden Teilleistungen korrekt erfasst sind, klicken Sie auf 'OK'.
Sie gelangen in die Zusammenstellung, welche die Rechnungspositionen, Nebenkosten und die Summierung enthält. Um die Rechnungspositionen zu überarbeiten, klicken Sie auf das Stift-Symbol neben der Übersicht (bzw. auf 'Positionen bearbeiten' unter 'Funktionen' im Kopfbereich). Klicken Sie auf den Stift vor der Nebenkostensumme, um die einzelnen Nebenkosten einzusehen und zu bearbeiten. Geben Sie bei Bedarf einen Pauschalbetrag ein. Im Textfeld können Sie den Begriff 'Pauschalbetrag' überschreiben. Der neue Begriff wird dann im Rechnungsdruck verwendet. Tragen Sie bei Bedarf Nachlass und Sicherheit ein. Sie können prozentuale oder pauschale Werte angeben. Klicken Sie auf den Stift vor der Teilzahlungssumme, um die Liste der bisherigen Abschlagsrechnungen bzw. -zahlungen anzuzeigen.

Nur diese Rechnung: Setzen Sie den Haken, um in der kumulativen Abrechnung nur für diese Rechnung den USt-Satz zu ändern.

Prüfen Sie unter den jeweiligen Menüpunkten die Rechnungsdaten. Wenn 'Frankreich' als Land gewählt wurde oder Sie eine Lizenz für 'PRO international' haben, können die Rechnungsbeträge optional mit einem Faktor zur Berücksichtigung der Preisentwicklung multipliziert werden (Revision). Prüfen Sie in diesem Fall, dass die entsprechende Option im Auftrag gewählt wurde, und wählen Sie den Revisionsindex zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung in den Rechnungsdaten aus. Im Volumen und im Rechnungsdruck wird dann die Summe brutto mit Revision angezeigt. Zur Berechnung und Berücksichtigung des Revisionsfaktors beachten Sie das Kapitel Auftragsdaten.
Bei Erstellen einer Schlussrechnung werden alle offenen Rechnungsbeträge aus dem Auftrag angezeigt. Es gibt nun folgende Möglichkeiten diese Schlussrechnung zu erstellen:  Schlussrechnung - Restbetrag. Offenen Rechnungsbeträge bleiben stehen. Schlussrechnung - gesamtoffenen Betrag. Offenen Rechnungen abschließen. Schlussrechnung - gesamtoffenen Betrag. Offenen Beträge mit Storno verrechnen.

Schlussrechnung in Abschlagsrechnung umwandeln
Falls Leistungen abgerechnet werden sollen, obwohl die Schlussrechnung schon gestellt wurde, kann diese in eine Abschlagsrechnung umgewandelt werden:

Wählen Sie im Baustein 'Aufträge' den gewünschten Auftrag und dann die gewünschte Rechnung aus.
Ändern Sie bei Bedarf den Status der Rechnung auf 'Vorbereitet'.
Klicken Sie auf die Option 'Rechnungstyp ändern' unter 'Funktionen' im Kopfbereich.

Externe Anzahlungs-, Abschlags-, Schlussrechnung
Es ist möglich, Rechnungen in PROJEKT PRO einzutragen, die extern erstellt wurden.
Wählen Sie im Rechnungsprozess den entsprechenden Typ.
Das Rechnungsvolumen wird angezeigt. Geben Sie den Netto- und MwSt-Rechnungsbetrag an.

Teilrechnungen
Teilrechnungen können erstellt werden, wenn in den Auftragsdaten der Haken 'Abrechnung kumulativ' nicht gesetzt wurde. Der Unterschied zur kumulativen Berechnung ist, dass alle Rechnungen separat sind und nicht aufeinander aufbauen.
Zur Rechnungsstellung gehen Sie gleichermaßen vor, wie bei der kumulativen Rechnungsstellung.

Sicherheit
Auch die in der Schlussrechnung abgezogene Sicherheit kann über 'Neue Rechnung' in Rechnung gestellt werden. Solange die Sicherheit noch nicht abgerechnet wurde, erhält der Auftrag den Status 'schlussgerechnet'.

Automatischer Auftragsabschluss
Kumulativ abgerechnete Aufträge werden automatisch abgeschlossen, sobald die Schlussrechnung (bzw. Sicherheit, wenn vorhanden) gestellt wird.
Für nicht kumulativ abgerechnete Aufträge kommt bei Rechnungsstellung die Rückfrage, ob der Auftrag abgeschlossen werden soll, sobald der ausstehende Betrag gleich 0 (bzw. negativ) ist.

Rechnung drucken
Um eine Rechnung zu drucken, wählen Sie den Drucker im Kopfbereich des Rechnungsblatts bzw. Volumens.
Entscheiden Sie im Dialog, ob das Deckblatt als Anschreiben mit erstellt werden soll. Wenn in den Auftrags-Einstellungen festgelegt wurde, dass Rechnungen ohne Deckblatt gedruckt werden sollen, kommt keine Rückfrage.
Wenn die Rechnung noch den Status 'Vorbereitet' hat, wählen Sie, ob Sie nur die Rechnung drucken oder auch die Rechnung stellen möchten (siehe unten).

Rechnung stellen
Wenn die Rechnung fertig vorbereitet ist, ändern Sie den Rechnungsstatus auf 'Gestellt'.
Die Rechnung kann dann nicht mehr geändert werden und, wenn das Profitcenter einen Nummernkreis für Rechnungen hat, wird die endgültige Rechnungsnummer gesetzt. Ab diesem Zeitpunkt kann die Markierung 'Nummernkreisbezug' nicht mehr manuell gesetzt oder entfernt werden. Freie Nummern (arbeiten ohne Nummernkreis) können noch geändert werden (durch zurücksetzen des Status auf 'Vorbereitet').

Den Status können Sie ändern:

beim Drucken der Rechnung, wenn Sie die entsprechende Option wählen oder
manuell. Klicken Sie hierfür im Rechnungsblatt auf 'Funktionen' im Kopfbereich und wählen die Option 'Status ändern'.

Rechnung löschen
Eine Rechnung mit dem Status 'Vorbereitet' kann gelöscht werden:

solange keine endgültige Rechnungsnummer gesetzt wurde,
solange sie keinen Nummernkreisbezug hat oder
solange die Rechnungnummer die letzte des Nummernkreises ist. In diesem Fall wird die laufende Nummer um 1 zurück gesetzt.

Ggf. greifen weitere Bedingungen.
Um die Rechnung zu löschen, klicken Sie im Rechnungsblatt auf 'Funktionen' im Kopfbereich und und wählen die Option 'Löschen'.

Digitale Rechnung nach ZUGFeRD
Beim Druck der Rechnung werden automatisch alle notwendige Rechnungsdaten als ZUGFeRD-Verschlüsselung in die pdf.Datei mit eingebettet. Damit ist die pdf.Datei automatisch, von anderen Systemen die ebenfalls ZUGFeRD unterstützen, elektronisch lesbar.
Folgende Standards stehen zur Verfügung:
ZUGFeRD 1.0 als hybrides PDF-Format
ZUGFeRD 2.1 - Factur -X als hybrides PDF-Format mit zusätzlicher XML-Datei
ZUGFeRD 2.1 - XRechnung als Hybrides PDF-Format mit zusätzlicher XML-Datei